Змінні відомості
Порівнювальна відомість є основним документом під час проведення інвентаризації товарів. Підсистема інвентаризації дозволяє сформувати та надрукувати інвентаризаційні ярлики, забезпечити введення результатів з ярликів, за введеними ярликами сформувати інвентаризаційний опис. Після цього в системі готується ряд документів, що коригують, на основі Змінної відомості. Підтримується також автоматизоване проведення інвентаризації з допомогою терміналів збору даних.
Система допускає проведення "міні-інвентаризації", наприклад, за деякою групою товарів або навіть окремим товаром. При цьому слід пам'ятати, що на момент проведення інвентаризації мають бути правильні документальні залишки товарів, тобто всі документи, що належать до даного товару, повинні бути введені та “затверджені”.
Слід також нагадати, що після проведення інвентаризації жодні виправлення документів, що належать до періоду до проведення інвентаризації, стають неприпустимими, оскільки вони роблять неправильними результати проведеної інвентаризації.
Заголовок Змінної відомості:
Кнопка «Створити Ярлики» - СтворитиІнвентаризаційні Ярлики, тобто порожні пронумеровані бланки, які заповнюватимуться вручну та залишатимуться біля порахованого товару до кінця інвентаризації. Застосування цих ярликів виключає повторний рахунок чи неврахування будь-яких товарів. При натисканні на цю кнопку з'являється вікно керування формуванням інвентаризаційних ярликів:
Кожній людині, яка проводитиме інвентаризацію, видається кілька пронумерованих Інвентаризаційних Ярликів. Ярлики видаються під строгу відповідальність і повинні буду потім повернуті в тій же кількості заповненимипідписом. В Інвентаризаційний Ярлик заноситься наступна інформація:НайменуваннятаШтрихкодтовару,Кількістьтовару,Цінатовару,Місцезнаходження товару (стелаж, ряд, місце),ПриміткатаПідпис:
Після перевірки наявності ярликів біля всіх товарів всі ярлики збираються. На основі даних про фактичну кількість товарів заповнюється електронний опис ярликів (лист «Ярлики»). Причому, у цьому описі може бути кілька Ярликів на той самий товар, але розташований у різних місцях ділянки.
Кнопка «Створити Опис». При натисканні на цю кнопку з'являється вікно Перерахунку відомості по ярликам:
Після натискання на кнопку "ОК" автоматично формуєтьсяІнвентаризаційний Опис за введеними Інвентаризаційними Ярликами.
Кнопка "Ярлики" - вхід у вікно опису Інвентаризаційних Ярликів.
На аркуші "Товари" розташований Список товарів Змінної Відомості:
Призначення основних кнопок списку товарів аналогічне до призначення кнопок списку товарів будь-якого документа. Відмінності є лише у кількох кнопок:
- Відзначити перелік товарів за умовою фільтра. У формі визначення запиту на позначку товарів документа по фільтру є три додаткові прапорці:
"Надлишки" - Відзначити товари, за якими інвентаризація виявила надлишки; "Нестача" - Відзначити товари, за якими інвентаризація виявила нестачу; "Тільки некомпенсовані" - Відзначити тільки нескомпенсовані товари (тобто товари, на які поки що не сформовані компенсуючі документи).
- Виконати експорт товарів до документа, що коригує. Компенсуючим документом може бути абоАкт Списання товарів, абоПрибуткова накладна.
Кнопка "Списання" - Відзначити товари, що підлягають списанню (відсутні) і сформуватиАкт Списання. Кнопка "Прихід" - Відзначити товари, що підлягають приходу (надлишки) і сформуватиПрибуткову накладну.
Запис про товар Порівняльна відомість:
Оператор вводить тількиКод Товару таФактична кількість. Інші поля форми заповнюються автоматично.Документальна Кількість товару - це поточний залишок товару на момент проведення інвентаризації. Тому, на момент проведення інвентаризації, мають бути правильні документальні залишки товарів, тобто всі документи, що належать до цього товару, повинні бути введені та “затверджені”.
Слід також пам'ятати, що після проведення інвентаризації ніякі виправлення документів, що належать до періоду до інвентаризації, стають неприпустимими, оскільки вони роблять неправильними результати проведеної інвентаризації.