§ 18. Контрольний запитальник
Контрольний опитувальник (чек-лист)- заздалегідь складений систематизований перелік питань, відповіді на які дозволяють аудитору безпосередньо в ході аудиторської перевірки отримувати інформацію, достатню для оцінки стану об'єкта аудиту.
Контрольний опитувальник – своєрідна «шпаргалка» аудитора.
ПРИКЛАДНА ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ПИТАННЯ
Посада та П.І.Б. співрозмовника
Питання, що включаються до контрольного запитальника, мають надавати можливість розгорнутих відповідей. Питання повинні будуватися таким чином, щоб відповіді на них давали аудитору вірне уявлення про об'єкт, що перевіряється.
Увага!Аудитору слід уникати загальних, недостатньоточно конкретних питань.
Приклад неправильного питання:
Чи підготовлена дана виробнича ділянка до аварійних ситуацій?
Приклад правильних питань:
Які точки контролю на ділянці є критичними?
Хто здійснює контроль (моніторинг) даних точок?
Де фіксуються дані контролю (моніторингу)?
Яким чином аналізуються дані контролю (моніторингу)?
Чи є на ділянці план щодо запобігання аваріям, локалізації та ліквідації їх наслідків?
Чи офіційно призначені особи, відповідальні за реалізацію заходів цього плану?
Чи відповідає кваліфікація працівників встановленим вимогам?
Хто, коли та яким чином проводить навчально-тренувальні заняття із працівниками ділянки? [5]
Чи забезпечені працівники дільниці відповідними робочими інструкціями?
ПРИКЛАД МОЖЛИВИХ ПИТАНЬ ПРИ ПЕРЕВІРЦІ
ДОДАТКИ ВИМОГ ІСО 9001 ДО УПРАВЛІННЯ
ДОКУМЕНТАЦІЄЮ ТА ЗАПИСАМИ
Вимоги ISO 9001
п. 4.2.3. Управліннядокументацією
Повинна бути встановлена документована процедура, яка передбачає:
а) затвердження документів, що підтверджує їхню адекватність перед випуском;
в) аналіз поновлення документів;
с) забезпечення ідентифікації змін та статусу перегляду документів до їх використання;
d) наявність документів на місцях їхнього використання;
е) забезпечення ідентифікації зовнішніх документів;
g) запобігання ненавмисному використанню застарілих документів та застосування їх для будь-яких цілей.
п. 4.2.4. Управління записами
Записи мають бути встановлені та підтримуватись для доказу відповідності вимогам та ефективності функціонування СУЯ. Записи мають бути чіткими, легко ідентифікованими та доступними. Повинна бути встановлена документована процедура управління ідентифікацією, зберіганням, захистом, пошуком, термінами зберігання та знищенням записів.
- Чи передбачено перевірку документів СУЯ до їх затвердження? Якщо так, то хто це проводить?
- Чи передбачено аналіз та актуалізацію документів СМЯ? Якщо так, то коли та хто це здійснює?
- Чи фіксується статус переглянутих документів?
- Як забезпечено доступність документів для їх користувачів?
- Якими засобами забезпечується керування документацією?
- Чи є Перелік зовнішніх документів, які використовуються у СУЯ?
- Чи є перелік внутрішніх посилальних документів, які використовуються у документах СУЯ?
- Як запобігає використанню застарілих документів СМЯ?
- Як визначається склад обов'язкових записів? Де він фіксується?
– Хто і коли розробляє форми для записів?
- Чи визначено відповідальних за ведення записів?
- Чи є записи чіткими та зрозумілими для користувачів?
- Яким чином здійснюється зберігання та захист записів?
- Чи встановлюється термін зберігання записів?
– Як здійснюється знищення записів?
ПРИКЛАД ПРОЦЕСОРІЄНТОВАНИХ ПИТАНЬ
- Чи визначено споживача та постачальника процесу?
- Чи встановлені документовані вимоги до входів та виходів процесу?
- Яким чином забезпечується керованість процесу?
- Чи достатньо повноважень та ресурсів у керівника процесу для ефективних управлінських впливів?
- Чи забезпечує інфраструктура організації відповідність процесу встановленим вимогам?
- Чи забезпечують виробничі умови відповідність процесу встановленим вимогам?
- Чи є свідчення оцінювання покращення процесу?
- Чи є свідчення вжитих заходів щодо претензій споживача процесу?
- Чи проводиться систематичний аналіз результативності та покращення процесу?
- Які дані такого аналізу?
На відміну від роботи з опитувальним листом, робота з контрольним запитальником дає можливість аудитору:
роз'яснювати співрозмовнику у разі потреби поставлені питання,
уточнювати відповіді співрозмовника шляхом додаткових питань,
запитати підтвердження позитивних відповідей,
поставити те саме питання кільком співрозмовникам з метою підвищення об'єктивності отриманої інформації,
використовувати отримані відповіді наступного аналізу.
Заповнений та підписаний аудитором (і за необхідності його співрозмовником) контрольний запитальник, як і опитувальний лист, може розглядатися як офіційний документ аудиторської перевірки.
Увага!Контрольний опитувальник-методичнийінструмент аудитора, особливо значущий напочатковому етапі його роботи .Використання контрольного запитальника не повинно обмежувати обсяг дій з аудіторської перевірки, який може змінюватися залежно від інформації, зібраної вході аудиторської проверки.
Контрольні запитальники необхідно систематично оновлювати, оскільки після впровадження систем менеджменту та проведення кількох планових внутрішніх перевірок відповідно до вимог ISO 9001 (ISO 14001), подальші перевірки перестають виявляти слабкі місця. Запитання, що задаються аудиторами, стають рутинними. Співробітники підрозділів, що перевіряються, заздалегідь знають, які питання їм будуть ставити. Таку ситуацію У. Фрей називає "феноменом втоми від аудиту" [6].