Витяг з номенклатури справ

Як оформити витяг зі зведеної номенклатури справ для структурних підрозділів? Які відомості наводяться на титульній сторінці виписки? Яка форма прийнята для наступних аркушів, де наводиться номенклатура структурного підрозділу?

Чи потрібно наприкінці виписки вказувати:

-упорядника;

- начальника відділу діловодства;

- з ким погоджено (керівник архіву підприємства);

– дату складання виписки? Чи слід давати посилання на перелік із термінами зберігання?

Чи існують нормативні документи щодо правил оформлення виписок із номенклатури справ? У п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організації зазначено лише те, що структурні підрозділи одержують виписки відповідних розділів для використання у роботі. Де можна знайти більш детальну інформацію щодо правил їх оформлення?

Відповідно до п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»виписка з документа– це копія частини документа, завірена в установленому порядку.

Загальні правила підготовки виписок документів для внутрішнього використання, що склалися із загальної практики ділового обороту та порядку, передбаченого Указом, є такими.

У виписці повністю відтворюються реквізити бланка документа, з якого робиться виписка (у разі – номенклатури справ), причому у реквізит «Найменування виду документа» вноситься інформація у тому, що це виписка.
Реєстраційний номер та дата реєстрації (затвердження), що відтворюються на виписці, відповідають даним вихідного документа (виписка не затверджується та окремо нереєструється).
Реквізит «Підпис» оформляється таким чином: зазначаються посада, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала вихідний документ, а особистий підпис при цьому відсутній.
Оскільки виписка є, як уже говорилося, «копією, завіреною в установленому порядку», то завершує її реквізит «Позначка про засвідчення копії документа»: напис чи штамп «Вірно», посада, підпис, розшифрування підпису, дата. Друк, про яку йдеться у Указі, не потрібна, т.к. виписка призначається для використання усередині організації.

Виписку зі зведеної номенклатури справ наведено в Прикладі 1.

Остання рекомендація: щоб уникнути непорозумінь виписки керівникам структурних підрозділів слід передавати під розпис. Розписатися можна, наприклад, в єдиному для всіх аркуші отримання (Приклад 2), який потім підшитий до номенклатури і зберігатиметься разом з нею.

[1] Далі - Основні правила.

О.М. Кожанова, спеціаліст з ДНЗ та кадрового діловодства