Журнал Мир ПК (Видавництво Відкриті Системи)
Які з нових можливостей Турбо Бухгалтера 6.0 для Windows 95 будуть дійсно корисні рядовому бухгалтеру?
Писати про "Турбо Бухгалтер" для Windows 95 (TBW) коротко - заняття невдячне. У двох словах про цей пакет фірми "ДІЦ" нічого не розповісиш, а якщо описувати можливості TBW 6.0 або 6.5 докладно, навряд чи вкладешся і в сімсот сторінок (такий загальний обсяг посібників та довідників, що додаються до продукту). Не хочу сказати, що з того моменту, коли з'явилися перші версії для Windows 95, робота з програмою сильно ускладнилася, і все ж таки багато бухгалтерів досі із задоволенням експлуатують стареньку "DOS-івську" версію 3.2+, роздруковуючи бланки балансів на принтерах Epson FX-1000 у форматі А3. Втім, усе, чим "Турбо Бухгалтер" приваблював користувачів раніше, збереглося і у версії 6.х.
Перші враження
Установка пакету не завдала особливого клопоту. Стандартний набір питань, на які відповідаєш майже не замислюючись, — і піктограма папки "Бухгалтера" займає своє місце на робочому столі. Щоправда, мені не одразу вдалося дістатися плану бухгалтерії. Дотримуючись інструкцій та здорового глузду, я вибрав у меню "План" пункт "Відкрити план бухгалтерії" і потрапив до папки "Приклад", де були два файли з планами - Total і Books. Однак при спробі відкрити план Total, "двічі клацнувши кнопкою миші по значку файлу" (як пишуть у посібниках), я отримав не сам зразковий план, а список включених до нього журналів. Після вибору того ж меню "План" пункту "План бухгалтерії" все стало на свої місця.
Екран "Бухгалтера" витриманий у світло-сірих тонах MS Office, меню виглядає дуже знайомо: "Файл", "Правка", "Вид" тощо. Але давайте почнемо з самого початку - з плану бухгалтерії.
План бухгалтерії
Будь-який бухгалтер знає, що перш ніж приступати до ведення обліку, необхідно визначити основні засади обліку руху товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) та коштів підприємства, способи оцінки зобов'язань та амортизації основних засобів, а також товарних та виробничих запасів і, звичайно ж, план рахунків бухгалтерського обліку Поняття "план бухгалтерії" схоже на поняття "план рахунків", але крім рахунків там описуються ще журнали, де реєструються факти діяльності підприємства, бланки первинних документів, з якими підприємство буде працювати, картотеки, в яких вони зберігаються, та ін.
Порівняно з минулими версіями (особливо з 3.x), план бухгалтерії містить багато нової інформації. Нагадаю, що в "Турбо Бухгалтері" план є звичайним текстовим файлом, кожен рядок якого є так званою директивою, що складається з ключового слова і наступної за ним назви файлу. Директива "РАХУНКИ" дозволяє тепер не тільки описувати балансові та позабалансові рахунки, а й пов'язувати їх з довідниками аналітичного обліку. Директива "ЗМІННІ" підключає файли з наборами констант для реєстрації записів, такі як файли історії курсів валют, що використовуються при багатовалютному обліку, а директива "ЗНАКИ", що служить для підключення файлів з описами аналітичних ознак, може відноситися як до текстових файлів, так і до картотекам (наприклад, TBW 6.0 дає можливість використовувати як аналітичний довідник картотеку, складену з карток обліку ТМЦ на складі). Операції відіграють ту ж роль, що й у попередніх версіях, тобто дозволяють записати в журнал відразу кілька проводок.
Найсуттєвіші зміни торкнулися тієї частини плану, де описуються включені до нього журнали. Журналів може бути кілька, що дужезручно: наприклад, ведеться окремий журнал з нарахування та видачі зарплати, а також інших грошових виплат співробітникам підприємства, окремий – з обліку реалізації продукції, ще один – з обліку касових операцій тощо. Можливості роботи з журналами у TBW 6 істотно розширені. Крім директиви "ЖУРНАЛ", що включає в план бухгалтерії журнал стандартного текстового формату, з'явилися директиви "ЖУРНАЛ_КАРТОТЕКА" та "РОЗДІЛ". Призначення першої зрозуміло з назви: ця директива дозволяє підключати як журнали файли картотек, навіщо вони відповідним чином обробляються. Наприклад, картотека, в якій зібрані дані про видаткові накладні, може використовуватися як журнал з обліку реалізації продукції, а картотека розрахункових відомостей — як журнал із зарплати. Директива "РОЗДІЛ" служить для підключення журналів табличного вигляду.
План бухгалтерії зручно вивчати, по черзі вибираючи у меню "План" підпункти "План бухгалтерії", "Структура обліку" тощо.
У плані рахунків з'явився принципово новий розділ — запис кореспонденції рахунків, у якому зареєстровано їхні можливі комбінації для перевірки. Що ж, для недбайливих бухгалтерів можливість додаткового контролю проводок, безперечно, буде корисною.
Аналітичні ознаки
Система аналітичних ознак добре відома користувачам Турбо Бухгалтера як потужний засіб точного ведення обліку. Бухгалтерські програми вже досить давно змагаються одна з одною в глибині аналітики: передбачається, що чим більше підрівнів у ознаки, чим глибше коріння горезвісної деревоподібної структури аналітики, тим краще. Насправді ж бухгалтера цікавить лише такий ступінь точності опису об'єкта обліку, який дозволить йому однозначно описувати будь-які операції з цим.об'єктом в облікових регістрах. І якщо необхідно отримати, скажімо, групу оборотних відомостей, об'єднаних деякою комбінацією ознак, кількість розгалужень коренів у якість не переходить.
У TBW 6.0 система аналітичних ознак знайшла свій розвиток. Набір простих і очевидних груп ознак із кількома підрівнями перетворився на складну розгалужену структуру з новими можливостями. З одного боку, можливості аналітичної системи, що значно зросли (а оцінити її якось інакше неможливо — це саме система) дозволяють їй виконати практично будь-які завдання. З іншого боку, в результаті не могла не ускладнитися налаштування, та й проектування аналітичних схем стало зовсім не простою справою.
У описі структури аналітики може визначатися жорстка прив'язка довідників аналітичного обліку до рахунків бухгалтерського обліку. У цьому випадку всі записи по рахунках мають містити вказівки на елементи аналітичних довідників. Турбо Бухгалтер дозволяє тепер використовувати групи аналітичних ознак для ведення кількісного обліку на складі. Наскільки життєздатний цей підхід, важко сказати, але так чи інакше фірма "ДІЦ" його реалізувала.
Хотілося б відзначити ще одну нову якість аналітичної системи — можливість створювати набори аналітичних довідників у вигляді картотек. Завдяки цьому TBW здатний успішно обробляти великі списки однотипних об'єктів, наприклад, контрагентів або товарів. Взагалі картотеки у версії 6.0 і відіграють дуже істотну функціональну роль. У прикладі плану бухгалтерії, включеному в постачання пакета, практично всі операції підприємства та всі облікові записи зберігаються у формі картотек, складених на основі первинних документів.
До речі, самі бланки змінилися, їхопис став значно складнішим. Основна особливість - це розбиття опису бланка на дві частини: опис шаблону та опис змінних. З'явилася можливість малювати на бланках елементи керування (різного роду кнопки) і вводити додаткові рядки. Крім того, тепер бланки із однієї картотеки можуть посилатися на бланки з іншої.
Операції, як і раніше, є засобом для написання декількох проводок одночасно. Але тепер у розділі "Операції" з'явилися описи функцій (директива "ФУНК") та операції з картотек. Причому включені вони з позначкою "Не видаляти!", оскільки використовуються у різних бланках, картотеках та операціях. Не знаю, чи дійсно потрібна така кількість окремих функцій. Скажімо, "ФУНК ПДВ_Втч" просто обчислює ПДВ. Раніше ПДВ вимагалося обчислювати в описі операцій, але це не становило особливих труднощів.
Операцій у постачанні теж безліч, просто очі розбігаються. З їх допомогою зручно проводити розрахунок заробітної плати та прибуткового податку, корисна та операція розрахунку амортизації для певних амортизаційних відрахувань. А ось група операцій "Д60 - ОПЛАТА Постачальнику" сподобалася мені менше. Вона складається з операції "К50" (оплата постачальнику з каси) з обов'язковою ознакою "Угода: ПОСТ", операцій "К51", "К52" і т. д., тоді як більш логічним є рішення з однією операцією "ОПЛАТА" та змінними "Деб" та "Кре", які просто змінюють значення залежно від того, звідки і куди здійснюється оплата. Що ж до операції "РАСЧ.ВЫРУЧКА_И_ ПДВ", то вона, правду кажучи, повинна викликати подив у бухгалтерів, оскільки при розрахунку виручки ненульове сальдо за кожним покупцем за рахунками 62 і 64, як правило, все одно доводиться вивіряти вручну: автоматичнийрозрахунок податків можливий лише за абсолютної впевненості у вихідних даних.
І насамкінець кілька слів про звіти і про структуру самої програми. Звітів у ній багато, мабуть, навіть дуже багато: не так легко знайти у величезному сховищі найрізноманітніших звітів, скажімо, головну книгу: "З дебету в кредит рахунків". Краще було б тримати найпопулярніші серед бухгалтерів звіти "ближче до поверхні".
У TBW 6.0 практично всі записи пропонується вести, використовуючи картотеки первинних документів, але це не зовсім зручно. Наприклад, для реєстрації товарного руху чомусь використовується окрема спеціальна картотека, а не картотеки накладних на надходження та відвантаження. Те саме можна сказати і про розрахунок зарплати. Для бухгалтера звично розраховувати нараховану зарплату за розрахунковою відомістю, видавати за платіжною та безпосередньо на основі цих документів робити записи в облікових регістрах. А у програмі для цієї мети є окрема спеціальна картотека, бланки якої формуються на основі розрахункової та платіжної відомостей.
Ідея запису проводок із первинних документів не нова, багато програм саме так і ведуть облік. У TBW 6.0 налаштування подібної схеми вимагатиме чимало часу.