Зберігання та знищення банківської та касової документації

Діяльність будь-якої організації пов'язана з веденням великого обсягу банківської та касової документації, яка також потребує відповідного зберігання, а у разі потреби – знищення. Про те, як правильно поводитися з подібними паперами, і йтиметься у цій статті.

Про важливість питання

Банківські документи – невід'ємна частина бухгалтерії підприємства. Вони відображають найважливіші фінансові операції та діляться на три основні типи:

касові – фіксують рух готівки (прийом та видачу з каси банку);
меморіальні – різні платіжні вимоги та доручення;
позабалансові – прибутково-витратні ордери прийняття і видачу цінностей з каси чи сховища.

У разі фінансових перевірок, а також у разі виникнення спорів подібні документи мають ключове значення. Тому до організації їх зберігання потрібно підходити з усією відповідальністю.

Відповідно до чинних вимог обов'язкового зберігання підлягають такі види банківської та касової документації:

коріння банківських чекових книжок;
контрольні касові стрічки;
прибутково-витратні ордери;
банківські повідомлення;
переказні вимоги тощо.

Найголовніше - правильно організувати і систематизувати документи для того, щоб папір, що цікавить, можна було легко знайти в потрібний момент.

Так, наприклад, у процесі поточного зберігання касові журнали рекомендується брошурувати по місяцях, а меморіальні документи підшивати щодня. В ідеалі мають бути створені електронні копії. При цьому доступ до банківської та касової документації строго обмежується.

Після закінчення терміну використання вся банківська та касова документація передається на архівнезберігання. Вимоги тут діють самі, що й інших паперів. Перед передачею у власний чи сторонній архів проводиться експертиза цінності, систематизація документів, брошурування їх у відносини зі складанням опису тощо.

Знищення

Більшість банківських і касових документів встановлено обов'язковий термін зберігання 5 років. Після закінчення цього періоду папери можуть бути знищені за умови, що у них немає незакритих справ та спірних ситуацій. Під час проведення цієї процедури складається відповідна приймально-здавальна накладна із зазначенням ваги та кількості справ, після чого документи утилізуються під контролем відповідальної особи.

Знищення документів здійснюється або силами власного архіву, або стороннього.