Увага не забудьте про ліміт каси!
Як затвердити ліміт
Зазвичай ліміт залишку готівки в касі наступного року банк встановлює наприкінці поточного року. Для цього компанія представляє обслуговуючий банк наприкінці року розрахунок, оформлений на спеціальному бланку. Форму для розрахунку (номер 0408020 «Розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси та оформлення дозволу на витрачання готівки з виручки, що надходить до його каси») можна отримати у своєму банку.
Однак протягом наступного року розмір ліміту може бути переглянутий на обґрунтоване прохання організації. Така ситуація може виникнути, наприклад, за зміни касових оборотів чи термінів здачі готівки до банку, виникненні господарських операцій, щодо яких потрібні готівка, тощо. Перегляд ліміту може бути передбачений договором банківського рахунку.
Нерідко компанія відкриває рахунки кількох банках. У такому разі вона самостійно вирішує, у якому з банків подати заповнений бланк розрахунку ліміту. Надалі організації слід письмово повідомити відомості про встановлений ліміт каси в інші банки, що її обслуговують. Зробити це можна у довільній формі.
Якщо договір, яким було затверджено ліміт каси, буде розірвано, то цей норматив вважається рівним нулю. Те саме відбудеться, якщо компанія не представить розрахунок ліміту в жодний з обслуговуючих банків. У цих випадках вся готівка в касі розглядатиметься як надлімітна. Тому організації доведеться щодня здавати готівку до банку, а кошти для видачі під звіт отримувати за чеком.
Для організацій, які мають відокремлені підрозділи, процедура затвердження ліміту каси залежить від того, чи виділено чипідрозділ на окремий баланс і чи має окремий розрахунковий рахунок. Якщо обидві ці умови виконуються, то ліміт залишку грошей у касі підрозділу встановлюється банком, у якому цим підрозділом відкрито розрахунковий рахунок. В іншому випадку головна організація встановлює єдиний ліміт для всієї компанії з урахуванням підрозділів, обравши банк на власний розсуд.
Після чого її керівник видає наказ про розподіл суми ліміту, виходячи з потреб структурних підрозділів, і доводить його до керівників. Вочевидь, що з дотримання касової дисципліни доцільно виділяти «дочки» окремий баланс і відкривати окремий розрахунковий рахунок територіально віддаленому підрозділу.
Готуємо розрахунок
Щоб встановити максимальну кількість грошей, які можуть бути в касі на кінець робочого дня, потрібно зробити розрахунок. Подивимося, що треба вказати.
Вказуємо терміни здачі коштів у банк
Розраховуємо розмір ліміту каси
Розмір ліміту залежить від кількох факторів. Головними є специфіка діяльності підприємства, графік її роботи, обсяг щоденної готівкової виручки, що надходить у касу. Як випливає з наведеної схеми, для визначення ліміту в розрахунку необхідно навести показники середньоденної виручки та середньоденної витрати. Їх розраховують виходячи з даних бухгалтерського обліку за останні 3 місяці (див. формули 1 та 2).
При цьому компанії, що вже працюють, використовують дані минулих періодів. Фірми ж, що тільки починають свою діяльність, при розрахунку ліміту каси показують очікувані значення виручки (витрати).
Приклад
Середньоденний виторг салону склав:
457 000 руб. : 91 день = 5022 руб.
Середньогодинний виторг салону дорівнює:
457 000 руб. : 910 роб. год = 502 руб.
За аналізований період із каси салону було видано 45 000 руб. на витрати на відрядження і 10 000 руб. на оплату таксі. У цьому загальногосподарські витрати становили 25 000 крб . Таким чином, всього витрат:
45 000+10 000 + 25 000 = 80 000 руб.
Середньоденна витрата склала компанії:
80000 руб. : 91 день = 879 руб.
Виторг ТОВ «Версаль» здає до банку об 11.00 наступного дня. Компанія визначила ліміт у сумі 5000 руб. (Тобто в дещо більшому розмірі, ніж різниця між середньоденною виручкою та середньоденною витратою). При цьому в розрахунку компанія вказала такі напрями використання готівкових коштів: витрати на відрядження, загальногосподарські витрати.
Бланк розрахунку ліміту каси заповнюється у 2 екземплярах. Один із них залишається у банку, а інший передається до бухгалтерії організації, де зберігається разом із касовими документами.
Зверніть увагу: конкретний перелік витрат з грошової виручки, що надходить до каси, організація повинна погодити з обслуговуючим банком.
Що загрожує порушення?
Автор статті: В.В. Семеніхін, керівник «Експертбюро Семеніхіна», учасник Експертної ради з податкового законодавства при Комітеті Державної думи України з питань бюджету та податків.
Експертиза статті: Є.В. Мельникова, служба Правового консалтингу ГАРАНТ, аудитор
Я.І. Кулібаба, генеральний директор компанії "Реал-аудит"
Необхідно також додати, що на даний час законодавством не передбачено відповідальності за нецільове витрачання організаціями чи підприємцямиготівкової виручки.