Запрошуємо контрагентів на переговори та оплачуємо їх витрати Що з податками
Шаронова Є. А.
Іноді організації запрошують на офіційну зустріч ділових партнерів із інших міст. І беруть на себе всі витрати на прийом гостей. Наприклад, оплачують запрошеним на виставку чи переговори особам проїзд, проживання у готелі та харчування за весь період перебування (якщо воно не входить у вартість номера готелю). І тоді виникають питання:
- чи можна ці витрати врахувати під час обчислення прибуток;
- чи можна прийняти до відрахування ПДВ, що стосується цих витрат;
- чи треба з вартості проїзду, проживання та харчування платити "зарплатні" податки.
Відразу скажемо, що страхові внески до ПФР, ФСС, ФФОМС із вартості проїзду, проживання та харчування нараховувати не потрібно. Адже у ситуації організація оплатила витрати фізосіб, із якими вона жодних договорів не укладала - ні трудові, ні цивільно-правові виконання робіт чи надання послуг. Тобто об'єкт оподаткування внесками взагалі не виникає.
А ось про решту податків поговоримо докладніше.
Шлях 1. Безпечний та накладний
У "прибуткових" витратах вартість проїзду, харчування та проживання представників контрагентів не враховуємо. На перший погляд може здатися, що всі перераховані вище витрати - представницькі. Адже організація запросила своїх контрагентів не просто так, а з метою проведення переговорів.
Однак, на думку Мінфіну та податківців, витрати на проїзд, проживання та харчування ділових партнерів не можна врахувати у витратах під час обчислення податку на прибуток. Пояснюють вони це так:
- у складі представницьких можна врахувати лише витрати на доставку ділових партнерів до місця проведення заходу таназад. А чи не вартість їх авіа- і залізничних квитків і вартість доставки від вокзалу чи аеропорту до готелю;
- як представницькі витрати можна врахувати лише вартість харчування під час офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) з діловими партнерами, які беруть участь у переговорах з метою встановлення чи підтримання взаємного співробітництва. А не витрати на харчування протягом усього періоду перебування представників контрагентів;
- перелік представницьких витрат закритий, і витрати на проїзд, проживання та харчування ділових партнерів там не наведені.
Вхідний ПДВ, що відноситься до вартості проїзду, харчування та проживання представників контрагентів, до відрахування не приймаємо. Адже пред'явити ПДВ до вирахування можна лише за тими представницькими витратами, які враховуються при обчисленні податку на прибуток. А у нас, виходячи з позиції контролюючих органів, ця умова не виконується.
ПДФО з сплаченої вартості проїзду, харчування та проживання обчислюємо. На думку ФНП, фізособи в даному випадку отримали доходи в натуральній формі. А організація визнається податковим агентом і має обчислити з цих доходів ПДФО.
До речі, Мінфін також вважає, що якщо організація для участі у різноманітних заходах, конференціях, форумах запрошує громадян та оплачує їм проїзд та проживання, то у цих людей виникає натуральний дохід, що оподатковується ПДФО. І організація в даному випадку - податковий агент, як кажуть, з усіма наслідками, що випливають.
Оскільки грошових виплат від вашої організації фізособи не отримують і, швидше за все, до кінця року так і не отримають, то у вас немає можливості утримати ПДФО з їхнього доходу. Тому після закінчення року ви повинні:
- скласти довідки 2-ПДФО по кожній особі, якійоплачувались витрати, вказавши у яких суму доходу, і навіть суму обчисленого, але неутриманого ПДФО. У цих довідках у полі "ознака" треба вказати цифру 2, що і свідчитиме про те, що ПДФО ви утримати не можете;
- у той же термін направити такі ж довідки фізособам – одержувачам доходу.
Розповідаємо контрагентам
Якщо людина отримала довідку 2-ПДФО з доходом у сумі сплачених за неї витрат та нестримним податком, їй потрібно:
В той же час сам Мінфін каже, що якщо ви оформите оплату перерахованих вище витрат як подарунок кожному представнику контрагента, то в цьому випадку дохід, що не перевищує 4000 руб. на рік, можна буде не обкладати ПДФО (і довідки 2-ПДФО не складати) . Для цього доведеться з кожним представником контрагента укласти договір дарування. А якщо вартість подарунка (сума витрат) більше 4000 руб., то ПДФО обчислити все ж таки доведеться, правда, тільки з суми, що перевищує 4000 руб. Майте на увазі, що в цьому випадку в довідці 2-ПДФО ви вказуєте як отриманий дохід всю вартість проїзду, проживання та харчування (код доходу 2720), а також відрахування у розмірі 4000 руб. (код відрахування 501). В результаті податковою базою буде лише різниця. У цьому випадку економія на ПДФО буде лише 520 руб. (4000 руб. х 13%). Так що вирішуйте самі, будете ви морочитися і укладати договори дарування чи ні. До того ж, є ймовірність, що не всі представники контрагентів погодяться ці договори підписувати.
Висновок
Зрозуміло, що шлях 1 невигідний організації, оскільки з'являються витрати, що не враховуються при оподаткуванні. Та й вашим діловим партнерам однозначно не сподобається поява у них оподатковуваного ПДФО доходу та перспектива подання до інспекції декларації 3-ПДФО та сплати податку.
Тому, якщо виготові до суперечки з податківцями, вам є інший шлях.
Шлях 2. Спірний, але вигідний
У цьому випадку ваше головне завдання – довести, що всі ці витрати зроблено виключно у ваших інтересах. Однак одразу попереджаємо, що відстояти витрати шляхом написання заперечень на акт перевірки у начальника інспекції або у вищому податковому органі навряд чи вдасться. Швидше за все, вам таки доведеться йти до суду.
Щоб повністю врахувати витрати при обчисленні податку на прибуток та прийняти до вирахування вхідний ПДВ за ними, не треба стверджувати, що це ваші представницькі витрати. Наполягайте, що це інші обґрунтовані витрати, що враховуються відповідно до підп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ви можете заявити, що податковий орган не має права оцінювати ваші витрати на проведення ділових зустрічей з точки зору економічної ефективності та доцільності. А оскільки ці заходи проводилися для утримання наявних та залучення потенційних клієнтів, то послуги з їх проведення (включаючи проїзд, проживання та харчування запрошених осіб інших організацій) правомірно віднесено до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією. Можливо, суд вас і підтримає.
Зрозуміло, для відрахування вхідного ПДВ повинні виконуватися й інші умови - ви купуєте послуги для оподатковуваних ПДВ операцій, ці послуги прийняті до обліку та є рахунки-фактури або бланки (документи) суворої звітності, в яких виділено суму ПДВ.
Тепер щодо ПДФО. Податок з сплаченої вартості проїзду, харчування та проживання нараховувати не потрібно, оскільки ці витрати здійснено на користь вашої організації. А за ПК дохід у запрошених фізосіб виникає лише в тому випадку, якщо організація оплачує їхні витрати виключно у їхніх інтересах. Якщо ваші інспектори будутьупиратися, то скажіть їм, що навіть ФНП згодна, що оплата таких послуг не призводить до утворення доходу в натуральній формі у фізосіб, якщо ці витрати здійснюються в інтересах організації, що запросила їх.
Крім того, можна використати ще й такий аргумент: проїзд, проживання та харчування кожного представника контрагента пов'язані з виконанням кожним із них службового завдання свого роботодавця. Тобто знову ж таки всі витрати здійснюються не на користь працівника. Просто оплачує ці витрати сторона, що не відправляє, а приймаюча. А поява доходу у фізособи не повинна залежати від того, хто з партнерів сплатив витрати.
- наказ (розпорядження) керівника підприємства про організацію зустрічі, наприклад про відвідування виставки;
- попередній план зустрічі, де буде вказано загальну кількість учасників (і ваших, і контрагентів) та посади кожного учасника;
- первинні документи, що підтверджують придбання та вартість послуг (накладні, акти, рахунки-фактури, рахунки (БСО, чеки) з готелю за проживання, авіа- та залізничні квитки, рахунки (чеки ККТ) з ресторану (кафе) за харчування, товарні чеки , Інші платіжні документи);
- звіт про проведену зустріч та фактичні витрати за проведеними заходами;
- авансовий звіт вашого працівника, відповідального за зустріч.
Сукупність всіх цих документів і буде підтверджувати, що витрати обґрунтовані та зроблені з метою розвитку бізнесу та отримання прибутку у майбутньому.
Майте на увазі, що навіть якщо в рамках представницького заходу ви придбали для своїх ділових партнерів квитки в театр, музей, на концерт, екскурсію тощо, їх вартість однозначно в "прибуткових" витратах врахувати не можна. Адже витрати на організацію розваг, відпочинку,профілактики або лікування захворювань до представницьких витрат не належать. А ось вартість придбаних для представницьких заходів міцних напоїв цілком можна врахувати у витратах.
підп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ
п. 7 ст. 171 НК РФ
п. 1 ст. 210, підп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ
п. 4 ст. 226 НК РФ
підп. 4 п. 1, п. 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ
п. 28 ст. 217 НК РФ
пп. 2, 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ
підп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ
п. 1 ст. 252 НК РФ