Зовнішнє ділове листування як складова іміджу успішної компанії.
Значення зовнішньоділового листування для формування іміджу компанії
У діловому світі дуже велику вагу мають документи: договори, розписки, квитанції та багато іншого. І це не данина бюрократизму, а справжнісінька необхідність. Як, наприклад, закликати до відповіді недобросовісного партнера, які мають укладеного договору із нею. Або, скажімо, у партнері ви впевнені на сто відсотків, усно з ним домовилися про якісь зобов'язання, але не зрозуміли один одного в кількох пунктах. Або взагалі забули деякі з них. Написане пером, не вирубаєш сокирою, як усі знають.
Ділове лист є спеціальним типом документів, менш жорстко регламентованим, ніж договір чи постанову, але мають юридичну значимість. Ділове листування реєструється та зберігається в обох організаціях, як вихідна та вхідна документація.
Сучасні форми листування, які прийняті у міжнародному спілкуванні, склалися близько 150 років тому в Англії.
Слід пам'ятати, що за кордоном формальним сторонам кореспонденції надається більше уваги, ніж у нас.
Лист прийнято писати на бланках організації, де вже є реквізити установи чи фірми-відправника. Зовнішній вигляд бланка - це своєрідна візитна картка, тому до нього слід ставитись з усією серйозністю.
Адреса одержувача пишеться двічі: на конверті з правого боку внизу та у лівому верхньому кутку листа.
Ввічливість вимагає постановки перед ініціалами одного зі скорочень «Пану» («Панові»), «Пані» («Пані») або «Пані» («Панам»).
У країнах арабського Сходу перераховується довгий ряд імен предків - Ахмед ібн (син) Мухамед ібн Хасан ібн Хусейн або Фатіма бинт (дочка) Хасан і т.д.
У більшостікраїн прийнято писати спочатку ім'я, потім прізвище. Проте є винятки. У Китаї, наприклад, на першому місці стоїть прізвище, а потім ім'я – Ден Сяопінь.
Слова «Пан» та «Пані» завжди скорочуються до «Пан» та «Пані». Вони ніколи не використовуються самостійно, без прізвища. Такі звання та титули, як генерал, полковник, професор чи президент, переважно писати повністю, особливо на конверті листа.
В Англії часто використовується ввічливе звернення "Есквайр", скорочено "Еск." («Esquier - Esq.»). Звернення «Есквайєр» ніколи не вживається разом зі словом «Пан».
Якщо ви хочете надіслати лист особисто кореспондентові, то після прізвища слід поставити «особисто» («Private» - Англія, «Personal» - США, «Confidential» - Англія, США).
При пересиланні в конверті невеликих брошур буклетів пишуть «Друкована».
Слід зазначити, що всі співробітники компанії мають дотримуватись єдиного корпоративного стилю написання ділового листа. Щоб наочно продемонструвати важливість цього чинника на формування позитивного іміджу компанії, розглянемо наступний наочний приклад.
Ведеться листування з компанією щодо співпраці. Спершу одним писала Анастасія. Клієнт відповів. Через тиждень пише Марія (при цьому використовується вже інший стиль оформлення тексту) з тієї ж компанії з того ж питання. Немає привітання, багато граматичних помилок.
Можливо, за тиждень багато що змінилося, і клієнт взагалі більше не потребує таких послуг. Тим більше від компанії, де не дотримуються елементарних правил пристойності та правил оформлення ділового листування (відсутня вітання, допускаються граматичні помилки, використовуються різні стилі оформлення, з одного питання без пояснення причинспілкуються різні співробітники, терміни на запит дуже великі).
Взагалі, за станом документів у компанії багато що можна сказати про те, як вона працює, наскільки ефективна. Якщо в документах "сумбур", їх постійно втрачають, дуже велика ймовірність, що в компанії погана організація, безвідповідальність і звідси - імідж ненадійного партнера.
Зараз найбільш поширеним способом ділового листування та спілкування є інтернет – адже таким чином набагато зручніше та швидше передати необхідну інформацію. Ділова листування відіграє важливу роль у спілкуванні з клієнтами, партнерами, постачальниками тощо. Сідаючи за комп'ютер, щоб написати діловий лист вперше, відразу виникає безліч питань: як правильно почати і закінчити лист, у якій послідовності розмістити інформацію, які слова слід вживати, як оформити лист та ін.
Адже діловий лист – це свого роду візитна картка компанії. Тому грамотно складений діловий лист – запорука формування позитивного іміджу компанії. Отже, розглянемо структуру ділового листа.
Наступний розділ – основна частина, де викладається основна ідея та суть ділового листа.
Далі слідує коротке резюме, підбиття підсумків. Тут найчастіше вживаються такі фрази: «Сподіваємося/сподіваюся…», «Упевнений/впевнені…», «Просимо вибачити за затримку з відповіддю» тощо.
Іноді після підпису у діловому листі розміщується посткриптум (PS). Тут можна коротко викласти ту інформацію, яка має непряме відношення до листа.
Грамотно складений діловий лист дозволяє створити позитивний імідж компанії.
Грамотне ведення листування буде сприяти підтримці іміджу вашої компанії на висоті. Тому я пропоную вам ознайомитися зелементарними правилами складання листів:
3. Дотримуйтесь композиції ділового листа: звернення, тема, основний текст, висновок, підпис. Якщо ви надсилаєте електронною поштою вкладені файли, пишіть назву кожного з них на латиниці: otchet, plan, shema.
6. В основному тексті ви можете докладніше розкрити тему, описати ситуацію, що склалася, запропонувати варіанти рішення, поділитися своїми міркуваннями. Оптимально - 2-3 абзаци.
Бувають ситуації, коли ви чекаєте на відповідь, яка має для вас важливість. Отримавши цей лист, слід надіслати партнеру листа з подякою за надану відповідь.
Чудернацькі, солодкі вирази недоречні в рамках ділового листування. Виставляти свої вимоги, так само, як і відповідати на листи-претензії, необхідно в спокійній формі, не вживаючи різких виразів. Якщо лист підписано керівником, то лист у відповідь слід надсилати на його ім'я. Те саме в ситуації з конкретною посадовою особою.
Етикет ділового листування передбачає використання у тексті листа заключних фраз. Тим більше, якщо лист починається із звернення. Заключна фраза вказується під перед підписом.
Важливою особливістю ділового листування є те, що на будь-які листи – паперові та електронні – слід оперативно відповідати. Якщо це не дотримується, ваша репутація може значно постраждати.