Вибір автоматизованих систем керування документами
Перш ніж вибрати програмний продукт з безлічі запропонованих над ринком, організація має чітко визначитися щодо основний мети придбання автоматизованої системи та її можливостей, сформулювати свої вимоги до програмного продукту.
Вимоги щодо програмного забезпечення АСУД рекомендується зафіксувати у технічному завданні. Однак цілі автоматизації управління документами для будь-яких установ, незалежно від їхньої організаційно-правової форми, досить схожі і зводяться до наступних:
o підвищення якості та оперативності управління в установі шляхом удосконалення діловодства;
o об'єднання у єдиний діловодний цикл усіх структурних підрозділів, у т. ч. територіальних відділень;
o забезпечення оперативного та водночас розділеного доступу до інформаційних (документаційних) ресурсів установи;
o зниження трудових та тимчасових витрат та накладних витрат і, як результат, отримання економічного ефекту;
o закладання фундаменту для поступового переходу установи від паперового до електронного документообігу на перспективу, у т. ч. запровадження електронного цифрового підпису.
При виборі АСУД важливе значення має повнота інформації ринку програмного забезпечення управління документами. Необхідно володіти інформацією не лише про самі автоматизовані системи, а й про компанії-розробники АСУД та продавців АСУД. Очевидно, що в одному класі можуть виявитися кілька систем, подібних за функціями, технологіями та характеристиками. Отже, виникає потреба в їх оцінці.
АСУД слід оцінювати за такими параметрами [73, с. 180-183]:
1. Область застосування системи.
Необхідно з'ясувати, яку організаційну структуру установи розрахованасистема (одне структурне підрозділ, все структурні підрозділи однієї установи (включаючи територіально віддалені), кілька установ.
2. Функціональні характеристики системи (функції керування документами).
Можливо виділено значну кількість функціональних характеристик АСУД. Установи повинні самостійно визначати набір функціональних вимог до системи завдань та рівня автоматизації.
3. Експлуатаційні характеристики.
Під час оцінки експлуатаційних характеристик системи слід враховувати:
o обсяг документообігу (АСУД повинна забезпечувати роботу з усіма документами установи в межах свого функціонального призначення; системи повинні відповідати реальним обсягам документообігу установи та мати необхідний резерв);
o експлуатаційну надійність системи (АСУД має бути притаманний достатній рівень надійності; збої та поломки програмно-технічних засобів АСУД не повинні впливати на безпеку та збереження документаційного фонду установи);
o кількість користувачів, які одночасно можуть працювати у системі.
4. Програмна реалізація системи.
При аналізі програмної реалізації автоматизованої системи оцінюють такі технічні та технологічні характеристики:
o інтеграція з програмними додатками, інтеграція в інформаційне середовище установи (можливість підключення до системи інших модулів, розроблених тією ж компанією, іншими компаніями або самостійно; виділення в системі комунікаційного ядра, призначеного для адміністрування, розробки та самостійного її використання; можливість автоматичного внесення до системи відомостей про структуру установи, забезпечення інформаційної єдності установи, інтеграцію зіснуючими засобами автоматизації управління документами, включення всіх документів, баз та банків даних без спотворень, втрат інформації та зміни характеристик; можливість інтеграції з архівом установи);
o підтримка української (за бажанням – української) мови;
o технічні вимоги АСУД (технологія "клієнт - сервер"; засоби розробки в АСУД (наявність інтерфейсу прикладних програм (API), можливість самостійних модифікацій); операційна система серверної частини АСУД; операційна система клієнтської частини автоматизованої системи діловодства; система управління базами даних, використовується як основа, програмний комплекс, що використовується АСУД, телекомунікаційні можливості, апаратні можливості серверної та клієнтської частин);
o маршрутизація документів (залежно від завдань управління та діловодної практики установи при виборі АСУД слід звертати увагу на можливість фіксації чи зміни маршруту документа);
o відстеження версій та підверсій документів;
o можливість роботи з мобільними (віддаленими) користувачами та групами користувачів;
o наявність в АСУД модулів для сканування документів (або можливість інтеграції з професійними системами керування образами);
o можливість спільної роботи з документами;
o протоколювання процесів у системі.
5. Технологія діловодства.
Технологія підтримки АСУД може бути умовно названа "вітчизняною" або "західною". АСУД, що підтримують вітчизняні технології процесів діловодства (до них належать і українські програмні продукти), орієнтовані насамперед на використання у державних установах та відображають усі прийняті в них традиції та норми діловодства (чітковиражений характер руху документів усередині установи, відстеження всього комплексу робіт із документами у реєстраційно-контрольних формах, спеціалізовані служби для забезпечення єдиного порядку опрацювання документів). АСУД, що підтримують "західні" технології діловодства (рух документів переважно горизонтальний, відсутність централізованого (в рамках усієї організації) контролю, реєстрація документів безпосередньо виконавцями, відсутність спеціалізованих служб діловодства), орієнтовані на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів, відсутність проміжних ланок. Основною особливістю "західної" технології є моделювання конкретних процесів документообігу та налаштування на ці моделі програмних систем.
6. Методи захисту системної інформації.
Для забезпечення інформаційної безпеки можуть використовуватись апаратні, програмні та організаційні засоби.
7. Відкритість та масштабованість системи.
АСУД має забезпечувати можливість її модернізації без суттєвих економічних та організаційних витрат, без втрати інформації за можливих змін в організації діловодства установи.
Для визначення вартості АСУД необхідна оцінка таких показників: - базова вартість системи; вартість ліцензійного програмного забезпечення, необхідного для встановлення та експлуатації АСУД; вартість додаткових програмних та технічних засобів, що не входять до базового комплекту поставки (засоби електронного цифрового підпису, системи оптичного розпізнавання тексту тощо); вартість робіт (з обстеження установи, встановлення програмного забезпечення, навчання адміністраторів та користувачів, початкового конфігуруваннясистеми, її модернізації, технічного обслуговування тощо).
Такий комплексний підхід до обрання АСУД дозволить здійснити впровадження системи, яка повністю відповідатиме вимогам та завданням автоматизації управлінської діяльності установи.
Вибравши систему, можна розпочинати впровадження спочатку пілотного, а потім і повномасштабного проекту автоматизації діловодства та електронного документообігу. Однак, вибір АСУД – це не просто технологічне чи інженерне завдання, він має бути пов'язаний із загальною стратегією розвитку установи.
Всю роботу на вибір найбільш підходящої системи виконують співробітники відділів інформаційних технологій і служб діловодства.
Впровадженню системи має передувати етап обстеження та раціоналізації діловодства. Позитивних результатів від впровадження АСУД очікується лише у разі, якщо в установі попередньо буде проведено оптимізацію складу документації, документопотоків, чітко розподілено функції та завдання між структурними підрозділами та окремими співробітниками служби діловодства, визначено, які інформаційні процеси стануть безпаперовими, а які фіксуватимуться у документи з паперовими носіями.