Журнал обліку особових справ працівників

При оформленні трудових відносин на новоявленого співробітника у відділі кадрів заводиться особиста справа. Усі оформлені справи реєструються у журналі обліку особових справ працівників. Нижче наведено зразок такого журналу. У цій статті ми відповімо на деякі питання, що цікавлять, щодо роботи з зазначеним вище документом.

Особова справа співробітника

Незважаючи на те, що оформлення та ведення індивідуальних справ працівників є справою добровільною, багато організацій зобов'язали свої кадрові служби працювати зі справами співробітників. Згодом це значно спрощує роботу, оскільки всю інформацію систематизовано, і її пошук займає мінімум часу.

Що входить у особисту справу працівника

Особиста справа є папкою з вшитими в неї документами (або копіями) на окремого працівника. Розглянемо перелік документації у справі працівника:

заяву працівника про прийом його на роботу;
трудовий договір, який укладався із найманим працівником під час оформлення трудових відносин. А також усі додаткові угоди до цього договору;
особистий листок з обліку кадрів та доповнення до нього;
власноруч заповнена співробітником анкета чи написана їм автобіографія;
копія документів про здобуття освіти;
витяги з наказів про затвердження на посаді;
посадова інструкція;
характеристики на співробітника, рекомендаційні листи, якщо такі є;
ксерокопії паспорта, свідоцтва про шлюб, народження дітей тощо;
копії чи виписки кадрових наказів (переведення будь-яку посаду, подання тощо);
документи про нагородження, заохочення;
відомості про порушення, стягнення;
інші документи, які стосуються конкретному сотруднику.

Кадровик, який працює зі справами співробітників підприємства, повинен знати, що входить у особисту справу працівника. Із цього приводу у нього є необхідна інструкція.

Як правильно оформити особисту справу працівника?

Оформлення персональної справи співробітника починається із правильного заповнення титульного листа. На цьому аркуші вказується прізвище, ім'я, по батькові співробітника, дата початку роботи в організації (вона збігається з датою оформлення справи) та номер. Записи виконуються акуратним почерком, чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору. Бажано при внесенні інформації уникати помарок та виправлень.

Далі йде по порядку вся наявна інформація на паперових носіях. Особиста справа поповнюється документами принаймні їх надходження під час роботи у організації.

В особистій справі обов'язково має бути опис. Це список усієї документації, підшитої у персональну справу. У ньому по кожному документу відображається така інформація:

назва документу;
дата підшивки документа;
кількість аркушів внесеного документа;
при вилученні документа з особової справи зазначається дата вилучення, ким і чому бал вилучено;
складений опис засвідчується уповноваженим фахівцем.

Tитульний лист особистої справи працівника зразок

Як зазначалося раніше, під час вилучення з особового справи будь-якого документа, у внутрішній опис ставиться певна позначка. На місце вилученого документа вкладають довідку-заступника. У довідці відображено коли, ким, з метою, який термін було зроблено вилучення документа. Цю довідку засвідчують підписами співробітник, який видав документ, татой, хто його одержав. Будь-яке вилучення документів зі справи працівника можливе лише з дозволу керівника підприємства чи начальника відділу кадрів.

Бувають випадки, коли доводиться вносити виправлення до титульного листа чи опис документів. Це трапляється, коли людина змінює прізвище або інші дані, а також якщо уточнююча інформація відрізняється від внесених даних (наприклад, неправильно записано по батькові).У цій ситуації кадровик повинен завірити внесені виправлення печаткою підприємства та своїм підписом.

Бажано помістити у справу працівника його фотографію. На звороті знімка пишеться прізвище, ім'я, по батькові зображеного співробітника. Інформація засвідчується підписом кадрового спеціаліста та печаткою роботодавця. Не зайвим буде вказати дату фотографування.

Усі особисті справи співробітників зшиваються та фіксуються у журналі реєстрації особових справ працівників.

Ведення особових справ працівників

Особисті справи працівників на даний момент співробітників зберігаються у відділі кадрів. Для них виділяється вогнетривка шафа, яку закривають на замок і опечатують.

Доступ до бази особових справ має начальник відділу кадрів та спеціаліст, який працює з цими документами. Спеціаліст по роботі з особовими справами призначається наказом і проходить спеціальний інструктаж, у якому відображено його обов'язки та інструкцію про те, що має бути в особовій справі працівника, та як правильно їх оформлювати. Кадровик також зобов'язаний ознайомитись під розпис із Положенням про обробку та захист персональних даних найманих робітників, прийнятим на підприємстві.

У разі потреби інформацією з особових справ можуть скористатися начальники підрозділів, де здійснює свою трудову діяльність співробітник. Для отримання необхідних відомостейзаінтересована особа має звернутися до начальника відділу кадрів, також допускається звернутися до керівника підприємства. Далі видається наказ, який надає дозвіл на ознайомлення з необхідними документами. Видається лише та інформація, що відповідає надісланому запиту. Перш ніж одержати цікаві для цього відомості, керівник підрозділу або інша посадова особа проходить ознайомлення із затвердженим на підприємстві Положенням про персональні дані працівників і засвідчує це підписом.

Вільний доступ до особистої справи має лише сам працівник. Справа може бути видана йому під розпис до кінця робочого дня. Після цього папка з документами повертається на своє місце.

Скільки років зберігаються особисті справи працівників?

Після звільнення або виходу на пенсію справи працівників можуть бути передані на нове місце роботи (за винятком за спеціальним запитом) або відправлені на зберігання до архіву.

При цьому термін зберігання документів у кадровій службі становить: 10 років для державних службовців та три роки для решти.

При передачі справи в архів воно зшивається, нумерується та описується. Правильно оформлена особиста справа передається до архіву, де зберігається протягом 75 років.

Після закінчення цього терміну персональні справи працівників знищуються. Винятком є документи громадян, які обіймали керівні посади, мали урядові нагороди та різні звання тощо. Такі справи зберігаються постійно та знищення не підлягають.

Оформлення та подальше ведення особових справ співробітників потребує додаткових тимчасових та кадрових ресурсів. Але правильно сформована база особистих даних є хорошим помічником у роботі кадровика та керівника підприємства.