Ы в ms Access
Звіт– це форматоване подання даних, яке виводиться на екран, у друк або файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості та подати їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних. Під час друку таблиць та запитів інформація видається практично у тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність подати дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд та легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки та розбитий на сторінки із зазначенням верхніх та нижніх колонтитулів.
Структура звіту в режимі Конструктора
Microsoft Access відображає дані з запиту або таблиці у звіті, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.До числа таких елементів відносяться:
Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або частина тексту документа, що констатує, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Для додавання або видалення області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вигляд команду Заголовок/примітка звіту.
Верхній колонтитул. Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, що друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалити верхній колонтитул, необхідно вибрати в меню Вигляд команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній та нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один із колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.
Область даних, розташована між верхнім та нижнімколонтитул сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, що роздруковуються для кожного з записів у таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів керування використовують список полів та панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати властивості розділу Висота значення 0.
Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється у нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номери сторінки, що друкуються знизу на кожній сторінці звіту.
Примітка. Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз наприкінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Для додавання або видалення області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вигляд команду Заголовок/примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає та видаляє області заголовка та приміток звіту
Способи створення звіту
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
Автозвіт: у стовпець
Майстер дозволяє створювати звіти з групуванням записів і є найпростішим способом створення звітів. Він поміщає вибрані поля у звіт та пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати у режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автозвіт, можна швидко створювати звіти, а потім вносити деякі зміни.
Для створення Автозвіту необхідно виконати такі дії:
У вікні бази даних натисніть на вкладці Звіти тапотім клацнути на кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт.
Виділити у списку пункт Автозвіт: у стовпець або Автозвіт: стрічковий.
У полі джерела даних клацнути на стрілці і вибрати як джерело даних таблицю чи запит.
Клацніть на кнопку ОК.
У меню Файл натисніть команду Зберегти. У вікні Зберегти у полі Ім'я звіту вказати назву звіту та клацнути на кнопці ОК.