Відкриваємо event-агентство, що потрібно знати для успішного старту
Небагато статистики, або чому варто відкритиevent-Агентство?
За даними дослідження Асоціації Комунікаційних Агенств України частка вітчизняного event-ринку в 2015 році склала всього 15% від загального бюджету ринку BTL-послуг. Це 13.6 млрд. рублів, тоді як і 2005 року цей показник дорівнював лише 2.2 млрд.рублей. У цьому найбільші гравці з оборотом до 1.5 млрд. рублів на рік займають трохи більше 2% ринку кожен. Ще 5% ділять агенції з оборотом до 0.5 млрд. рублів. Весь решта ринку вкрай стихійний і не задовольняє попит, що стабільно зростає, на event-послуги.
Експерти ВТБ-Капітал прогнозують зростання обсягу event-ринку України до 24 млрд. рублів до 2020 року. І це далеко не межа, оскільки попит зростатиме випереджаючими темпами щонайменше ще 7 років.
Явні лідери в індустрії організації заходів досі не визначені, тому з погляду конкуренції її можна назвати чи не ідеальною для старту власної справи.
Припустимо, вам стала цікавою тема надання event-послуг. З чого розпочати і як досягти успіху у цій сфері без суттєвих вкладень? Давайте розумітися.
Бізнес модель
Прибуток event-агентства – це комісійний відсоток від кошторису організованого заходу, починаючи з розробки його сценарію та закінчуючи фінальною чіткістю. Отже, ваш чек прямо залежатиме від кількості та різноманітності пропонованих послуг у вибраній ніші. Тому при виборі ідеї для event-агентства бажано хоча б поверхово орієнтуватися у вигляді заходів, які збираєтеся організовувати. Вибирайте те, що ближче особисто вам, так буде простіше підрахувати,що знадобиться для заходу та скільки це буде коштувати.
Не намагайтеся одразу охопити весь регіон, почніть зі свого міста чи навіть району. У вас під боком знаходяться сотні підприємств та офісів, дитячі садки та школи, а також тисячі приватних клієнтів, усі вони – ваші потенційні замовники.
Кожен захід вимагає складання окремого кошторису. Важливо стежити, щоб її пункт залишався не більше рентабельності.
З точки зору логістики при організації будь-якого заходу найвигідніше діяти на знайомій території, де вам відомі постачальники різноманітних товарів та послуг, приміщення під оренду, служби таксі, доставки та інші підрядники. Ми до них повернемося, коли дійдемо безпосередньо до робочих процесів.
Ідея агентства та вивчення конкурентного поля
У вибраному районі необхідно вивчити конкурентів. У переважній більшості випадків вітчизняні event-агенства пропонують організацію будь-яких заходів за бажанням замовника без концентрації на будь-якій ніші. Виділитись на тлі таких конкурентів можна за допомогою оригінальної специфіки вашої пропозиції.
Приклади вузької спеціалізації event-агентства:
Сезонність
Реєстрація бізнесу
Вам необхідно зареєструвати агенство як юридичну особу, оскільки має бути укладено численні договори, як з клієнтами, так і з підрядниками. Найкращою формою юр.особи у разі є ТОВ. Це обійдеться приблизно 30000 рублів. Звичайно, можна почати з ІП, але в цьому випадку з вами навряд чи захочуть співпрацювати серйозні організації і доведеться обмежитись приватними замовленнями. Не скупіться, якщо все зробити правильно, реєстрація юр.особи швидко окупиться.
Приміщення, обладнання, зв'язок
Якщо ми говоримо про мінімальні витрати, спочатку краще обійтися без офісу. Оренда приміщення 30-40 квадратних метрів обійдеться приблизно в 300000 рублів на рік. Безперечно, коли у вас буде оборотний капітал, офіс знадобиться, але на старті він – недозволена розкіш.
Зустрічатися із клієнтами можна на нейтральній території, скажімо, у кафе. Або запропонувати виїзд event-менеджера до офісу замовника як вашу конкурентну перевагу.
Реквізит для організації, власне, заходів закуповувати не варто. По-перше, так ви обмежите себе у варіантах сценаріїв, а по-друге, все необхідне вже є у ваших майбутніх підрядників.
Співробітники, партнери, підрядники
Спочатку вам по-справжньому потрібні лише два постійних співробітники - хороший менеджер з продажу і так званий event-менеджер, а по суті - талановитий і креативний сценарист майбутніх заходів. Перший відповідає за продаж послуг вашого агентства та приплив нових клієнтів, другий генерує оригінальні концепції заходів, пише та вивіряє за таймінгом сценарії подій, щоб клієнти не нудьгували.
Важко передбачити, що клієнт захоче побачити на своєму заході. Тому реквізит та підрядників варто підбирати строго за тематикою майбутньої події і лише за погодженням із замовником.
Тут криється головна складність – вміння домовлятися та координувати дії найрізноманітніших людей та організацій. Залежно від специфіки заходу вам можуть знадобитися:
І це далеко не весь список, можуть знадобитися, наприклад, приборкувачі змій, заводчики голубів чи факіри. Утримувати всіх цих людей у штаті неможливо. Але важливо усвідомити – всі вони шукають клієнтів, а ви можете допомогти їм у цьому. Шукайте та включайте у свої програми заходіврізних спеціалістів, обмінюйтесь з ними візитівками, домовляйтесь на довгострокову співпрацю. Рекомендуйте їх, щоб вони вас рекомендували. Все ви працюєте в індустрії розваг і нові замовлення приходитимуть тим частіше, чим більше у вас у цій сфері партнерів.
Те саме стосується реквізитів. Виходьте на оптових постачальників фейрверків та повітряних куль, домовляйтесь з місцевими рестораторами та власниками кафе, налагоджуйте зв'язки з кейтеринговими компаніями, службами доставки та таксі, а також з орендарями спортінвентарю.
Рано чи пізно ви прийдете до того, що вашими підрядниками стануть конкуренти, які, у свою чергу, звертатимуться до вас, стикаючись із екзотичними замовленнями. Тому горизонтальними зв'язками в event-індустрії найкраще починати обзаводитися якомога раніше. Пам'ятайте, продажі потрібні всім, а замовник має залишитися задоволеним, з ким би вам не довелося б домовлятися.
Однак локомотивом просування event-послуг є зв'язки та чутки. Люди схильні ділитися враженнями від свят зі своїми друзями та колегами. Чим яскравіші ці враження, тим більше клієнтів ви отримаєте у найближчій перспективі. Не зайвим буде мотивувати задоволених клієнтів на написання відгуків про вашу роботу – створіть для цього спеціальний розділ на своєму сайті.
Дохід
Практика діючих сьогодні event-агентств показує, що в перші 2-3 місяці на етапі накопичення досвіду та портфоліо, компанії мають не більше 4 замовлень на місяць із середнім чеком 40000 руб. за один захід. Однак чутки поширюються швидко і, якщо ваші клієнти залишаються задоволеними, на 5-6 місяці можна сміливо розраховувати на 8-9 замовлень вартістю до 90 000 рублів на місяць. Повторимо, що ринок event-послуг в Україні нерозвинений, а тому клієнти самі шукають гарну агенцію з організації заходів.
Підбиваємо підсумки
Незважаючи на зовнішню простоту, організація свят та заходів – серйозна, відповідальна та трудомістка справа, що вимагає, до того ж, наявності хорошої організаторської хватки. Однак за правильного підходу створення event-агентства обійдеться досить недорого, а окупиться вже протягом півроку.
Згідно з дослідженнями, зараз є найкращим часом для старту власного бізнесу в event-індустрії, оскільки конкурентне поле не сформоване, а клієнтів більше, ніж постачальників послуг. Ви можете прямо зараз спробувати себе у сфері організації розваг, а ми, зі свого боку, готові допомогти вам у цьому.
Скористайтеся тижневим безкоштовним тест-драйвом віртуального номера та отримайте перших клієнтів у перші хвилини після підключення. Це дасть вам необхідні засоби для реалізації більш складних та масштабних проектів.