Відповідь на претензію щодо оплати заборгованості зразок

Важлива складова відносин із клієнтами та діловими партнерами – грамотне складання відповіді на претензію. Цей документ вказує на сумлінність організації та її бажання продовжувати співпрацю. Також написана у ввічливій формі та відповідно до вимог закону відповідь на претензію щодо оплати заборгованості допоможе вирішити питання, не доходячи до судового розгляду. Наприкінці статті можна завантажити зразок. Спочатку розглянемо загальні правила оформлення бланку.

Правила складання відповіді

Для написання відповіді лист про погашення заборгованості рекомендується використовувати фірмовий бланк організації. Якщо така не передбачена, можна взяти звичайний аркуш формату А4. Щоб документ мав офіційний вигляд, необхідно внести реквізити юридичної особи.

Найчастіше відповідь надсилається поштою. Робиться це рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Одержувач має три варіанти, як відповісти на претензійний документ.

При написанні відповіді основне завдання – відобразити думку щодо отриманої від другої сторони документації та довести ухвалене рішення до контрагента.

Нюанси щодо претензій щодо оплати заборгованості

Варто зауважити, що відсутність своєчасної відповіді може стати поштовхом до звернення контрагента до суду. Тому краще написати грамотний лист і зробити це вчасно.

Як правило, від одержувача очікується:

погашення сформованої заборгованості у встановлений термін;
гарантія того, що заборгованість буде ліквідовано.

З урахуванням зазначених вище пунктів і потрібно складати лист у відповідь.

Загальний план складання документа

Ідеальна відповідь передбачає продовження співпраці з контрагентом, який направив претензію. Хоча для документа не передбачено конкретної форми, він складається за загальним планом.

Відповіді на претензію щодо оплати заборгованості зразок включає такі пункти:

Найменування організації-боржника, ПІБ керівника.
Місце та дата написання відповіді.
Реквізити (номер та дата) претензії, на яку готується відповідь.
Перехід до тексту. Вказується, що претензію було прийнято, і щодо неї винесено рішення.
Основний текст. Можливо прийнято рішення про негайне погашення боргу чи встановлено термін, коли буде виплачена недостатня частина. Доречно вказати, чому утворилася заборгованість. Ще один хороший жест - вибачитися.
Підпис керівника організації.

У деяких випадках бланк засвідчується печаткою. Оскільки це частина документообігу з контрагентом, слід зареєструвати лист у журналі вихідних документів.

Що варто включити у відповідь керуючої компанії

Претензії щодо оплати заборгованості нерідко надсилаються керуючими компаніями. Що рекомендується зробити отримувачу?

Варто уточнити, який конкретно період утворилася заборгованість.
Запитати деталізацію боргу: за якими виплатами він утворився і через що (зростання тарифної ставки, показань приладів обліку тощо).
З'ясувати, чому претензія надсилається саме в цей час.

У такій ситуації варто включити до тексту посилання на постанову Уряду України №731 від 23.09.10 р., де запроваджується стандарт на розкриття інформації керуючими компаніями.

У яких випадках вимоги відхиляються

Як уже згадувалося, уодержувача претензії є три варіанти, як на неї відреагувати. Але коли боржник може відхилити висунуті вимоги?

Розглянемо 4 підстави.

Невиконання зобов'язань сталося з вини боржника. Подібні випадки маються на увазі у пункті договору «Обставини непереборної сили».
Невиконання зобов'язань сталося з вини ситуації, яка, хоч і не належить до форс-мажорних, не піддається контролю.
Неправильно вказано одержувача.
Вимоги, пред'явлені контрагентом, незаконні чи були прописані у договорі.

У деяких випадках, навіть незважаючи на грамотно складену відповідь на претензію, не вдається уникнути судового розгляду. Але сам факт, що документ було направлено у встановлений термін, стане для боржника додатковим плюсом. Інакше йому довелося компенсувати всі судові витрати навіть у разі рішення на його користь.

Переважно надсилати бланк поштою. Тоді буде легко довести факт відправлення документа та його отримання другою стороною. Це відображається у повідомленні про вручення.

Таким чином, відповідь на претензію є частиною сучасного бізнесу. Документ потрібно оформлювати відповідно до встановлених норм, включати посилання на закон та на пункти договору. Розумно визнати наявність заборгованості та вибачитися. Боржнику буде корисно зазначити причину несвоєчасної оплати послуг. Далі можна завантажити зразок відповіді претензію. Але це лише приклад, за детальною інформацією варто звернутися до юриста.