§1.2. Структура запасів та її основні елементи
Розглянемо структуру запасів та її основні елементи. Виробничі запаси можна класифікувати за належністю до однієї з великих груп.
Перша група - це сировина та матеріали. Під ними мається на увазі будь-яка річ, з якої підприємство розпочинає виробництво. Сировиною може бути залізняк для металургійних заводів, або вже сталь для автомобільної промисловості.
Другою групою виробничих запасів незавершене виробництво. Наскільки значна ця частина виробничих запасів залежить великою мірою від тривалості виробничого циклу. Для виробників літаків, наприклад незавершене виробництво може бути значно за обсягами.
Третьою групою виробничих запасів є готова продукція, тобто. продукція, готова до відправки та продажу.
1) забезпечення поточної виробничої діяльності (поточні запаси сировини та матеріалів);
2) забезпечення поточної збутової діяльності (поточні запаси готової продукції);
3) накопичення сезонних запасів, які забезпечують господарський процес у майбутньому періоді (сезонні запаси сировини, матеріалів та готової продукції) тощо.
Наявність товарно-матеріальних запасів у підприємства (матеріалів, готової продукції, незавершеного виробництва) надає подвійне впливом геть фінансовий стан організації.
1) можна оперативно виконати замовлення покупця внаслідок достатнього рівня запасів;
2) створення великих запасів дозволить виконати велике замовлення, оперативно задовольнити попит, що збільшився;
3) закупівлі у великій кількості, як правило, дозволяють досягти суттєвих знижок.
Таким чином, з одного боку, підприємству вигідно завозити сировину та матеріали якомога вищими партіями. Чим вищий розмірпартії поставки, тим нижче сукупний розмір операційних витрат з розміщення замовлень у певному періоді (оформлення замовлень, доставки замовлених товарів на склад та їх приймання на складі). Графічно це може бути представлено в такий спосіб
(рис. 3)
Також наявність запасів готової продукції при попиті, що збільшився, або правильний розрахунок сезонних коливань, що дозволяє постійно і в повному обсязі забезпечувати виробництво, дозволять підприємству здійснити більший обсяг продажів, збільшити свою частку ринку, що позитивно позначиться на всій фінансово-господарській діяльності підприємства.
Проте й негативний вплив наявності запасів для підприємства.
1) формування великих замовлень пов'язане із виникненням поставлених витрат (упущеної вигоди внаслідок відмови від альтернативних напрямів використання ресурсів);
2) виникають додаткові витрати на зберігання, перевезення, страхування запасів;
3) виникають можливі збитки, пов'язані із старінням продукції, її псування.
Ефективне управління запасами дозволяє знизити тривалість виробничого та всього операційного циклу, зменшити поточні витрати на їх зберігання, звільнити з поточного господарського обороту частину фінансових коштів, реінвестуючи їх в інші активи. Забезпечення цієї ефективності досягається за рахунок розробки та реалізації спеціальної фінансової політики управління запасами
Неправильне керування запасами може призвести до появи недостатніх або надлишкових запасів. Недостатність запасів призводить до пропуску поставок, втрат продажу, до невдоволення покупців та заторів у виробничому процесі. Надмірність запасів пов'язує засоби, які можна застосувати з більшою користю. Може здатися, що надлишок запасів— це найменше з двох зол, проте іноді вартість їхньої підтримки може бути неймовірно високою.
Так, наприклад, на підприємствах зберігаються сотні, і навіть тисячі найменувань предметів, починаючи з таких дрібниць, як олівці, скріпки, болти і закінчуючи дорогим обладнанням, інструментом і т.д. Якщо зайти на склад великого підприємства, взяти будь-яку маленьку коробочку з деталями і запитати: «Скільки одна деталь коштує?», а потім: «А скільки їх у коробочці, і скільки таких коробочок?», «Давно ця коробочка тут лежить?» , і, нарешті, — «Що обходиться це підприємству?». Може вийти, що вартість цієї невеликої одиниці, помножена на кількість одиниць, що зберігаються, помножена на час їх зберігання, помножена на мінімальну альтернативну банківську ставку, може давати дуже суттєву суму втраченої вигоди.
Отже, для ефективного управління виробничими запасами необхідно створити систему обліку та контролю за запасами, що зберігаються, а також механізм, що дозволяє визначити, коли і скільки замовляти той чи інший вид запасів, що дозволяє мінімізувати всі витрати: прямі витрати і витрати втраченої вигоди.
Основним завданням контролюючих систем є своєчасне розміщення замовлень на поповнення запасів та залучення до господарського обігу надміру сформованих їх видів.