Відшкодування (компенсація) витрат на відрядження - замовником, підряднику

Незалежно від того, чим займається та чи інша організація, рано чи пізно всюди виникає необхідність відправити свого співробітника у відрядження.

При цьому обов'язково постає питання про те, як організувати поїздку та компенсувати витрати працівника, адже згідно з чинним законодавством нашої країни кожен наймач зобов'язаний організувати поїздку співробітника власним коштом або компенсувати понесені витрати після прибуття останнього до місця роботи.

Згідно зі статтею 168 ТК РФ, витратами на відрядження визнаються такі грошові витрати, які були пов'язані з проїздом до місця відрядження, наймом готелю або іншого житлового приміщення на час перебування в певній місцевості, а також інші обов'язкові витрати, які випливають з того факту, що людина змушена проживати поза своїм постійним будинком (добові). Сюди також включаються ті витрати, які вважаються обов'язковими, але дозволені роботодавцем.

Найбільш розширене поняття витрат на відрядження представлено в податковому законодавстві, а саме в 12 підпункті 1 пункту 264 статті НК РФ.

Тут зазначено, що з метою оподаткування податками до витрат, пов'язаних з відрядженнями, крім зазначених вище відноситься:

оформлення візи, якщо йдеться про виїзд за кордон,
паспорти,
ваучера,
запрошення,
консульські збори,
збори за в'їзд, прохід чи транзит автомобіля чи іншого транспорту,
аеродромні плати та інші витрати.

Перевіряючи податкову базу певного підприємства, податківці звіряють документи щодо відряджень саме з урахуванням останнього списку.

Під час відрядження крім вищевказанихвитрат може виникнути потреба у додаткових витратах. Найчастіше це стосується витрат на транспорт у разі необхідності додаткових поїздок.

Так, 12 пункт цього офіційного документа свідчить, що витрати на проїзд до місця відрядження і назад включають:

витрати, пов'язані з проїздом до місця перебування станції, вокзалу, аеропорту та ін. і від аналогічних будівель у місці призначення, за умови, що вони знаходяться поза межами населеного пункту, що є початковою і кінцевою точкою прибуття;
страховий внесок, пов'язаний із обов'язковим страхуванням на транспорті;
надання постільних речей (наприклад, якщо йдеться про залізничний транспорт), а також витрати, пов'язані з оформленням проїзних документів.

Якщо відрядження проходитиме у кількох населених пунктах, то аналогічні витрати мають бути враховані під час переїзду у кожне місце призначення.

Згідно з Постановою №749 для відшкодування витрат на відрядження не має значення куди відряджений працівник: усередині країни або за її межі. Але, як зазначалося раніше, закордонне відрядження має дещо розширений перелік витрат, що додатково оплачуються наймачем.

Для того, щоб відшкодування витрат не було проблематичним, а також відбулося в повному обсязі, необхідно правильно оформити цілу низку документації.

Документація

Для того щоб працівник був відправлений у відрядження на законних підставах необхідно видати відповідний наказ та (або) видати співробітнику посвідчення про відрядження. На підставі цих документів офіційно підтверджується необхідність працівника виїхати у відповідне відрядження та визначається його термін.

При цьому варто мати на увазі, що оформляючи тільки один документ, краще віддавати перевагу посвідченню на відрядження, оскільки саме там проставляються позначки про прибуття в місце призначення і виїзд назад.

Якщо відрядження відбудеться в офіційні вихідні та святкові дні, то для обліку таких витрат у податкових документах слід подати документ (частіше колективний договір або правила внутрішнього розпорядку), згідно з яким дозволено роботу у вихідні та святкові дні. Якщо такого немає, то організація може мати проблеми з податковими службами.

Правила обліку та відшкодування витрат на відрядження

Авансовий звіт

Головна мета цього документа – підтвердити витрати коштів, виданих співробітнику авансом.

Суми в рахунок авансу видаються працівнику лише на підставі відповідного наказу керівника організації із зазначенням списку осіб, які вирушають у відрядження, строку його проходження, а також мети відрядження та видачі коштів.

Так само важливою інформацією є зазначення розміру виданих коштів.

Бланк цього документа складається згідно з єдиною уніфікованою формою №АО-1. Заповнюється в єдиному екземплярі підзвітним працівником та співробітником бухгалтерського відділу підприємства.

Зразок бланка авансового звіту:

Відряджена особа заповнює на лицьовій стороні бланка такі дані:

найменування своєї організації;
дату первинного формування авансового звіту;
дані про відрядження (П.І.Б., професія або посада працівника, табельний або особистий номер);
призначення авансової суми

На зворотному боці перераховуються за пунктамивироблені витрати та суми витрат.

До бланку додаються виправдувальні документи. Усе це підлягає здачі до бухгалтерії підприємства з прибуття з відрядження.

Бухгалтер, приймаючи авансовий звіт, повинен розписатися про його отримання, проставити дату та час здачі на перевірку. Розписку про отримання необхідно передати підзвітній особі.

Після успішного закінчення перевірочних заходів на зворотному боці у відповідних графах бухгалтер проставляє суму, прийняту до обліку, і навіть рахунок, із якого відбудеться списання коштів.

Якщо сума авансу не витрачена повністю, то залишок також здається працівником бухгалтерію. Якщо ж мало місце перевитрата коштів, то вони обов'язково підлягають компенсації відповідно до видатково-касового ордера.

Добові платежі нараховуються відрядженому працівникові за кожен день перебування у відрядженні, включаючи дні, витрачені на пересування до місця призначення. Днем виїзду визнається той день, коли відбувається відбуття транспорту, на якому співробітнику поїде до місця призначення (до 24 годин включно). День прибуття також обчислюється відповідно до добового часу прибуття транспорту на місце, де відбувається постійна робота відрядженого.

Не підлягають компенсації добові витрати в тому випадку, якщо відрядження тривало лише добу або є можливість щодня повертатися до місця проживання. Можливість повернення окремо вирішується наймачем та співробітником, який вирушає у відрядження.

Транспортні витрати включають вартість проїзду будь-яким видом транспорту (крім таксі) до місця призначення, вартість страховки, ціну попереднього бронювання, а також ціну постільних речей, якщо це необхідно.

Якщо проїзнідокументи було втрачено або не було здано до бухгалтерії, то витрати на проїзд відшкодовуються за мінімальним тарифом.

Найм житла

Витрати, витрачені на оренду житлового приміщення, мають бути компенсовані у повному обсязі згідно з наданими документами, що підтверджують факт винаймання житла. Податки з цих сум не виплачуються, оскільки компенсаційні виплати не належать до доходів працівника, а покликані лише відшкодувати його витрати.

Якщо працівник із якихось причин не зміг підтвердити документально найм житлового приміщення за місцем відрядження, то йому відшкодовуються кошти згідно з наявними нормативами.

Не підлягає відшкодуванню додаткова сума витрат, пов'язана із супутніми платними послугами готелю (міні-бар, сауна, платне телебачення тощо), якщо вони враховуються окремою графою.

Харчування та інші обов'язкові послуги, зазначені у рахунку за проживання, підлягають компенсації у рахунок добових.

Якщо співробітник виїжджає у відрядження до країн СНД, він має право самостійно визначитися з місцем проживання та рівнем готелю, оскільки законом не встановлено жодних обмежень з цього приводу.

Інші витрати

Якщо співробітник відряджений за кордон, то йому мають бути відшкодовані комісійні збори, сплачені ним під час обміну валюти в країні, де відбувалося відрядження.

Також працівник при здачі документів може вказати всі витрати, вироблені ним у відрядженні та безпосередньо пов'язані з виконанням ним службового завдання.

Наприклад, до таких витрат можуть бути зараховані суми, витрачені на медичне страхування, вхідні квитки на конгрес, виставку, семінар, переклад документації з однієї мови іншою тощо.

Важливі деталі

Ніпозначок у посвідченні про відрядження: як бути?

Така ситуація може виникнути в тому випадку, коли відрядження було пов'язане не з відвідуванням організації, а з розмовою або переговорами з іншою фізичною особою, яка не має свого друку або штампу.

Щоб убезпечити себе в ході податкової перевірки документів на відрядження, рекомендується підприємству, що відправляє працівника в таке відрядження, скласти і зібрати такі документи:

видати наказ про направлення співробітника у відрядження;
зберегти проїзні документи співробітника на обидві сторони;
скласти службове завдання;
подати звіт працівника про виконану роботу;
зберегти документи, що підтверджують перебування співробітника у певному місті у конкретний час.

За наявності цього переліку документів, що підтверджують, витрати організації не будуть переведені в рахунок прибутку.

Візит за кордон

Обов'язковою умовою знаходження співробітника у закордонному відрядженні є самостійне декларування своїх витрат і доходів, пов'язаних із перебуванням в іншій країні. З юридичної особи знімається відповідальність податкового агента.

Компенсація витрат підряднику

Відповідно до укладеного з контрагентом договору підряду, може бути передбачено, що замовник зобов'язаний компенсувати підряднику всі витрати, у тому числі пов'язані з відрядженнями.

Обов'язково під час здачі роботи підрядник повинен надати повний комплект документації, пов'язаної з проведеним відрядженням та підлягає відшкодуванню.

Навіть після звільнення можна досягти оплати лікарняного листа. Дивіться, як.

Поїздка директора підприємства

При направленні у відрядження головного посадовогоособи організації застосовуються самі правові норми, як і при відрядженні інших сотрудников. Таким чином, директору також необхідно видати службове посвідчення та аванс. При необхідності видається наказ та виписується відповідне службове завдання.

Виходить, що директор сам собі підписує документи і як би сам себе відправляє у службове відрядження.

Право підпису може бути делеговано та заступникам директора на підставі відповідного локального акту.

По прибутті з відрядження директор також зобов'язаний здати підтверджуючі видаткові документи та залишки авансового платежа. При перевитраті коштів необхідно підтвердити витрати у загальному порядку.

При здійсненні відрядження, незалежно від того, куди ви прямуєте, головне – правильно заповнені документи та надання підтверджуючих паперів про витрати особи. У цьому випадку жодних проблем із компенсацією витрат не виникне.