Урок на тему - Ділові листи англійською мовою

Цілі уроку:

формування комунікативної компетенції (розвиток спостережливості, пам'яті, вміння зіставляти, порівнювати у цій галузі знань);
формування компетенції особистісного самовдосконалення (розширення сучасного активного загального та спеціального словникового запасу, а також кругозору);
вдосконалення інформаційної компетенції (підвищення пізнавальної активності та мотивації для вивчення англійської мови).

Завдання уроку: розвиток лінгвістичної компетенції у галузі діловодства (розширити спектр навчальних ситуацій та завдань з орієнтацією на реальну практичну діяльність); виховання поваги до особливостей та етикету листування, характерним для тієї чи іншої країни.

Існують різні типи ділових листів, наприклад:

Лист-вітання - Letter of Congratulation
Лист-запрошення - Letter of Invitation
Лист про прийом на роботу - Letter of Acceptance
Лист-заява – Application letter
Лист-пропозиція - Commercial Offer
Лист-скарга – Letter of Complaint
Лист-запит, вимога – Enquiry Letter
Лист-відповідь на запит – Reply(Quotation)
Лист-зустрічна пропозиція – Counter – proposal
Лист-замовлення – Order
Відповідь на замовлення - Response to Order
Рахунок-фактура – Invoice
Лист-звіт (з банку), рахунок – Statement

Practice 1. Виберіть правильне слово:

1. Letter which asks a supplier про ціну його goods is:

a) a quotation; b) an order; c) a letter of credit; d)an enquiry.

2. A letter which says an order має бути received is called:

a) a guarantee; b)a covering letter; c) anorder-form.; c) an acknowledgement.

3. A letter which tells a supplier that the customer is unhappy is called:

a) a consignment; b)a complain; c) a confirmation; d) кредитний період.

1) barter – бартер; 2) a quotation-розцінки, вартість; 3) an estimate - кошторис; 4) foreign trade – міжнародна торгівля; 5) currency - валюта; 6) exports – експорт; 7) deficit - дефіцит; 8) a statement - відомість, виписка про стан рахунку; 9) a reminder – лист; 10) a receipt - квитанція, нагадування про оплату

Знайдіть відповідне визначення слів зліва.

Наприклад: 2 - a

an invoice;a) an exchange of goods and services between nations;
foreign trade;b) ціну ведуть для покупок або пункту роботи;
a statement;c) a letter where the customer tries to get better terms;
a receipt;d) bill for goods sent or work done;
e) an approximate calculation of the cost of something;
an estimate;f) document that proves you have paid for some goods;
a counter - proposal;g) a list of amounts paid and still owed, sent every month.

Зміст ділового листа та його стиль залежить від характеру листа. Проте є загальні правила:

Лист має бути лаконічним та інформативним.
Пропозиції не повинні бути довгими та складними.
Не використовуйте скорочення у ділових листах.
Якщо між кожною частиною листа є пробіловий рядок, немає необхідності починати нову частину з червоного рядка.
Лист не повинен містити більше однієї сторінки.
Обов'язково зберігайте копію ділового листа, який знадобиться і в майбутньому.

“При сучасному домінуванні електронних засобів кореспонденції (які часто нелокалізовані та виконані англійською мовою) важливо не втратити культуру ведення документації в принципі та ділового листування зокрема. Ваш партнер з бізнесу легко зрозуміє, чи має він справу з професіоналом або любителем. Якість складання листа англійською – це якість роботи вашої компанії.

Пам'ятаючи про роль контролю над бізнес-комунікацією, почнемо з формату ділового листа: послідовність оформлення ділового листи ввозяться наступному порядке.”[1].

Наступні фрази взяті із двох різних листів: запрошення на співбесіду та лист про прийом на роботу. Фрази дано вразки. Поставте їх у правильному порядку, і ви отримаєте 2 різні листи (Letter of invitation and Letter of aceptance).

a) Ви повинні бути як напоготові, щоб розглянути на 28-Трудень 28-го квітня 2 п.м. Подивіться, contact us either by fax, e-mail або по телефону, якщо це час.

b) Ви маєте славу, щоб ти знав, що вони були дуже захищені від ваших qualifications і вашої роботи. We came to the conclusion to offer you the job you have applied for.

c) Dear Mr. Джонсон,

Будь-який для вашого листа application for post post a marketing manager.

d) Докладно, затверджено вашу згоду з повідомленням з найближчими п'ятьма днями.

e) We look forward to meeting you.

Yours sincerely, Simon Lavingston Simon Lavingston Personnel Manager

f) We look forward welcoming you to our staff.

Yours sincerely, Simon Lavingston Simon Lavingston Personnel Manager

g) Dear Mr. Джонсон,

Будь-який для того, щоб відповісти на переговори для повідомлення про marketing manager.

h) Please, bring your qualification certificates, if you have any, with you to the interview.

1. Sender'sСompany – Компанія відправника

Sender's Address – Адреса Компанії

The Eagle Press Co Ltd 57 Leningradsky Prospect 119 487 Novosibirsk Russia Tel: (095) 246 17 30 Fax: (095) 245 35 20 [email protected]

Miss E. Hughers Sales Manager Soundsonic Ltd 54 Oxford Road London SE23 1JF UK

Our ref: Вихідні відправника

“Your ref. абоOur ref. вказують у листі на випадок, якщо знадобляться деякі зокрема, а саме – вхідні та вихідні номери. Якщо такої потреби немає, впевнено викидайте все непотрібне з листа”[1].

Дату пишуть по-різному: У Великобританії пишуть день, місяць, рік 26 April, 2008 У США вказують спочатку місяць, за ним слідує день, а потім рік April 26, 2008

Інші цифрові форми, такі як:

8 – 11 – 08, 8 / 11 / 08 або 8. 11. 08 не повинні у ділових листах, оскільки вони вносять

плутанину: у Великій Британії це означає 8 November, 2008, а в США 11 August, 2008

В даний час ділове листування йде шляхом спрощення стандартів і стилю. І тим не менше

менше є кілька правил, які йдуть при написанні ділового листа.

Якщо ваш лист звернений до конкретної особи, співробітника компанії, ви вказуєте його ім'я та посаду. Однак особливість ділового листування полягає в тому, що воно ведеться не як особисте листуванняPerson to Person, а як офіційнеCompany to Company.

Dear Mr. - Звернення до чоловіка (for any man)

Dear Ms. - Звернення до жінки (for any woman)

Dear Mrs. – звернення до заміжньої жінки (for a married woman)

Dear Miss – звернення до незаміжньої жінки (for a single/unmarried woman)

Dear Ms. - Нейтральне звернення до жінки, сімейний станякої вам не відомо.

Зверніть увагу, що пишеться лише прізвище без вказівки імені.

Наприклад: Mr. Patricks, Ms.Brown, Mrs.Bush

Dear Sir, - по відношенню до чоловіка (for a man)

Dear Madam - по відношенню до жінки (for a woman)

Dear Sales Manager, або

Dear Sir / Madam,

Зверніть увагу: після звернення ставиться кома.

6. Subject – Тема

РядокSubject Line– (Тема листа / повідомлення) інформує про зміст листа. Це може бути, наприклад, Рахунок-фактура – Invoice 265 або Замовлення та його номер – Order 439.

7.Body of a Letter – Зміст листа

Переходимо до листа, що складається з трьох частин:

1.The opening- початок.

2.The main message- основна частина.

3.The closing- остання частина.

Основне завдання листа можна висловити в такий спосіб: увага – інтерес –

8. Complimentary Close – Закінчення

Закінчення залежить від привітання; якщо привітання не було звернено до конкретної особи, то лист закінчується словами:Yours faithfully, що означає - з повною повагою

Dear Madam, Yours faithfully, або Yours truly,

Dear Sir or Madam,

Yours sincerely, - щиро Ваш.

Dear Mr.Blake, Dear Ms. Levy, Yours sincerely, Dear Mrs.Softheard,

Звернення до товариша чи хорошого знайомого з бізнесу закінчується словами:Best wishes, - з найкращими побажаннями.

Dear David, Dear Betty, Best wishes, Dear Mark,

Вставте у приведені нижче уривки текстів листів пропущені привітання та заключні фрази.

9. Signature – Підпис

Коли лист закінчено, не забудьте поставити своюпідпис. Якщо ви користуєтеся комп'ютером, не забудьте поставити власноручний підпис.

10. Sender's name – Ім'я відправника

Sender's Title – Посада відправника

11. Enclosure – вкладення.

Encl: Curriculum Vitae (персональні дані)

Приклад листа англійською мовою

SYSTEM FURNITURE plc

Brookfield Industrial Estate Twylord Westshire TD3 2BS England Tel: 0193-384 1923 Fax: 0193-2196734 10> Mr. W. Drake 24 жовтня 2007

Chairman The Drake and Sons Engineering Co. Ltd Bristol 5 England

Thank you very much for your order of 24 October 2007.

Я продовжує наш останній ціновий лист і новий каталог наших продуктів. I will keep you fully info про progress of your order.

Pauline Ellis (Miss)

Для закріплення матеріалу пропонуємо вам практикум та тест. (Додаток 1 )

1. Талпалацька В. К. Форма ділового листа англійською мовою. Довідник секретаря та офіс-менеджера. № 9. 2003 р.