Враховуємо придбані ТМЦ під іншою назвою
Навіщо це потрібно і як це зробити, щоби не довелося потім сперечатися з податківцями
Необхідність враховувати надійшли товари та матеріали не під тим найменуванням, яке зазначено в накладній постачальника, в одних компаній існує постійно, в інших - виникає лише іноді. Давайте розберемося, коли може знадобитися таке перейменування і як його зробити, щоб потім не довелося доводити податківцям, що поставлений вам, наприклад, принтер і прийнятий до обліку друкувальний пристрій - це те саме.
У яких випадках доводиться перейменовувати ТМЦ
Один і той же товар різні фірми можуть продавати під різними найменуваннями. Наприклад, тканина костюмна, тканина вовняна, тканина гребенного прядіння - все це та сама тканина.
Потреба врахувати придбані ТМЦ не під тим найменуванням, яке вказав у своїх відвантажувальних документах ваш постачальник, може виникнути у вас, зокрема, якщо:
- Ви закупаєте одне й те майно в кількох постачальників, кожен із яких називає цей товар на свій лад і всі - по-різному. Якщо приходити товар із кожної партії під найменуванням, зазначеним постачальником, доведеться враховувати те саме під десятком різних найменувань. Це не тільки незручно (потрібно стежити, щоб кожну партію було продано або списано у виробництво точно під тією назвою, під якою вона рахується в обліку), а й може призвести, наприклад, до появи в обліку надлишків і нестач, що не існують насправді. пов'язаних з ними податкових донарахувань , а також до невірної оцінки ТМЦ, що списуються, якщо у вас прийнято списання не за собівартістю кожної їх одиниці, а за середньою собівартістю або за способом ФІФО ;
- ваш покупець наполягає на певному найменуванні, а воно не збігається з тим,яке вказує у відвантажувальних документах ваш постачальник. Такі вимоги, зокрема, висувають бюджетники, які мають право витрачати гроші на те, на що їм виділено фінансування;
- у вас виробництво, а облік сировини та комплектуючих побудований за їх найменуваннями та кодами, наведеними у вашій технічній документації, і вони не збігаються з вказаними вашими постачальниками;
- операції з товаром підпадають під податкову пільгу і для безпечного її використання вам важливо продавати його під тією назвою, яка наведена в нормативному документі, що встановлює пільгу або перелік товарів, що пільгуються;
- ви - експортер та при вивезенні товару вам необхідно вказати у ВМД та документах на перевезення наведене у Товарній номенклатурі зовнішньоекономічної діяльності найменування, яке не збігається із зазначеним вашим постачальником у документах на товар.
Чому можна надавати ТМЦ власне найменування
У нормативних актах, що встановлюють правила бухобліку, ви не знайдете прямого дозволу надавати вступникам ТМЦ прийняте в компанії уніфіковане найменування та відображати його в первинних документах, що супроводжують товар від приймання до реалізації або використання у виробництві.
Проте організація має вести бухоблік раціонально. Очевидно, облік одного й того ж під різними найменуваннями раціональним не назвеш (через невиправдане збільшення номенклатурних позицій, необхідність відстежувати списання ТМЦ саме під тією назвою, під якою вони рахуються в обліку, тощо).
Крім того, облік ТМЦ повинен забезпечувати контроль за їх збереженням та використанням. А роздутий номенклатурний перелік, навпаки, ускладнює такий контроль.
Як бачимо, якщо ви станете присвоювати придбаним товарам і матеріаламнайменування, виходячи з ваших потреб, це не суперечитиме принципам бухобліку. Головне, щоб ці найменування відповідали дійсності та дозволяли правильно ідентифікувати ТМЦ (очевидно, що не можна називати стільцем).
Примітка. Методичні вказівки з бухобліку МПЗ дозволяють змінити з метою належного обліку та контролю одиницю вимірювання, зазначену у відвантажувальних документах вашого постачальника, на прийняту для даних ТМЦ у вашому обліку. Оформлюють це складеним у довільній формі актом перекладу. За аналогією також можна зробити і з найменуванням товару.
Які претензії можуть висунути податківці
Бухгалтери побоюються насамперед податкових претензій – що інспектори, перевіривши документи, вирішать: компанія взяла на облік, а потім продала чи використала у виробництві зовсім не те, що купила. Адже відповідність назв, що використовуються вами і вашим постачальником, може бути далеко не завжди очевидно перевіряючим. Так, сумніви в тому, що прийнятий на облік "куточок сталевий 50 х 50" і зазначений у накладній та рахунку-фактурі постачальника "кут. мет. нержав. 50 х 50" - це те саме, навряд чи виникнуть. А ось знак рівності між "датчик-реле" та "терморегулятором" не присвячені в технічні тонкощі інспектори вже напевно не поставлять.
Ці побоювання, як показує практика, не є марними. Якщо з документів не однозначно слідуватиме, що ви взяли на облік, продали або списали у виробництво саме те, що купили, податківці можуть донарахувати:
- ПДВ, знявши відрахування вхідного податку з придбаних ТМЦ через те, що ви не прийняли їх до обліку. Адже з документів не слідуватиме, що ви оприбуткували саме те, що зазначено у рахунку-фактурі та накладній постачальника;
- податок на прибуток, знявши витрати за використанимиу виробництві чи реалізованому ТМЦ, оскільки за документами відпущено чи продано щось інше . А ринкову вартість цього "чогось іншого" якщо й визнають у витратах, то донарахують дохід у тій самій сумі. Адже у вас не буде документів, які б підтверджували придбання ТМЦ саме цього найменування, і є ризик, що перевіряльники вважатимуть їх надлишками, виявленими, але не задокументованими під час інвентаризації. І нарешті, податківці можуть вилучити з податкових витрат усі витрати, пов'язані з придбанням перейменованих ТМЦ, - на транспортування, зберігання, посередницькі послуги (якщо ви купуєте товари чи матеріали через посередника).
А в експортерів через розбіжності найменувань придбаного та потім вивезеного за кордон товару можуть виникнути складнощі з підтвердженням нульової ставки ПДВ.
Втім, зазвичай подібні претензії вдається відбити ще на стадії розгляду матеріалів перевірки (подавши заперечення) або через подання апеляційної скарги до УФНС, хоча часом доводиться судитися з податківцями. В окремих випадках чиновники навіть самі здатні визнати, що відмінності в найменуваннях – не принципові. Судячи з арбітражної практики, йти до суду змушені в основному експортери, яким у подібних ситуаціях доводилося доводити своє право на відрахування та відшкодування ПДВ не в одній інстанції.
Знижуємо податкові ризики
Потрібно оформляти документи так, щоб перейменовані ТМЦ можна було однозначно ідентифікувати як самі, що зазначені в документах вашого постачальника. Ваші дії будуть залежати від того, як часто у вас виникає потреба змінити найменування цінностей, що надходять: постійно або лише зрідка.
Перейменовувати ТМЦ доводиться постійно: складаємо таблицю відповідності найменувань
КРОК 1.Закріпіть наказом директора, що з метою належного обліку та контролю за використанням ТМЦ ваша організація веде їхній облік під найменуваннями, закріпленими у внутрішній номенклатурі.
КРОК 2. Складіть та затвердіть наказом директора:
- Внутрішню номенклатуру ТМЦ;
- таблицю відповідності кожного наведеного там найменування всім тим найменуванням, які використовують для цієї позиції ваші постачальники, а також окремо тим назвам, які вимагають вказувати в документах покупці.
КРОК 4. Слідкуйте, щоб документ, яким ви оформляєте прийняття до обліку ТМЦ (прибутковий ордер М-4 на матеріали або штамп на накладний, що замінює його, акт про прийом товару), був пов'язаний з накладною постачальника. У формі прибуткового ордера М-4 є графа, де вказують реквізити накладної постачальника. У акт, що складається в довільній формі, про прийом товару ви можете додати цю інформацію самостійно.
Таким чином ви підтвердите прийняття на облік куплених ТМЦ під іншою назвою. На те, що це можна робити за допомогою таблиці відповідності найменувань, прямо вказав Восьмий ААС.
Повертаючи товари продавцю, доведеться вказати в документах те їх найменування, яке фігурувало у його накладній та рахунку-фактурі. У зв'язку з цим у бухгалтерській програмі цю назву краще заносити приміткою до картки товару. Тоді при поверненні не доведеться піднімати паперову накладну.
Разова необхідність: уникаємо проблеми або оформляємо "зв'язуючий" документ
Найкраще, звичайно, зовсім уникнути проблеми: ще на стадії укладання договору з постачальником узгодити з ним відповідне вам або вашим покупцям найменування, яке він вкаже у відвантажувальних документах. Деякі компанії навіть видають постачальникам спеціально розроблену для цьогопам'ятку у тому, як вказувати у відвантажувальних документах найменування товарів.
На жаль, постачальник може не погодитися. Тоді на його документах зробіть відмітку, що ТМЦ ви приймаєте на облік під іншим найменуванням. У деяких компаніях представнику постачальника навіть пропонують підписати акт про ідентичність найменувань та підшивають його до накладної. В інших замість такого акта до накладної підшивають бухгалтерську довідку про те, що ТМЦ приймається до обліку під іншим найменуванням, або акт "перекладу" з одного найменування до іншого (складаючи його так само, як і при переведенні з одних одиниць виміру до інших).
Не потрібно оформлювати перейменування товару для його продажу під іншою назвою як нібито проведену переукомплектацію чи доопрацювання – це помилка. Адже насправді ви з товаром нічого не робите.
Податківцям складніше простежити рух товару, який змінює назву, по ланцюжку від постачальника до кінцевого покупця, і у них виникають підозри, що йдеться про різні товари. Затвердження внутрішньої номенклатури та таблиці відповідності найменувань дозволяє документально підтвердити, що це той самий товар, ще на стадії податкової перевірки або розгляду її матеріалів в інспекції.
п. 3, підп. "в" п. 6 Методичних вказівок
п. 50 Методичних вказівок
абз. 3 п. 50 Методичних вказівок
п. 1 ст. 172 НК РФ
підп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ
п. 20 ст. 250, п. 2 ст. 254 НК РФ