Замість середнього заробітку за відрядження виплатили зарплату

Останнім часом у нашій організації працівники стали дуже рідко їздити у відрядження. Дається взнаки і бажання зменшити витрати, і різноманітність техніки, яка дозволяє швидко отримати відповідь на питання. Та й нараду можна влаштувати з партнерами з іншого міста, не виходячи із-за робочого столу. От і звикли облікові працівники від відряджень, а тому й трапився нещодавно у нас казус. Забули в табелі обліку робочого часу проставити працівникові код "К" за час знаходження у відрядженні. Бухгалтерія відповідно сплатила дні відрядження, виходячи із посадового окладу замість середньої зарплати. Згадали за два місяці. І різниця невелика, але якщо це виявить ГІТ чи інші перевіряльники, будуть санкції. Чи можна виправити ситуацію так, щоби уникнути штрафів?

У вашій ситуації неправильне заповнення табеля обліку робочого часу спричинило помилку. Добре, що ви це самі виявили. Тепер важливо все виправити, щоб уникнути негативних наслідків. Причому виправляти доведеться не лише вам, а ще й бухгалтерії. Подумаємо, як документально та юридично правильно це зробити.

Так уже вийшло

Отже «за забудькуватістю» працівнику в табелі обліку робочого часу проставили за дні відрядження «вісімки». А коли закінчився місяць, бухгалтерія нарахувала йому заробітну плату за весь місяць, як за робочі дні. Виявилася ця помилка за два місяці. У результаті ваш табель не відповідає дійсності: відбулася підміна днів відрядження днями присутності на робочому місці, а працівник отримав поточну зарплату замість належного йому середнього заробітку. Тепер вам доведеться вносити зміни в табель, а бухгалтерії - у розрахунок зарплати працівникові за часвідрядження. Зверніть увагу: перерахунок не потрібен лише у тому випадку, якщо у вашій організації встановлено доплату до середнього заробітку до поточної зарплати (коли за час відрядження середній заробіток працівника менший за зарплату).

Так має бути

Отже, в більшості випадків раніше нараховану працівникові зарплату за дні відрядження через помилку в табелі доведеться перерахувати. А основою цього буде внесене вами виправлення в табель. Подивимося, як це зробити.

Вносити виправлення до касових та банківських документів

Так можна виправити

У первинні облікові документи (до яких і табель обліку робочого дня) можуть вноситися виправлення, але лише за погодженням з учасниками господарських операцій. Будь-яке виправлення в табелі має бути обґрунтовано та підтверджено підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням дати виправлення (п. 5 ст. 9, п. 3 ст. 10 Закону про бухгалтерський облік).

Крок 1 Оформлюємо доповідну записку про виявлення помилки у табелі обліку робочого часу (приклад 1).

Саме цей документ буде підставою для видання наказу керівника про необхідність внесення виправлень у табель обліку робочого часу, в якому було допущено помилку, а також перерахунку зарплати відрядженого працівника.

Крок 2 Готуємо проект наказу про внесення змін до табеля обліку робочого часу та перерахунку зарплати відрядженого працівника (приклад 2).

Крок 3 На підставі наказу керівника складаємо коригуючий табель обліку робочого часу тільки завідрядженому співробітнику.

У графі «Дата складання» табеля потрібно буде вказати дату оформлення табеля, що коригує, а у графі «Звітний період» - місяць, коли відбулося відрядження працівника.

Один екземпляр підписаного табеля (разом з екземпляром доповідної записки чи акта) слід передати до бухгалтерії для перерахунку, а інший – підшити до справи.

Крок 4 Бухгалтерія на підставі наказу робить перерахунок зарплати працівника (з поточної зарплати за дні відрядження на середній заробіток) та відображає це в обліку та звітності.

Усі ці документи та перерахунок зарплати потрібно зробити у місяці виявлення помилки. Адже згідно з п. 5 ПБО 22/2010 помилка звітного року, виявлена до закінчення цього року, виправляється записами за відповідними рахунками бухгалтерського обліку того місяця звітного року, в якому виявлено помилку.

В ТОЙ ЖЕ ЧАС.

. ТК Україна забороняє погіршувати становище працівників порівняно з чинним законодавством. Однак законодавець не зобов'язує, але й не забороняє роботодавцю відшкодовувати різницю між середнім заробітком за час відрядження та поточною зарплатою. Нараховувати таку доплату чи ні, кожен роботодавець вирішує самостійно з урахуванням своїх можливостей (ст. 8 і 9 ТК РФ).

Тому, якщо організація (з урахуванням своїх фінансових можливостей) ухвалить рішення оплачувати час відрядження з урахуванням посадового окладу відрядженого працівника, це можна зробити так:

Варіант 1. Передбачити у трудовому чи колективному договорі та/або у локальному нормативному акті організації (наприклад, у Положенні про відрядження або у Положенні про оплату праці) можливість зберегти на час відрядження за співробітником поточну заробітну плату, яка не повинна бути меншоюсереднього заробітку цей період.

При цьому відповідно до п. 1 ст. 54 Податкового кодексу України при виявленні помилок (спотворень) у обчисленні податкової бази, що належать до минулих податкових (звітних) періодів, у поточному податковому (звітному) періоді перерахунок податкової бази та суми податку провадиться за період, у якому були здійснені зазначені помилки (спотворення) .

При перерахунку можуть виникнути дві ситуації.

Ситуація 1. Якщо поточна зарплата працівника вища за його середній заробіток, то вийде, що ви переплатили працівникові за дні відрядження.

Але чи можна утримати переплачену суму з працівника у разі?

Відповідно до ст. 137 ТК Україна роботодавець має право утримати із зарплати працівника суми, зайво виплачені йому внаслідок рахункових помилок.

МАЙТЕ НА УВАЗІ

Заробітна плата, надмірно виплачена працівнику, у тому числі при неправильному застосуванні трудового законодавства або інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, не може бути з нього стягнута, оскільки це не лічильна помилка

Якщо помилка виникла внаслідок неправильного застосування законодавства, її не можна назвати лічильною. До лічильної помилки також не відноситься використання в розрахунку неналежних вихідних даних, зокрема неправильний вибір буквеного коду в табелі обліку робочого часу («Я» замість «К»). У цьому випадку працівникові за дні відрядження виплатили поточну зарплату замість середнього заробітку. Визнати цю помилку лічильною внаслідок неправильного заповнення табеля досить складно. Швидше йдеться про неправильне застосування трудового законодавства (ст. 167 ТК Україна та п. 9 Положення про відрядження). Отже, утримати з працівника зайво виплачену суму (різницю між поточною зарплатою тасереднім заробітком) не можна. Як же треба вчинити роботодавцю?

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Крім того, у роботодавця у зв'язку з переплатою в місяці відрядження виникла недоїмка з податку на прибуток (у частині надмірно нарахованої суми оплати праці та страхових внесків із цієї суми, які були враховані при оподаткуванні прибутку). Недоїмку, що утворилася, і пені за прострочення сплати цього податку доведеться заплатити до бюджету. Такими є сумні фінансові наслідки для роботодавця внаслідок вашої помилки в табелі.

Ситуація 2. Якщо поточна зарплата працівника нижча за його середній заробіток, то у вашій ситуації ви недоплатили працівникові за дні відрядження. Належну суму доведеться доплатити працівникові, причому ще й зі сплатою відсотків (грошової компенсації) за кожен день прострочення такої недоплати у розмірі не нижче 1/300 ставки рефінансування ЦБ Україна, що діє в цей час (якщо в трудовому чи колективному договорі не передбачено більшого розміру такої компенсації). ). Підвищений розмір фінансових зобов'язань роботодавця можна встановити на регіональному рівні.

Записка про виявлення помилки в табелі обліку робочого часу

Наказ про внесення змін до табеля обліку робочого часу та перерахунку заробітної плати