Зберігання посадових інструкцій, Статті, Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Статті на тему
Що більше організація, то більше в ній працює співробітників, отже, необхідність регламентувати їхню трудову діяльність стає гострішою. Якнайкраще для цього підходять посадові інструкції, які чітко визначають коло обов'язків та порядок їх виконання для кожного співробітника в організації. Проте мало хто знає, як вони повинні правильно зберігатися. Саме цей момент ми розглянемо сьогодні докладніше.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- що таке посадова інструкція;
- кількість та зберігання посадових інструкцій в організації;
- основні моменти в оформленні посадових інструкцій.
Для того, щоб зробити процес роботи в організації більш злагодженим, а коло обов'язків кожного співробітника чіткішим, багато керівників видають такі внутрішні документи, як посадові інструкції. Про те, що вони регламентують і як повинні зберігатися, ми розповімо вам докладніше.
Що являє собою посадова інструкція
Посадова інструкція – це внутрішній документ, який покликаний визначати посадові обов'язки того чи іншого співробітника та чітко регламентувати порядок виконання. Більше того, посадова інструкція також може містити розділи щодо зовнішнього вигляду співробітника, якщо це впливає на його трудову діяльність (наприклад, для секретаря організації).
Наявність посадових інструкцій в організації говорить про чіткий розподіл обов'язків, а також про бажання керівника створити єдиний та злагоджений механізм роботи всього колективу. Однак у невеликих компаніях, часто, відсутня необхідність у складанні посадових інструкцій, оскількиМаленький штат співробітників дозволяє безпосередньо відстежувати роботу кожного. Якщо ж у вашій організації планується видання посадових інструкцій, то розглянемо, як це відбувається.
Як правило, розробкою посадових інструкцій займається служба ДОП за безпосередньої участі глави відділу компанії, для якого ця інструкція створюється. Наприклад, якщо виникла необхідність створення інструкції для бухгалтерів, то брати участь у цьому процесі має головний бухгалтер, який знає специфіку цієї роботи. Після складання інструкції вона має пройти погодження у голови відділу та у керівника організації.
Зазначимо, що не існує жодних обмежень щодо посад, для яких розробляються інструкції. За особливим бажанням, посадова інструкція може бути розроблена як для самого керівника організації, так і для прибиральників та вантажників.
Кількість та зберігання посадових інструкцій в організації
Здебільшого посадові інструкції в організаціях видаються у двох-трьох примірниках. Перший примірник повинен знаходитися безпосередньо в тому підрозділі організації, в якому працюють співробітники даної посади, другий примірник зберігається разом зі статутом організації та іншими розпорядчими документами, а третій може перебувати в службі ДОП як копія або у самого керівника організації.
Зазначимо, що й співробітники, котрі обіймають однакову посаду працюють у різних підрозділах (наприклад, секретарі начальників різних підрозділів), те й посадова інструкція має бути в кожного своя.
Основні моменти в оформленні посадових інструкцій
Основним регламентом, що встановлює вимоги до оформлення текстових документів, є ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 (далі —ГОСТ). І, хоча ці вимоги мають лише рекомендаційний характер, їх слід вивчити та застосовувати у максимально повному обсязі.
Так, ДСТУ встановлюється перелік реквізитів, які має містити посадова інструкція. Це найменування підприємства та самого документа, його дата та номер, місце видання документа, заголовок до тексту інструкції (найменування посади, на яку вона розроблена), грифи погодження та затвердження, підписи розробників інструкції та відмітка про те, що працівник з документом ознайомився, що містить поля для його підпису та дати ознайомлення.
Увага: Клас посадової інструкції як виду документа по ОКУД - 0200000 - "Організаційно-розпорядча документація", код, який необхідно вказати в реквізитах, 0253051.
Текст посадової інструкції має бути розбитий на кілька розділів, усередині яких, за потреби, можуть утримуватися підрозділи. У документі повинні з максимальним ступенем подробиці розглядатися такі питання, як:
- основні трудові функції та види робіт;
- повноваження та їх короткий опис;
- відповідальність та заходи покарання, які застосовуються у разі недотримання працівником вимог посадової інструкції.
Нумерація розділів та підрозділів виконується римськими цифрами, точки наприкінці їх найменувань не проставляються.
Оскільки посадова інструкція є внутрішнім документом, дія якого обмежується однією організацією, відповідно до ДЕРЖСТАНДАРТ допускається розміщувати реквізит «Узгоджено» у нижній частині зворотної сторони останнього аркуша оригіналу. Продання візи погодження на кожному аркуші також допускається.