Внутрішній опис документів в особистій справі працівника
Для чого потрібний опис
Особова справа формується:
- на кадетів, курсантів;
- держслужбовців (цивільних, співробітників правоохоронних органів, служби МНС тощо);
- військовослужбовців;
- працівників підприємств, де є секретні цехи (зокрема оборонно-промислового комплексу).
Питання, чи вести особисті справи в інших організаціях, залишається на їх розсуд. Якщо прийнято позитивне рішення, всі деталі оформлення справи на працівника, у тому числі яким чином складається опис, якщо він є, затверджуються у локальному акті підприємства.
Особова справа працівника включає:
- його автобіографію;
- заповнену анкету;
- заява про прийом на роботу;
- характеристику з минулого місця роботи;
- копії дипломів про освіту та інших документів, що вкладаються в папку під час оформлення на роботу.
Поки людина працює, її особиста справа доповнюється відомостями про заохочення, стягнення, службові записки, результати атестації тощо.
При кожному вкладенні документа до опису вноситься відповідний запис, тим самим вибудовується хронологія інформації.
Таким чином, в особистій справі містяться оригінали та копії документів, про що робиться відповідна позначка у описі.
Приклад опису документів в особовій справі працівника
Особиста справа і, відповідно, опис заповнюються постійно, поки працівник числиться у створенні.
Для кожного документа рекомендується вказувати:
- його дату та номер;
- назву;
- номер листа в особистій справі;
- є документ оригіналом чи копією.
Опис засвідчується підписом їїукладача із зазначенням дати складання.
При звільненні працівника його особиста справа вирушає до архіву. Воно закінчується заявою про звільнення або іншим документом, де зазначено причину звільнення, а також копією відповідного наказу.
Перед передачею особистої справи до архіву в описі:
- порожні поля перекреслюються літерою Z;
- робиться запис про загальну кількість документів та сторінок;
- ставиться підпис відповідального співробітника відділу кадрів (обов'язково вказується його посада та П.І.Б.) та дата здачі в архів.
Завантажити зразок опису документів в особистій справі працівника можна тут:Зразок опису в особисту справу.
Отже, особиста справа містить комплект документів щодо співробітника, що вкладаються у міру їх надходження, тобто у хронологічному порядку. Внутрішній опис дозволяє дотримуватися зазначеного порядку. У ній коротко відображено всі наявні в особовій справі документи, їх кількість, розташування всередині папки зі справою.