Зразкове положення про архів державної установи, організації, підприємства - зразок 2019
Тип документа: Положення
Щоб зберегти зразок цього документа собі на комп'ютер, перейдіть за посиланням для скачування.
Розмір файлу: 15,2 кб
Бланк документа
Завантажити зразок документа
ПРО АРХІВ ДЕРЖАВНОЇ УСТАНОВИ,
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
До передачі на державне зберігання ці документи тимчасово, в межах, встановлених Державною архівною службою України, зберігаються в установах, організаціях, підприємствах.
1.2. Установи забезпечують збереження, облік, відбір, упорядкування та використання документів Архівного фонду України, які утворюються в їхній діяльності. Відповідно до правил, що встановлюються Державною архівною службою, забезпечують своєчасну передачу цих документів на державне зберігання.
Усі роботи, пов'язані з підготовкою, транспортуванням та передачею архівних документів, виконуються силами і за рахунок установ.
За втрату та псування документів Архівного фонду України посадові особи установ несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.
1.3. В установах для зберігання документів Архівного фонду України та закінчених діловодством документів практичного призначення, їх відбору, обліку, використання та підготовки до передачі на державне зберігання створюються архіви.
Установи забезпечують архіви необхідним приміщенням, обладнанням та кадрами.
1.4. Архів установи створюється як самостійний підрозділ, очолюване завідувачем архівом, або його функції покладаються на особу, відповідальну за ведення архіву.
1.5. У своїй роботі архів установи керуєтьсязаконодавством України, законодавчими актами з архівної справи, наказами, вказівками вищих організацій, керівництва установи, правилами та іншими нормативно-методичними документами Комітету у справах архівів при Уряді України, методичними документами відповідної установи Державної архівної служби та цим Положенням.
1.6. Положення про архів установи розробляється на підставі Приблизного положення та затверджується керівництвом установи за погодженням з відповідною установою Державної архівної служби.
1.7. Архів установи працює за планами, що затверджуються керівництвом установи, та звітує перед ним у своїй роботі.
1.8. Контроль над діяльністю архіву установи здійснює керівництво установи.
1.9. Організаційно-методичне керівництво діяльністю архіву установи здійснює відповідну установу Державної архівної служби.
2. СКЛАД ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ
До архіву надходять:
2.1. Закінчені діловодством установи документи постійного зберігання, що утворилися в діяльності структурних підрозділів, документи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, необхідні у практичній діяльності, документи з особового складу.
2.2. Документи постійного зберігання та за особовим складом установ-попередників.
2.3. Документи постійного зберігання та за особовим складом ліквідованих установ, безпосередньо підпорядкованих даній організації.
Документи з особового складу можуть надходити до відповідного архіву документів з особового складу при місцевому органі виконавчої влади.
2.4. Особисті фонди провідних працівників установи, що надійшли до архіву.
2.5. Службові та відомчі видання.
2.6. Науково-довідковий апарат для документів архіву.
3. ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ АРХІВУ
3.1. Основними завданнями архіву є:
3.1.1. Комплектування документами, склад яких передбачено розділом 2 цього Положення.
3.1.2. Облік, забезпечення безпеки, створення науково-довідкового апарату, використання документів, які у архіві.
3.1.3. Підготовка та своєчасна передача документів Архівного фонду України на державне зберігання з дотриманням вимог, що встановлюються Державною архівною службою РФ.
3.1.4. Здійснення контролю над формуванням та оформленням справ у діловодстві установи.
3.2. Відповідно до покладених на нього завдань архів здійснює такі функції:
3.2.1. Приймає пізніше як за 3 роки після завершення діловодством, враховує і зберігає документи структурних підрозділів установи, оброблені відповідно до вимог, встановленими Державною архівною службою РФ.
3.2.2. Розробляє та погоджує з відповідним архівним органом графіки подання описів на розгляд експертно-перевірочної комісії відповідної установи ДАС України та передачі документів Архівного фонду України на державне зберігання.
3.2.3. Складає і репрезентує не пізніше ніж через 2 роки після завершення діловодством річні розділи описів справ постійного зберігання та за особовим складом на розгляд експертної служби установи та експертно-перевірочної комісії відповідної установи ГАС РФ.
3.2.4. Здійснює облік та забезпечує повну безпеку прийнятих справ.
3.2.5. Створює, поповнює та вдосконалює науково-довідковий апарат до справ і документів, що зберігаються в архіві,забезпечує його наступність із науково-довідковим апаратом відповідного державного архіву.
3.2.6. Організує використання документів:
інформує керівництво та працівників установи про склад та зміст документів архіву;
видає в установленому порядку справи, документи чи копії документів з метою службового та наукового використання для роботи у приміщенні архіву;
веде облік використання документів, які у архіві.
3.2.7. Проводить експертизу цінності документів, що зберігаються в архіві, бере участь у роботі експертної комісії установи.
3.2.8. Надає методичну допомогу службі діловодства у складанні номенклатури справ установи, контролює правильність формування та оформлення справ у діловодстві, а також підготовку справ до передачі до архіву установи.
3.2.9. Бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби діловодства установи.
3.2.10. Щорічно подає до відповідного державного архіву відомості про склад та обсяг документів за встановленою формою.
3.2.11. Підготовляє та в установленому порядку передає на зберігання до відповідного державного архіву документи Архівного фонду України.
Для виконання покладених завдань та функцій архів має право:
4.1. Контролювати виконання встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах установи.
4.2. Запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідних роботи архіву, з урахуванням забезпечення виконання всіх покладених на архів завдань і функций.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗАВЕДНОГО АРХІВОМ
5.1. Завідувач архіву несе відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій.