Веде бізнес переговорів
Переговори – це ділове спілкування з метою досягнення спільного рішення щодо висунутої проблеми. У процесі будь-яких переговорів усі, зазвичай, хочуть взаємно домовитися, не вступаючи у своїй у відкриту конфронтацію. Але важливо пам'ятати, що справжня мета переговорів – це задоволення інтересів сторін, що беруть у них участь. Вирушаючи на перші в житті переговори, потрібно розуміти, що перед вами може опинитися профі, який вміє переконувати та гнути свою лінію. Людина, з якою вам доведеться вести переговори, може виявитися холериком або сангвініком, може бути роздратована або, навпаки, занадто, на вигляд, лояльна. Ось чому, крім технічної підготовки, потрібно готуватися і психологічно, продумавши всі нюанси. Так, уміння визначити характер, знання психології при переговорах не менш важливе, ніж досконала документальна підготовка та знання проблеми.
Перші переговори – це завжди стрес. І щоб не було неприємних сюрпризів та почуття розгубленості, до них потрібно ретельно готуватись. Хоча найкраще навчання – це досвід, підготовку можна назвати найдешевшим способом навчання. В принципі, готуватися краще не лише до перших переговорів, а й до всіх, які будуть згодом. При підготовці потрібно чітко прописати собі тему і добре в ній орієнтуватися, врахувати всі нюанси, продумати, що говорити і як відповідати.
У будь-яких переговорах важливо керувати емоціями, вміти налагоджувати міжособистісну взаємодію та, звичайно ж, у результаті вирішити проблему, заради якої зібралися.
Підготовку до переговорів легко укласти у просту схему:
В принципі все не так страшно. Достатньо запам'ятати сім основних елементів: інтереси, опції, альтернативи, легітимність, комунікації, взаємини, зобов'язання.
Добре підготовлений учасник переговорів:
-Завжди шукає за позиціями інтереси, тобто постійно ставить собі питання, на кшталт таких, як: "Навіщо треба поставити товар саме до цього числа?" і т.п.
- Вміє визначати пріоритети у своїх інтересах, подивитися на проблему очима інших учасників переговорів. Тут можна використовувати два методи: зателефонувати заздалегідь учасникам переговорів і уточнити: "Чи правильно ми вважаємо, що ви стурбовані цим питанням, а не цим? Будьте ласкаві, допоможіть нам зрозуміти, що вас турбує найбільше?"; або ж можна проконсультуватися з людьми, які працюють за тією ж спеціальністю або в тій же галузі, що й партнер з переговорів, або порадитися з людьми у власній організації, які займаються аналогічною роботою.
- Знає, чого хоче, і знає, на що може погодитись. Корисно звернути увагу на методи та ресурси, які кожна із сторін має у своєму розпорядженні, а також пошукати способи їхнього поєднання. Внаслідок поєднання ресурсів можна створити спільно таке, чого поодинці організувати неможливо. Тобто це вміння отримувати користь із відмінностей, а не лише концентруватися на тій меті, заради якої ведуться переговори.
-- Знає свою альтернативу та вміє розглядати альтернативні рішення партнерів щодо переговорів. Якщо не вдається дійти згоди, грамотний учасник переговорів може відразу запропонувати альтернативу. Найкраще продумати кілька способів задоволення своїх інтересів.
- Розуміє, що краще переконати протилежний бік у корисності своєї ідеї, ніж переконати. Аргументи мають бути справедливими, і їх має бути кілька. Буде добре, якщо ви запропонуєте учасникам пояснити результат переговорів, щоб кожна сторона розуміла, чому прийшли саме до такого рішення, і чітко усвідомиламеханізм виконання.
- Уміє уважно слухати і не перебиває. До переговорів бажано продумати, що протилежна сторона говоритиме і свою можливу реакцію на їхнє повідомлення.
- Наприкінці переговорів сторони беруть на себе зобов'язання. Так от, умілі переговірники приступають до справи з думкою про те, як вони хотіли б її завершити. Список, який ви заздалегідь складаєте, має містити не лише перелік питань, які будуть обговорюватися на переговорах, але й чітку схему зобов'язань, які виконуватиме кожна сторона у разі позитивного вирішення проблеми.
Особливу увагу приділяйте мовному поведінці, оскільки переговори – це розмови. Ідеальний варіант, якщо ви пройдете курси ораторського мистецтва. Але якщо ви не володієте ним, не варто засмучуватися: підготуйте заздалегідь і прочитайте самі собі перед дзеркалом кілька разів. Також слідкуйте за тим, щоб мова не була плутаною і переривчастою, якщо ви хвилюєтеся – зробіть кілька глибоких зітхань і приведіть дихання у спокійний стан. Можете порахувати в думці до 10. Не смикайте одяг і не крутіть в руках предмети - краще спокійно покладіть долоні на стіл.
Добре, якщо ви зможете визначити переважний канал сприйняття партнера. Для одних це візуальний канал – для таких людей важливо бачити очима, у промові вони вживають висловлювання "я бачу проблему таким чином" і т.д., для інших – аудіальний (слух) або сенситивний (почуття, відчуття). І в тих і в інших це відображається в мові - "я хотів би почути" або "мені ця проблема здається/відчувається такою-то ..." Якщо це вміти визначати, можна легко підлаштуватися під канал сприйняття партнера і набагато швидше дійти взаємної угоди, наголошуючи на його каналі сприйняття.
Не зайвим буде пам'ятатиі про найпростіші способи на партнера: намагайтеся говорити у тому темпі промови, як і учасники переговорів; не сідайте навпроти своїх співрозмовників, це поза конфронтації; схрещені руки, насуплені брови також не свідчать про позитивний настрій. Але будь-який негативний настрій співрозмовника завжди можна перевести на позитивний. Нахиляйтеся під час розмови вперед, не схрещуйте руки та ноги, будьте відкриті та доброзичливі.
Перед тим, як увійти до кабінету, огляньте себе ще раз, чи все гаразд із одягом. І спробуйте виконати таку вправу, щоб заспокоїтися - затримайте дихання приблизно на 30 секунд (можна притиснути пазухи носа пальцями), потім дихайте тільки носом.
Все готове, здається, враховано всі моменти, але ніхто не застрахований від помилок, особливо вперше. Розберемо деякі помилки, щоби була можливість продумати і їх.
Отже, не варто припускати, що кожен учасник переговорів знає про що йдеться. Так, ви думаєте, що переговори повинні завершитися виробленням плану дій, а ваші партнери з переговорів можуть думати інакше, наприклад, результатом переговорів багато хто вважає просто обмін думками. Тому, якщо почати справу, спираючись на неперевірені припущення, все може закінчитися загальним розчаруванням.
Потрібно розуміти, що рішення не завжди перетворюється на дію, особливо якщо необхідні кроки не продумані заздалегідь, а також, якщо про тих, чия співпраця буде необхідна, забудуть або не проконсультуються з ними. На цьому слід акцентувати увагу на переговорах.
У жодному разі не можна заявляти на початку переговорів, що рішення вже знайдено. Щоб уникнути цього, активно залучайте інший бік у процес розробки рішення. Просіть партнера поділитися своїмипропозиціями та ідеями, навіть якщо вирішення проблеми для вас очевидне. Простіше змінити точку зору партнера, якщо ви кажете: "Розвиваючи вашу ідею, чи не спробувати нам.", "Після одного з ваших зауважень у мене виникла думка."
Коли ситуація критична або ви не погоджуєтесь з висловлюванням партнера, якщо інша сторона обрушується на вас з особистими нападками, а ви не можете швидко зорієнтуватися і пауза занадто затягнулася, - користуйтеся такою фразою: "Що саме ви хотіли цим сказати?"
Коли є бажання взяти ініціативу до своїх рук – запитуйте. Якщо є зацікавленість у довгостроковій співпраці – краще використовувати принциповий підхід ведення переговорів: жорсткий підхід до розгляду справи і м'який – у відносинах між учасниками переговорів.
І ще один важливий аспект – хто перший приніс на переговори проект договору, часто визначає і хід переговорів.
Як би не пройшли ваші перші в житті переговори, важливо розуміти, що мета – не наполягти на своєму, а домовитися, і навіть якщо це не вдалося, ви отримуєте важливий досвід. А потім обов'язково проаналізуйте, як ви поводилися і що було не так – щоб до наступних переговорів бути у всеозброєнні.