Варіанти формування плану закупівель з 223-ФЗ #бізнес-рішення #СЕД #ECMJ
Або «План закупівель з 223-фз: як підготувати просто і легко»
Формування плану закупівель досить трудомісткий процес, тому що необхідно максимально точно визначити потребу всього підприємства у придбанні товарів, робіт, послуг мінімум на черговий фінансовий рік, оцінити та узгодити необхідність кожного придбання з урахуванням лімітів бюджету та складських запасів, за необхідності згрупувати однотипні потреби, сформувати , узгодити, затвердити та розмістити у ЄІС план закупівель.
Якщо метою автоматизації відділів та служб, які здійснюють проведення закупівель, для вашої компанії є не лише виконання регламентованих законом процедур, але й побудова ефективної системи планування закупівель, у цьому випадку варто звернути увагу на опрацювання методики планування, вибору оптимального варіанта та його автоматизації.
У статті розберемо кілька варіантів формування плану закупівель, але спочатку визначимося з термінологією.
Потреба- це заявка на придбання товарів, робіт, послуг. Ініціатором потреби може виступати як рядовий співробітник (наприклад, заявка на придбання обладнання для виконання своєї роботи), так і керівник, його заступник або спеціально виділений співробітник у відділі (наприклад, формувати потреби для свого підрозділу).
Позиція плану закупівель– це окрема складова частина плану закупівель (окремий рядок). Якщо по-простому, то одна позиція – це один лот закупівлі (див. малюнок нижче).
Декілька потреб можна поєднувати в одну позицію. Наприклад, потреби придбання комп'ютерів від різних ініціаторів можна включити до однієї позиції. У цьому випадку ми проводимо одну закупівлю, замість кількох, зменшуючи навантаження відділу з організації та проведення закупівлі.
Позиції плану закупівель формують співробітники організації, що у забезпеченні підприємства матеріальними ресурсами чи послугами, далівідповідальні позиції плану закупівель.
Використання спеціалізованої системи для формування плану закупівель спрощує роботу для відповідального за план закупівель, оскільки вона пристосована під це завдання, немає зайвої інформації та дозволяє проводити складання та узгодження плану максимально ефективно.
Збір інформації про потреби
Автоматизація процесу зі збору потреб та занесення до системи може бути організована одним із способів:
1. Безпосередньо у відповідному довіднику;
2. На підставі даних облікових систем;
3. На підставі службових записок;
4. З планів закупівель підрозділів (у таблицях Excel).
Розглянемо варіанти побудови процесу планування з прикладу використання технічного рішення «Управління закупівлями» системи DIRECTUM.
1. Формування потреб ініціаторами у довіднику
Ініціатори потреб створюють записи довідникаПотребиу терміни, визначені регламентами підприємства, погоджують із безпосередніми керівниками. Відповідальні за позиції формують виходячи з потреб позиції плану закупівель,перевіряючи коректність введених даних, доповнюючи інформацією, необхідною для формування плану закупівель відповідно до вимог законодавства. Наприклад, спосіб закупівель, електронна закупівля чи ні, дата розміщення, учасники можуть бути лише ШМД тощо.
Сформовані ініціаторами потреби, як ми вже раніше обговорили, у разі потреби відповідальний за позиції групує. Групувати може за загальноукраїнським класифікатором продукції за видами економічної діяльності з урахуванням дат, на який термін необхідно виконати кожну потребу.
До явних переваг цієї схеми можна віднести розподіл навантаження на підрозділи, підвищення відповідальності ініціаторів за планування, підвищення прозорості процесу, максимум структурованої інформації (збільшення інструментів для аналізу – аналітичні звіти, KPI), можливість автоматичного та ручного угруповання потреб.
2. Формування потреб виходячи з даних облікових систем
●
● виробнича програма (з кошторисом витрат на виробництво);
● системи бюджетування тощо.
Далі інформація заноситься (мігрує) у систему та допрацьовується відповідальними за позиції щодо вимог по 223-ФЗ.
Варіант застосуємо, якби підприємстві високий рівень автоматизації діяльності підприємства у частині облікових завдань, у разі сформувати план закупівель стає менш трудомістким процесом.
Можна розглянути варіант завантаження інформації в довідникПотребиабо відразу в довідникПозиції плану закупівель, не використовуючи довідник потреб. Залежить від того, наскільки інформація в облікових програмах відповідає формату планузакупівель, чи є потреба у групуванні потреб.
3. Формування потреб ініціаторами у форматі службових записок
Такий варіант має місце, коли:
● У системі працює обмежена кількість користувачів, наприклад, відділ закупівель, які погоджують та затверджують план закупівель та документи за самою закупівельною процедурою. Ініціатори у системі не працюють.
● Організація поки не готова до кардинальних змін процесу (немає бажання чи можливостей відмовитися від службових записок).
При виборі цього варіанта роботи варто розуміти, що:
● збільшиться навантаження на фахівців тендерного відділу/відділу закупівель/ відповідальних за позиції;
● збільшиться ризик появи помилок від людського фактора під час занесення інформації до системи;
● немає зручних інструментів поєднання потреб.
4. Формування потреб виходячи з планів закупівель підрозділів
При цьому рекомендується розробити сценарій завантаження даних у довідникПотреби,це може виконати впроваджувальну систему організація.
Даний варіант роботи використовується у тих самих випадках, як і при варіанті формування потреб ініціаторами у форматі службових записок.
Вибравши для себе той чи інший варіант планування, його необхідно зафіксувати в Положенні про закупівлю і розмістити його в єдиній ЄІСта сформувати документ із переліком правок. Нагадаю, обидва документи складаються в електронному вигляді. Зміни Положення про закупівлю замовник має розмістити до ЄІС протягом 15 днів із дня їх затвердження. Якщо цього зробити, компанія-замовник заплатить штраф у вигляді до 300 тис. крб.
Погодження планів закупівель
Як уже зазначали вище, важливо не лише зібрати інформацію від ініціаторів, а й забезпечити обґрунтованість плану закупівель. У тому числі це забезпечується узгодженням плану із зацікавленими сторонами та керівником.
Після того, як ви визначилися з варіантом збору потреб та формуванням позицій, необхідно визначитися з варіантом узгодження результатів планування.