ВАТ “АК ОЗНА розвиваємося з DIRECTUM понад 5 років
| ВАТ "АК ОЗНА" - великий український багатопрофільний холдинг |
| Кількість документів ОЗНА на перше півріччя 2014 року |
| Андрій Озерів |
Розвиток системи DIRECTUM у компанії ОЗНА не переривалося з 2008 року. Щомісяця в СЕД переводять нові бізнес-процеси. А головний драйвер безперервного покращення - зацікавленість співробітників.
ВАТ «АК ОЗНА» – великий український багатопрофільний холдинг. Основні напрямки діяльності компанії: проектування об'єктів нафтогазової промисловості, виготовлення, гарантійне та сервісне обслуговування нафтогазопромислового обладнання, інженерно-будівельні дослідження, інжиніринг у сфері обліку нафти, газу, води та автоматизації нафтогазових об'єктів. Підприємства та представництва ОЗНА розташовані на території чотирьох федеральних округів України, а також в Республіці Казахстан.
Вже 6 років компанія ОЗНА тісно співпрацює з DIRECTUM у сфері автоматизації документообігу. Про розвиток системи електронного документообігу розповів Андрій Озеров, провідний спеціаліст відділу управління інформацій ОЗНА.
Компанія ОЗНА - чудовий приклад того, як можна розвивати систему електронного документообігу DIRECTUM. Які бізнес-процеси охоплює система на сьогоднішній день?
Дійсно, сьогодні система DIRECTUM у компанії використовується набагато ширше, ніж це було на момент завершення першого впровадження. Перший проект стартував ще 2008 року на одному із виробничих підприємств холдингу. Отримавши позитивні результати від автоматизації, було прийнято рішення про тиражування системи та її розширення.
Зараз у системі близько 100 типових маршрутів та близько 60 довідників. А розвиток йде одразу у двох напрямках: автоматизація бізнес-процесів виробництва та обслуговуючих підрозділів.
Крім базових канцелярських та договірних процесів в електронному вигляді ведеться робота з тендерною документацією, внутрішніми розпорядчими документами, заявками на відрядження.
Який обсяг документообігу охоплює DIRECTUM? Яка кількість працівників працює у СЕД?
На сьогоднішній день в системі зареєстровано 2046 чинних користувачів. А обсяг документообігу з початку 2014 року зріс майже до 43 000 документів, серед них службові записки, внутрішні розпорядчі документи, креслення, договори, рахунки, заявки та інші.
Чи могли б Ви дати оцінку результатам розвитку системи DIRECTUM на вашому підприємстві?
Головний драйвер розвитку системи електронного документообігу в компанії ОЗНА — зацікавленість співробітників у її постійному покращенні, полегшення їхньої роботи за рахунок автоматизації рутинних операцій. Так, за допомогою DIRECTUM вирішено низку специфічних завдань, наприклад, ведення реєстру неблагонадійних постачальників, реєстру позовів та претензій тощо.
Внаслідок розвитку система DIRECTUM стала важливою частиною інформаційного середовища компанії. Вона вирішує безліч різноманітних завдань, дозволяючи співробітникам ефективно взаємодіяти та обмінюватися інформацією.
Якщо говорити конкретніше:
● на сьогоднішній день понад 90% співробітників ОЗНА працюють у DIRECTUM;
● процеси погодження, розгляду документів прискорилися, навіть процедури планування та аналізу аудитів стали простішими;
● скоротилася кількість помилок під час заповнення документів;
● легшевиявляються причини затримок у тих чи інших процесах;
● підвищилася відповідальність та дисципліна виконавців.
Чи розвивається проект сьогодні? Які бізнес-процеси планується охопити ще?
Буквально місяць тому ми власними силами поновили DIRECTUM до версії 5.0. Якщо судити про розвиток системи за заявками, то зараз ми розробляємо приблизно один новий процес на місяць. Є тенденція до автоматизації невеликих бізнес-процесів.
Нові довідники створюються рідше, але робота у цьому напрямі також ведеться. З останніх розробок найцікавішими є «Реєстр несумлінних постачальників» та «Реєстр позовів та претензій».
У ОЗНА немає єдиного підрозділу, який займався б постійним удосконаленням бізнес-процесів. В основному, розвиток системи ведеться за рахунок користувачів, які пропонують ідеї, як зробити той чи інший процес зручнішим для себе. У зв'язку з цим ми плануємо провести комплексний зріз знань співробітників та розробити нові, поглиблені програми навчання.
Найближчим часом планується закупівля нових ліцензій, а також налаштовуватимемо інтеграцію DIRECTUM із системою 1С.
Нещодавно компанія DIRECTUM анонсувала нове рішення щодо ігрофікації «DIRECTUM Сходження». Чи використовуються ігрові механіки в СЕД у ОЗНА? Які результати могли б відзначити?
Вперше про застосування ігрових механік у системі почув на Відкритих днях DIRECTUM у 2013 році. Тема видалася цікавою. За деякий час з ініціативи керівника служби інформаційних технологій ВАТ «АК ОЗНА» Бориса Ніколаєва всередині компанії провели конкурс. Вибиралися переможці у 4 номінаціях:
• найактивніший користувач системи;
• найбільше створених завдань;
• більшевсього виконаних завдань;
• найбільше створених документів.
Так ми глибше познайомились із гейміфікацією. Що цікаво, після завершення конкурсу значно зріс рівень виконавської дисципліни – завдання почали виконувати швидше. Найбільш корисною гейміфікація виявляється під час навчання. За спостереженнями, багато користувачів із задоволенням вивчають систему, висловлюють побажання щодо автоматизації процесів. Гейміфікація дозволить виявити таких користувачів, зацікавити їх.