Задіяння людей та призначення їм завдань
При залученні людей до роботи над проектом пам'ятайте наступне:
Вам необхідно додати користувачів до плану проекту. . .
ви зможете призначати їм завдання.
Через порушення цієї послідовності часто виникає плутанина під час роботи з будь-яким програмним забезпеченням управління проектами.
Посилання на інші статті серії довідкових посібників з управління проектами див. у статті Схема управління проектами.
Поради з управління проектами, які слід прочитати до початку роботи з Project.
Ось підказки, щоб допомогти вам на початкових етапах.
Довідайтеся, які типи ресурсів ви можете призначати для завдань.Після збору необхідних відомостей про завдання визначте типи ресурсів, які вам потрібні.
Людські ресурси.Саме про ці ресурси ми зазвичай згадуємо при роботі над завданнями. Керівники проектів називають їх іноді трудовими ресурсами, на відміну матеріалів та устаткування.
Корпоративні ресурси.Це трудові ресурси, управління якими здійснюється у межах організації. Корпоративні ресурси використовуються у програмі Project професійний.
Матеріальні ресурси.До цих ресурсів належать комп'ютери чи техніка, необхідна виконання роботи над завданнями.
Рольові ресурси.Визначають не конкретних осіб, а кваліфікацію для виконання певних завдань (наприклад, теслярі чи розробники).
Розгляд кількості змін тривалості ресурсівПри поміщенні кількох ресурсів у завдання очікується скорочення тривалості задачі. Однак у багатьох випадках при додаванні користувачів завдання можна застосувати ефект зворотний зв'язок. Це може призвести до додаткових витрат, додатковихкомунікацій та іншим неефективністю. Наприклад, якщо ви двічі виділили кількість архітекторів у проекті, ви можете створити новий платний міст, який швидше за все не буде швидше працювати. Project дозволяє керувати тим, що відбувається з тривалістю завдань після додавання до завдань.
Якщо ви досвідчений керівник проектів. У міру збільшення масштабу проектів з'являється більше аспектів, які потребують уваги. Тепер ви турбуєтеся про використання ресурсів інших відділів, наймання підрядників, відстеження роботи сотень людей, створення звітів для керівників та численні інші складнощі, про які ви раніше і не підозрювали. На щастя, у Microsoft Project є потрібні вам кошти.
Ось кілька порад, як досягти більшого успіху.
Перегляньте та уточніть оцінки тривалості.Скористайтеся інформацією, яку ви зібрали про поточні та схожі проекти, щоб уточнити оцінки тривалості. Точність оцінок щодо вимог до ресурсів (і, зрештою, витрат у проекті) великою мірою залежить від цього, наскільки ретельно оцінена тривалість завдань.
Слідкуйте за прогресом виконання роботи.Переконайтеся, що люди, задіяні у проекті, надсилають регулярні оновлення стану завдання. Подання та звіти в Microsoft Project допоможуть вам контролювати, чим усі зайняті.
Визначення проблем із перевищенням доступності ресурсівProject допоможе визначити, коли люди працюють над занадто великою кількістю завдань одночасно.
Слідкуйте за базовими показниками.Базові показники дозволяють отримати моментальний знімок проекту, щоб порівняти хід виконання на поточну дату з планом, складеним на початку.
Розподіляйте трудовитрати вирівнюванням.Якщоучасники проекту працюють одночасно над надто великою кількістю завдань, Project може більш реалістично відкоригувати призначення. Вирівнювання призначень ресурсів – єдиний спосіб розподілити навантаження.
Експорт даних проекту в Excel для подальшого аналізуExcel допоможе вам, коли вам знадобиться детальніший аналіз відомостей про проект. Наприклад, ви можете експортувати відомості про завдання та ресурси в Excel для розширених звітів про освоєний обсяг, а потім відобразити інформацію за допомогою спарклайн, щоб дізнатися, як витрати змінюються щодо обсягу виконаної роботи.
Крок 1. Додавання людей до проекту
Вам доведеться додати людей та інші ресурси, перш ніж ви зможете призначити їм роботу над завданнями. Інші ресурси можуть бути матеріальними (наприклад, цемент або фарба) або витратними (наприклад, оплата за авіапереліт чи обід).
Після додавання користувачів до проекту змініть робочі календарі, щоб врахувати робочий час. Project вважає, що більшість людей працюють на стандартному тижні з понеділка по п'ятницю з 8:00 до 5 годин. Але вам не потрібно дотримуватись цього робочого розкладу.
Усім потрібна відпустка. Усі іноді хворіють. І усі люблять свята. Враховуйте цей незапланований час, додаючи його до розкладу.
Ви можете додати людей у свій проект за допомогою ресурсів пулу. Він дозволяє зберігати всі відомості про користувачів в одному файлі Project, який використовуєтьсяу складі основних проектів.