Життєвий цикл проекту
Будь-який проект проходить через певні стадії у своєму розвитку. Стадії життєвого циклу проекту можуть відрізнятися залежно від сфери діяльності та прийнятої системи організації робіт. Це з особливостями предметної області, у якій виконується проект. Наприклад, у проектах розробки програмного забезпечення часто виділяються такі етапи, як усвідомлення потреби в інформаційній системі, формулювання вимог, проектування системи, кодування, тестування, експлуатаційна підтримка. Однак найбільш традиційним є розбиття проекту на чотири великі етапи: ініціація проекту, планування, здійснення та завершення. Поняття життєвого циклу проекту є одним із найважливіших для менеджера, оскільки саме поточна стадія визначає завдання та види діяльності менеджера, використовувані методики та інструментальні засоби.
Життєвий цикл проекту – це проміжок часу між появою обґрунтованої концепції проекту та моментом адміністративного завершення проекту.
Кожній стадії життєвого циклу проекту відповідають групи процесів управління проектами (табл. 2.1).
Групи процесів життєвого циклу проекту
| Стадії життєвого циклу проекту | Групи процесів управління проектом |
| Ініціація | Процеси ініціації |
| Планування | Процеси планування |
| Виконання та контроль | Процеси виконання |
| Процеси аналізу | |
| Процеси управління | |
| Завершення | Процеси завершення |
p align="justify"> Процеси управління перекриваються в рамках життєвого циклу проекту, але при цьому на різних стадіях життєвого циклу різні процеси реалізуються з різною інтенсивністю (рис. 2.1).
Мал. 2.1.Активність різних груп процесів управління
На рис. 2 представлена типова схема життєвого циклу проекту.
Мал. 2. Життєвий цикл проекту
Предінвестиційна стадія проекту.
Будь-який проект починається з ідеї. Але слід розрізняти наукові ідеї та бізнес-ідеї. Первинними є наукові ідеї, вони виникають у результаті цілеспрямованої розумової діяльності. Наукова ідея, що з'явилася, повинна бути оформлена у вигляді наукового звіту, статті. Тепер наукова ідея має бути оцінена з економічної точки зору, хоча на цьому етапі можна говорити лише про потенціал.
Якщо наукова ідея визнана перспективною, вона отримає можливість розвитку та переходить у стадію наукових досліджень. У результаті наукова ідея набуває всебічного розвитку і перетворюється на наукову розробку. У разі позитивної оцінки розпочинаються дослідно-конструкторські роботи. У разі позитивної оцінки, формулюється бізнес-ідея. Бізнес-ідея, на відміну наукової ідеї, має відповідати питанням: «Як із її допомогою заробити гроші?».
На рис. 1 наведено передінвестиційну стадію життєвого циклу проекту, результатом якої є попередній бізнес-план проекту.
Мал. 1.Передінвестиційна стадія життєвого циклу проекту
Бізнес-ідея також має бути оформлена документально (бізнес-план). У документі мають бути відображені:
- альтернативні технічні та технологічні рішення;
- очікуваний попит продукції;
- терміни реалізації та складність проекту;
- правове забезпечення проекту, наявність вихідної та дозвільної документації;
- конкурентоспроможність продукції проекту;
- Оцінка економічної ефективності.
Ініціація.
Стадіяініціації. Ініціація проекту – це переконання керівництва організації (або інвесторів) у необхідності виконання проекту. Стадія ініціації проекту передбачає визначення цілей. Слід розрізняти цілі проекту та цілі продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена чи вироблена внаслідок виконання проекту.
Мета продукту - це властивості, якими повинна мати продукція проекту, що є основним матеріальним результатом.
Мета проекту – це явні та неявні цілі його основних учасників (роботи, які потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями).
Під цілями проекту тут розуміються як кінцеві результати проекту, а й обрані шляхи досягнення цих результатів (наприклад, застосовувані у проекті технології, система управління проектом). У цьому результати може бути матеріальними (продукція, будівлі, споруди, організація) і нематеріальними (знання, досвід, методи). Без чітко сформульованих цілей успішна реалізація проекту неможлива.
З іншого боку, стадія ініціації проекту може по суті мати на увазі функцію вибору проекту із можливих альтернатив. Проекти ініціюються через виникнення потреб, які потрібно задовольнити. Однак за умов дефіциту ресурсів неможливо задовольнити всі потреби без винятку. Доводиться робити вибір. Одні проекти обираються, інші відкидаються. Рішення приймаються виходячи з наявності ресурсів, і насамперед фінансових можливостей, порівняльної важливості задоволення одних потреб та ігнорування інших, порівняльної ефективності проектів.
Для порівняльного аналізу проектів на даному етапі застосовуються методи проектного аналізу, що включають фінансовий, економічний,комерційний, організаційний, екологічний, аналіз ризиків та інші види аналізу проекту. Системи для планування та управління проектами на цій стадії, як правило, використовуються в обмеженому вигляді.
На стадії ініціації проекту здійснюються такі дії:
- розробка концепції проекту – аналіз проблеми та потреби в проекті; збирання вихідних даних; визначення цілей та завдань проекту; розгляд альтернатив.
- затвердження концепції проекту;
- відкриття проекту – ухвалення рішення про початок проекту; визначення та призначення керуючого проектом; ухвалення рішення про забезпечення ресурсами.
Необхідною умовою ефективного управління проектом є ретельне документування всіх дій, що так чи інакше пов'язані з виконанням проекту. Тому результатом стадії ініціації є документ, який може бути названийпаспортом проекту, в якому зазначено:
- обґрунтування ініціації проекту – потреби, заради задоволення яких робиться цей проект;
- опис кінцевого продукту проекту (основна мета);
- певні та затверджені цілі проекту – явні та неявні цілі учасників проекту (замовника, виконавця, підрядника тощо);
- критерії успіху проекту – чисельно вимірні критерії, що дозволяють судити про успішне завершення проекту;
- клас проекту з різних ознак (масштаб, тип, складність);
- ; команда проекту (включаючи затвердженого менеджера проекту);
- Початковий план проекту.
Планування.
Планування у тому чи іншому вигляді провадиться протягом усього терміну реалізації проекту. На початку життєвого циклу проекту зазвичай розробляється неофіційний попередній план – грубеуявлення про те, що потрібно виконати у разі реалізації проекту. Рішення про вибір проекту значною мірою ґрунтується на оцінках попереднього плану. Формальне та детальне планування проекту починається після ухвалення рішення про його реалізацію. Визначаються ключові точки (віхи) проекту, формулюються завдання (роботи) та їхня взаємна залежність. Саме на цьому етапі використовуються системи для управління проектами, що надають керівнику проекту набір засобів для розробки формального плану: засоби побудови ієрархічної структури робіт, мережеві графіки та діаграми Гантта, засоби призначення та гістограми завантаження ресурсів.
Плани – це основні документи, які забезпечують взаємодію всіх учасників проекту та орієнтацію їх на досягнення кінцевої мети. Як правило, план проекту не залишається незмінним і в міру здійснення проекту зазнає постійного коригування з урахуванням поточної ситуації.
Плани розробляються всіх етапах життєвого циклу проекту й у залежність від рівня різняться концептуальні, стратегічні, поточні і оперативні плани.
Концептуальний план визначає цілі та завдання проекту. У ньому розглядаються різні можливі варіанти організації виробництва, оцінюються їх позитивні та негативні сторони, встановлюються основні точки контролю, проводиться попередня оцінка вартості та обсягів ресурсів.
Стратегічний план забезпечує загальне бачення проекту. Він встановлює:
- цільові етапи та основні точки контролю;
- Терміни завершення комплексу робіт;
- організації-виконавці та порядок їх взаємодії;
- Поетапні потреби у ресурсах.
На цьому етапі менеджер проекту узгоджує і вирішує питання, що виникають.замовником, знайомить із планом робіт свою команду. При цьому особлива увага звертається на проміжні етапи з метою розподілу робіт із окремих підрозділів.
Поточний план уточнює потреби у ресурсах, терміни виконання робіт окремими виконавцями, взаємодію між ними.
Оперативний план ще більш деталізує завдання виконавцям на невеликі відрізки часу.
Планування має значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося. Зрозуміло, що планування включає порівняно багато процесів. Проте слід вважати, що управління проектами - це переважно планування. Зусилля, що додаються для планування, слід порівнювати з цілями проекту та корисністю отриманої інформації. У ході виконання проекту процеси планування багаторазово повторюються. Змінам можуть зазнати мети проекту, його бюджет, ресурси тощо. Крім того, планування проекту – це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для того самого проекту. А пакети управління проектами можуть скласти різні розклади виконання робіт за одних і тих самих вихідних даних.
Основні процеси планування
Деякі з процесів планування мають чіткі логічні та інформаційні взаємозв'язки та виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Так, наприклад, спочатку слід визначити, з яких робіт складається проект, а потім розраховувати терміни виконання і вартість проекту. Ці основні процеси виконуються кілька разів протягом кожної стадії проекту. До основних процесів планування відносяться:
Планування цілей- розробка постановки завдання (проектне обґрунтування основних етапів та цілей проекту),
Декомпозиція цілей- декомпозиція етапів проекту на дрібніші та керовані компоненти для забезпечення більш дієвого контролю,
Визначення складу робіт проекту- складання переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту,
Визначення взаємозв'язків робіт- складання та документування технологічних взаємозв'язків між операціями,
Оцінка тривалостей чи обсягів робіт- оцінка кількості часових інтервалів, чи обсягів робіт, необхідні завершення окремих операцій,
Визначення ресурсів(людей, обладнання, матеріалів) проекту - визначення загальної кількості ресурсів усіх видів, які можуть бути використані на роботах проекту (ресурсів організації) та їх характеристик;
Призначення ресурсів- визначення ресурсів, необхідні виконання окремих операцій проекту;
Оцінка вартостей- визначення складових вартостей операцій проекту та оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу та призначення;
Складання розкладу виконання робіт- визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалостей операцій та розподілу у часі потреб у ресурсах та витрат, виходячи і з урахуванням накладених обмежень та взаємозв'язків;
Оцінка бюджету- додаток оцінок вартості до окремих компонентів проекту (етапів, стадій, термінів);
Планування якості- визначення того, які стандарти якості використовувати у проекті, та того, як відстежувати дотримання цих стандартів;
Визначення критеріїв успіху- розробка критеріїв оцінки виконання проекту.
Допоміжні процеси планування
Крім перерахованих основнихПроцесів планування є низка допоміжних процесів, необхідність у використанні яких залежить від природи конкретного проекту. Такі процеси включають:
Планування організації- визначення, документування та призначення ролей, відповідальності та взаємовідносин звітності в організації;
Планування взаємодії- визначення потоків інформації та способів взаємодії, необхідних для учасників проекту,
Ідентифікація та оцінка ризику- визначення та документування подій ризику, які можуть вплинути на проект;
Розробка реагування- визначення необхідних дій для попередження ризиків та реакції на загрозливі події;
Планування поставок- визначення того, що, як і коли має бути поставлене.
Взаємозв'язки між допоміжними підпроцесами, як і їх наявність, великою мірою залежить від природи проекту.