Взаємозв’язок контролю з іншими функціями управління

Контроль - це спостереження за досягненням організацією своїх цілей та коригування відхилень від них. Контроль забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і вирішення проблем, що виникають раніше, ніж вони стануть занадто серйозними.

Контроль пов'язує воєдино всі функції управління, оскільки дозволяє менеджерам підтримувати прийнятний стан справ та коригувати неправильні кроки шляхом перепланування, реорганізації чи переорієнтації. Контроль ґрунтується на зворотних зв'язках. Тому на рис.3.1 стрілка, що виходить від "контролю", йде до "планування".

контролю

Поведінка людей не єдиний фактор, який визначає ефективність контролю. Для того, щоб контроль забезпечував досягнення цілей організації, він повинен мати кілька важливих властивостей:

1)стратегічна спрямованість(Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх);

2) орієнтація на результат(Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які стоять перед організацією);

3) відповідність справі(Щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати виду діяльності, яка контролюється. Він повинен об'єктивно вимірювати та оцінювати те, що дійсно важливо);

4) своєчасність контролю (Для того, щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у швидкості або частоті його проведення. Потрібні інтервали між проведенням вимірювань чи оцінок.Значення інтервалу визначається з урахуванням часових меж основного плану, швидкості змін, витрат на проведення вимірювань та поширення отриманих результатів);

5)гнучкість(Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються);

6) простота контролю(Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, які взаємодіють із системою контролю та реалізують її);

7) економічність контролю(Для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку має бути низьким);

8) відкритість контролю.

32 Управлінські рішення та їх значення у розвитку організації. Види управлінських рішень.

Управлінське рішення–це вибір оптимальної альтернативи, здійснений керівником у межах його посадових повноважень та компетенції з урахуванням факторів зовнішнього та внутрішнього середовища організації та спрямований на досягнення цілей організації. Прийняття ефективних рішень – одна з найважливіших умов ефективного існування та розвитку організації. І якістю стратегічних і поточних рішень, прийнятих керівником, визначається рівень розвитку організації та рівень її виживання. Так само важливим реалізації функцій управління є обмін інформацією всередині організації, тобто. у системі управління персоналом.

Відбиваючи багатогранність і складність взаємодії об'єктивних і суб'єктивних чинників, які у виробничих системах, управлінські рішення відрізняються різноманіттям форм. Класифікація управлінських рішень дозволяє систематизувати інформацію та ситуації.

-за масштабамивпливу (загальні та приватні)

-За часом дії (стратегічні та оперативні)

-за прогнозованими властивостями (з опред результатом, з можливим результатом)

-за методами переробки інф-ції (алгоритмічні та евристичні)

-за кількістю критеріїв (однокритеріальні та багатокритер)

-у напрямку впливу (всередину та зовнішні)

-по глибині впливу (однорівневі та багаторівневі)

-за способом прийняття (індивід та колективні)

-за способом фіксації (письмові та усні)

Зазвичай у прийнятті управлінського рішення є різною мірою три моменти: інтуїція, судження і раціональність.

Спосіб прийняття управлінського рішення, заснований тільки на судженні, не дуже надійний, оскільки здоровий глузд зустрічається досить рідко, хоча метод є досить дешевим і швидким.

Судження дуже часто неможливо співвіднести з ситуацією, яка раніше мала місце, а менеджер прагне діяти так, як діяв раніше в іншій ситуації, а тому ризикує упустити хороший результат у новій ситуації, свідомо чи несвідомо відмовляючись від її детального аналізу.

Інтуїтивні рішеннязасновані на відчутті того, що вибір людини правильний. Характерні оперативного управління.

В основірішень, заснованих на судженні,лежать знання, осмислений досвід минулого і здоровий глузд. Характерні оперативного управління.

Раціональні рішеннязасновані на методах економічного аналізу, обґрунтування та оптимізації. Характерні для стратегічного та тактичного управління.

Менеджер, який орієнтується лише на інтуїцію, стає заручником випадковості, і його шанси на правильний вибір рішення не дуже високі.

Управлінські рішення приймаються людьми,тому їх характер великою мірою залежить від особистості менеджера, безпосередньо що у їх розробці.

Врівноважені рішенняприймає менеджер, який уважно і критично ставиться до своїх дій, гіпотез, що висуваються, та їх перевірки.

Імпульсивні рішенняхарактерні для менеджера, який легко генерує найрізноманітніші ідеї в необмеженій кількості, але не в змозі їх як слід перевірити, уточнити, оцінити.

Інертні рішення– результат обережного пошуку менеджера. Вони уточнюючі і контролюючі дії переважають над генеруванням ідей, де важко знайти оригінальність, новаторство, блиск.

Якщо менеджер не потребує ретельного обґрунтування своїх гіпотез, впевнений у собі, то може не злякатися будь-яких труднощів і ухвалити ризиковані рішення.

Обережні рішенняз'являються тоді, коли менеджер ретельно оцінює всі варіанти, критично підходить до справи. Рішення не відрізняються новизною та оригінальністю.

33 Основні етапи процесу підготовки управлінських рішень.

Будь-яке управління рішення проходить через 3 етапи:

1)З'ясування проблеми(Збір інформації, з'ясування актуальності, визначення умов, при яких ця проблема буде вирішена). Цей етап спрямовано визнання чи невизнання існуючої організації проблеми. Процес тут відбуватиметься по-різному для структурованих і неструктурованих проблем. У першому випадку визнання проблеми відбуватиметься досить прямолінійно. Якщо виробниче завдання виконано на 70%, то для її керівника очевидно, що проблема існує і проблему треба вирішити. У другому випадку визнання проблеми саме стає проблемою. Це трапиться тоді, коли є неясна танеадекватна інформація про розвиток та тенденції в організації та в її зовнішньому оточенні. Визнання проблеми є необхідною умовою для її вирішення, тому якщо проблема не існує для того, хто приймає рішення, то прийняття рішення не відбудеться.

2)Складання плану решения(розробка альтернативних варіантів рішення, зіставлення варіантів рішення з наявними ресурсами, оцінка альтернативних варіантів за соціальними наслідками, оцінка альтернативних варіантів по економ ефективності, складання програм рішення, розробка та складання детального плану рішення). Як тільки визначені фактори, що обмежують рішення, менеджер починає роботу з пошуку альтернатив або можливих напрямів дій для вирішення проблеми. Вибір альтернативи є свого роду вершиною у процесі ухвалення рішення. На цьому етапі менеджер змушений брати на себе певні зобов'язання щодо майбутнього курсу дій. Хороший попередній аналіз альтернатив дозволяє різко звузити рамки майбутнього вибору.

3)Виконання рішення(доведення рішень до конкретних виконавців, розробка заходів заохочень та покарань, контроль за виконанням рішень). Організація виконання рішення як етап передбачає координацію зусиль багатьох людей. Менеджера тут має цікавити прагнення зробити людей зацікавленими та мотивованими у реалізації рішення. І щоб рішення почати виконувати менеджер повинен проявити занепокоєння, здійснювати функції контролю. При цій системі відстеження відхилень проблеми можуть бути запобігти тим, як вони виявляться.

34 Індивідуальні та колективні методи прийняття управлінських рішень.

Індивідуальний підхід до прийняття рішень є кращим в умовах дефіциту часу. В основному, основуІндивідуального рішення становлять знання закономірностей та принципів менеджменту, правильне з'ясування отриманого завдання, правильна оцінка обстановки. Ефективність рішення буде вищою, якщо воно не шаблонне, а є результатом поєднання творчого мислення та волі керівника, якщо воно підкріплене математичними розрахунками.

Водночас важлива перевага колективних рішень – можливість врахувати досвід та знання різних людей. Колективні методи є найефективнішими з погляду досягнення максимальної об'єктивності експертної оцінки, оскільки передбачають використання широкого та представницького кола фахівців. До цих методів слід віднести такі методи:

1)Мозкова атака (штурм).Завдання методу: в умовах невизначеної ситуації розробити максимальну кількість можливих рішень. Основний принцип методу полягає у спонтанному розвитку та переплетенні виникаючих ідей відповідно до певних правил для виявлення непізнаних досі можливостей вирішення проблеми.

2)Метод Дельфі- багатотурова процедура анкетування. Після стабілізації оцінок анкетування припиняється та приймається запропоноване експертами або скориговане рішення.

3)Морфологічний метод та метод аналізу кола проблем. Методи полягають у розкладанні вихідної проблеми на компоненти або проблеми, що виникають, а потім їх подальшій розбивці на альтернативні способи реалізації. Потім складаються усі можливі варіанти поєднань. Для кожного з них або лише для найбільш перспективних варіантів складається відповідний проект.

4)Метод аналогій. Ідея методу полягає у відокремленні виниклої проблеми та спробі її вирішення за допомогою ідей з інших сфер життя та науки.

5)Випадковийимпульс.Наш розумовий апарат функціонує у вигляді самоукрупняющейся запам'ятовує системи. Обсяг уваги відрізняється обмеженістю і асоціативністю, тобто при одночасному надходженні в мозок двох сигналів за спеціально створених умов між ними повинен установитися якийсь логічний ланцюжок, який може суттєво змінити сприйняття кожного із сигналів.

6)Метод «635».Шість чоловік висловлюють по три ідеї з заданого питання за п'ять хвилин. Потім за годинниковою стрілкою листки з їхніми думками передаються. За наступні п'ять хвилин кожен учасник повинен знайомитись з усіма пропозиціями свого сусіда та деталізувати їх. Так роблять доти, доки кожен не попрацював над усіма ідеями групи. За півгодини, як максимум, готово 18 розроблених пропозицій. Наступні півгодини даються на їх обговорення, доповнення та вибір найкращого варіанта.

35 Лідерство в системі менеджменту. Якості лідера – керівника.

Лідером може бути кожен, якого визнає колектив як такий. Кращий варіант лідерства полягає у збігу менеджера та лідера в одній особі. Але це не дуже часто. Бувають випадки, коли формальні повноваження та необхідність їх реалізації у повному обсязі заважають менеджеру стати лідером. Діє чинник формальної відповідальності, виконавства рішень вищого рівня управління. Тоді у колективі виникає неформальний лідер. У умовах можливо два варіанта взаємовідносин формального і неформального лідера: або протиборств і їх протистояння, або встановлення дружніх взаємовідносин, вкладених у досягнення загальної мети управління. Звичайно, другий варіант найбільш прийнятний, але його виникнення залежить від управління, від менеджера і самогонеформального лідера

Таким чином, відмінність поняття лідера від менеджера досить велика. Лідерство не підміняє собою менеджера (керівництво), а доповнює його. Найбільший ефект управління досягається у ситуації, коли інструменти керівництва та неформального лідерства зосереджені в одних руках. В даний час хороший керівник організації - це людина, яка одночасно є менеджером і лідером, отже, ефективно управляє організацією, її формальним та неформальним середовищем.

Головні лідерські якості керівника: 1)оптимізм; 2)рішучість, вміння вирішувати проблеми; 3)толерантність і тактовність; 4)справедливість і чесність; 5)скромність; 6)впевненість у собі; 7)лідер-наставник.