1.3 Оцінка ефективності вкладень у інформаційні технології
Продуктивність інформаційних систем важко виміряти. За оцінками фахівців результативність 90% інформаційних операцій визначити неможливо. Однак те, що не можна виміряти, не можна проконтролювати.
Згідно з оцінками, близько 50% витрат на інформаційні системи не є необхідними. Крім того, більшість компаній не мають доступу до такої ключової інформації, як середня вартість підтримки інформаційних систем у робочому стані, усунення дефектів програмного забезпечення, ремонту техніки, навчання персоналу.
Оскільки продуктивність залежить від витрат, знаходження способів вимірювання може сприяти підвищенню якості послуг інформаційних систем. Методи вимірювання витрат та ефективності інформаційних технологій можна розбити на три групи.
Вкладення в інформаційні технології визначаються, наприклад, через співвідношення сукупних інвестицій у інформаційні технології та загальних виробничих витрат чи чистого доходу. При такому підході основна складність полягає у виявленні технологій та обладнання, що належать до інформаційних.
3. Нарешті, третій спосіб передбачає вивчення експлуатації різних інформаційних технологій - компонентів: які технології і як використовуються, у яких функціональних областях. Поряд з кількісними показниками такий підхід враховує та якісні з 1988 р. журнал Computerworld щорічно порівнює компанії щодо ефективності їх інформаційних систем. Компанії ранжуються відповідно до 6 показників, сукупність яких утворює індекс ефективності інформаційних систем. Індекс складається з наступних показників (у сумі 100%): [1]
Інформаційні технології - бюджет - річний бюджет інформаційних технологій у відсотках від середніх доходів галузі -30%.
Ринкова цінність - сучасність обладнання, виміряна як відношення у відсотках поточної ринкової вартості обладнання до доходів компанії - 15%.
Прибуток компанії за останні 5 років - 15%.
Ціна персоналу - витрати на персонал у відсотках від бюджету інформаційних технологій. Мається на увазі, що нижчі витрати на персонал, тим вища його продуктивність - 10%.
Вартість навчання персоналу у відсотках від інформаційних технологій - бюджету -15%.
Ш Доступ користувача – ступінь доступу користувача до технології, виміряна як відношення кількості комп'ютерів до загальної кількості співробітників – 15%.
Перший показник відноситься до загальних інвестицій в інформаційних технологіях, другий, четвертий і п'ятий – до компонентів інвестицій в інформаційних технологіях, а шостий – до інформаційних технологій – компонентів.
Таким чином, для формування індексу використані всі три способи вимірювання. Звісно, індекс не бездоганний. Зміст поняття ефективність інформаційних технологій невизначений, немає чіткого обґрунтування «ваг», які присвоюються кожному з показників. Компанії можуть передавати обробку та зберігання своєї інформації інші фірми. Не враховано також частка інформаційно-технологічних ресурсів, що виділяється на розробку прикладного програмного забезпечення, а це важливий індикатор того, якою мірою вони призначаються для досягнення успіху в конкурентній боротьбі.
Конструктивна цінність індексу заснована на гіпотезі, що фінансовий стан компаній, визнаних ефективними в інформаційно-технологічному плані, має бути значно кращим, ніж у інших фірм. Однак, як показує практика, індекс не корелює із фінансовим становищем. У зв'язку з цим постає питання, чи дійсноіндекс вимірює ефективність вкладень у інформаційні технології. З іншого боку, навряд можна очікувати, що робота інформаційних систем безпосередньо впливає на фінансову ситуацію, оскільки остання визначається багатьма зовнішніми та внутрішніми чинниками.
Свідчення на користь наявності взаємозв'язку між інформаційними технологіями - вкладення та діяльністю організації завжди важко формалізувати в силу суттєвих відмінностей, як у методиці вимірювань, так і специфіці діяльності організацій.
Все ж таки теоретично можна запропонувати ряд методів оцінки ефективності інформаційних технологій з наступними умовними назвами:
продуктивність (визначення ефективності витрат на інформаційні технології);
корисність для користувача (задоволеність споживача та передбачувана цінність послуг інформаційних технологій);
додана вартість (вплив інформаційних технологій на досягнення цілей організації);
Ш вбудованість у бізнес (наскільки ділова активність залежить від інформаційних технологій);
вплив інформаційних технологій - інвестицій на структуру бізнесу, доходів, інвестицій;
Швидіння керівників (рівень розуміння вищим керівництвом стратегічної цінності інформаційних технологій та його здатність забезпечити їх подальший розвиток).
Багато керівників не задоволені віддачею вкладених у інформаційні технології коштів, тому вони вважають, що інформаційні системи вийшли з-під контролю та не здатні задовольняти потреби бізнесу. Тому, що у багатьох компаніях не досягається виграш у продуктивності за рахунок інформаційних технологій, є кілька пояснень:
Основні цілі та завдання бізнесу не інтегровані ефективно в плани робітінформаційно-технологічних відділів;
проекти розвитку інформаційних систем зазвичай розглядаються індивідуально, а не оцінюються в рамках загальної інфраструктури;
Ш різноманітність технологічних платформ та архітектур ускладнює інформаційно-технологічне оточення;
Ш функції інформаційних систем не визначені чітко у структурі організації, немає ефективного на стратегічне планування бізнесу.
Для оцінки рівня використання інформаційних технологій пропонуються різні кількісні моделі. Одна з них представляє ефективність системи у термінах вартості та ступеня використання компонентів. Вона корисна виявлення вузьких місць системи, визначення економічних наслідків її встановлення та експлуатації, виявлення недовантаженні чи перевантаження тощо. Модель розглядає комп'ютерну діяльність як функцію вартості та ступеня використання обладнання враховує якість та характер програмного забезпечення, рівень підготовки працівників. Виправданням останнього є те що, як свідчать річні статистичні звіти, на оплату персоналу йде 30 - 50% витрат за інформаційні системи.
Хоча окремі організації досягли суттєвого успіху, загальний виграш був до образливого невеликий. З цього, звичайно, не випливає, що не потрібно вкладати кошти в новітні технології. Переваги, що надають інформаційні технології, не зводяться до суто економічних. Тим не менш, вважати співвідношення витрат на впровадження інформаційних систем та отриманих доходів необхідно через високі витрати на створення та підтримку в робочому стані засобів інформатизації та комунікацій.
Більшість організацій, за деякими оцінками до 95%, не використовують жодних стандартних підходів довиміру ефективності своїх інвестицій у ІТ. Ті небагато, що намагаються виміряти продуктивність своїх інформаційних систем, використовують непридатні чи суб'єктивні метрики і рідко пов'язують вкладення інформаційні технології із загальними показниками ділової активності. Цьому є низка пояснень. По-перше, існує тимчасовий лаг між розвитком системи та її впливом на організацію. Він ускладнює встановлення зв'язку витрат створення системи з отриманими від неї перевагами і доходами. По-друге, більшість вкладень у інформаційні технології приносять нематеріальні, невловимі переваги.
Оскільки інвестиції вкладаються задля досягнення саме конкурентної переваги, іноді взагалі немає сенсу у вимірі досягненого внаслідок їх впровадження підвищення продуктивності. Організації просто повинні мати ці системи – неважливо, за якою ціною. Тим не менш, без подібної оцінки організації все меншою мірою усвідомлюють загальний занепад ефективності, що переживається ними. У сфері послуг продуктивність особливо важко оцінити. У США, наприклад, цей сектор дає 70% ВВП. Приблизно 80% вкладень в інформаційні технології здійснюються саме в цій сфері, хоча, за оцінками фахівців, продуктивність там майже не зростала з 1962 р. Напрошується висновок, що нестача контролю за інвестиціями в інформаційних технологіях призводить до неефективного та неекономного використання ресурсів.
Варто зауважити, що для України характерне саме це явище Фахівці, виходячи зі своїх власних завдань розвитку різницею автоматизованих комплексів, найчастіше лише віддалено пов'язаних з досягненням загальних цілей організації, запитують кошти, а вище керівництво їх виділяє, не ставлячи питання про вплив цих вкладень на зростанняпродуктивність. У ринкових умовах такий підхід виявляє свою безперспективність.
Є кілька способів подолання парадоксу продуктивності:
запровадити інститут управління проектом на всіх стадіях його створення та застосовувати методи системного розвитку;
впровадити стратегічне планування;
встановити метричну програму (у тому числі розробити систему показників для вимірювання впливу інформаційних технологій на продуктивність);
розробити загальну модель підприємства, що розкриває його функціональну структуру.
Парадокс продуктивності, що найвиразніше виявлявся до середини 90-х років, підтверджує той факт, що сучасні способи інвестування в інформаційні технології не дають належного ефекту. Деякі організації намагаються знайти альтернативи своїм вкладенням, наприклад, переходячи до обробки своїх інформаційних ресурсів в інших компаніях.
Незважаючи на все сказане про економічну неефективність інформаційних технологій - інвестицій, очевидно, що успіх компаній у майбутньому багато в чому визначатиметься тим, як вони реалізують можливості інформаційних технологій. Здебільшого ці технології однакові, різниця у тому, як вони використовуються. Рішення щодо останнього питання має приймати керівництво компанії, а не фахівці з інформаційних технологій.
Однак насправді керуючі високого рівня рідко звертають увагу на ці завдання, по-перше, тому, що вони не мають достатньої інформації з низки ключових питань: які існують можливості для отримання переваг у бізнесі за допомогою інноваційного використання інформаційних систем; як звернути ці можливості у реальні переваги; як отримати велику віддачу від вже зроблених уінформаційні системи вкладень тощо.