Вибір організаційної форми бухгалтерського обліку є важливим фактором раціоналізації
Вибір організаційної форми бухгалтерського обліку є важливим чинником раціоналізації облікового процесу. Причому, якщо раніше, до впровадження в обліковий технологічний процес ЕОМ, більш кращим було створення централізованих бухгалтерій, нині спостерігається тенденція до децентралізації обліку. Основний аргумент — автоматизація робочого місця бухгалтера. Дру
гі фактори — обсяг облікових робіт, чисельність персоналу, номенклатура виробничих запасів і готової продукції, кількість постачальників і покупців тощо — набувають менш важливого значення.
У зв'язку з цим посадові обов'язки працівників обліку повинні бути перерозподілені виходячи зі ступеня їхньої завантаженості, наявності коштів та каналів передачі облікових даних при прямому та зворотному зв'язку між рівнями в системі управління.
Розрізняють три варіанти поділу праці облікового персоналу:
Предметний варіантподілу праці передбачає розподіл документів відповідно до назви відділу:
Кожен відділ займається поточним обліком від початку остаточно за групою економічно однорідних рахунків. Наприклад, розрахунковий відділ веде облік розрахунків з персоналом з праці та прирівняним до неї платежам; матеріальний відділ — за групою рахунків виробничих запасів тощо. буд. Відділ може містити кілька працівників, очолюваних старшим бухгалтером. Предметний підхід є поширеним у середніх та великих акціонерних товариствах, а також на державних підприємствах.
Лінійний варіантподілу праці найбільш типовий для організації обліку в структурних підрозділах фірми (цехах, виробництвах). Весь обліковий процес від спостереження, збору, реєстрації до систематизації,угруповання, обробки та узагальнення здійснюється так званими «обліковими групами».
Функціональний варіантподілу праці передбачає, кожен працівник чи певна група працівників спеціалізується у виконанні однорідних облікових операцій. Ці операції, зазвичай, відповідають стадіям технологічного процесу формування облікової інформації. Такий варіант більшою мірою відповідає сучасному рівню формування інформаційної системи для підприємства з широким застосуванням обчислювальної техніки.
Незалежно від організаційної будови бухгалтерського апарату обсяг обов'язків для кожного бухгалтера має визначатися посадовою інструкцією. Такий підхід підвищує персональну відповідальність, а отже, сприяє підготовці якісної та своєчасної облікової інформації з метою управління.
Разом з тим за будь-якого варіанта поділу праці організаційний аспект облікової політики підприємства має бути підпорядкований створенню оптимальної схеми документообігу. Її побудова передбачає чіткий поділ проходження та опрацювання відповідної документації на окремі етапи. У кожному їх мають бути визначені графіки виконання окремих видів облікових робіт, встановлено їх обсяги, конкретні виконавці. На вході та виході первинних облікових документів та відповідних облікових регістрів слід розробити певні схеми внутрішнього контролю. Останні мають становити частину посадових інструкцій бухгалтерів.
Відповідальність за розробку та виконання графіків, правильне та своєчасне складання необхідних документів, визначених цими графіками, строків передачі їх до бухгалтерії несуть особи, які заповнили та підписали ці документи. Центральною фігурою, яка здійснює контроль задотриманням графіка документообігу є головний бухгалтер. Його вказівки у цій частині є обов'язковими всім виконавців і структурних підрозділів підприємства.
У міру використання документів в обліковому процесі їх здають до архіву. Це завершальний етап документообігу.
Технічне забезпеченнябухгалтерського обліку є комплексом процедур, реалізація яких дозволяє забезпечити методологічний та організаційний аспекти облікової політики на рівні сучасних вимог до постановки бухгалтерського обліку, що включає наявність:
-Рабочого плану рахунків, розробленого організацією на базі типового плану фінансово-господарської діяльності підприємств та організацій та інструкції щодо його застосування;
-альбома форм первинних документів по кожній ділянці роботи бухгалтерії;
-сучасних засобів обчислювальної техніки, що становлять основу автоматизованої форми бухгалтерського обліку;
-Кодифікаторів об'єктів систематичного та аналітичного обліку;
-кваліфікаційного рівня бухгалтерів, що відповідає сучасним вимогам управління організацією;
-комплексу організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних заходів щодо оптимізації облікового процесу;
- Організації внутрішньофірмового контролю;
- Відповідного рівня культури виробничих відносин у колективі бухгалтерії.
У наведеному переліку вимог, що формують технічне забезпечення бухгалтерського обліку, визначальним є забезпечення кваліфікаційного рівня бухгалтерів, а також відповідного рівня культури серед працівників бухгалтерського апарату. Ці дві умови особливо важливі на стадії впровадження системи управління базою даних (СУБД) та автоматизації документообігу.