3 O MS Project українською

У Microsoft Project використовується три вбудовані виміри прогресу за проектом:

% завершення.
% завершення з трудовитрат.
Фізичний % завершення.

Про них ми й поговоримо з погляду – що вони вимірюють і коли вони потрібні.

Поле % завершення показує частку фактичної тривалості виконаної частини роботи до загальної тривалості, коли повинна виконуватися робота. Так, наприклад, якщо з 10 днів ви фактично відпрацювали вже 6 днів, то в полі «% завершення» відображатиметься число «60». Аналогічно і за проектом, якщо ви відпрацювали 100 днів з усіх завдань із 400 днів проекту, то в полі «% завершення» проекту відображатиметься число 25%.

Формула для розрахунку % завершення за сумарним завданням виглядає так:

Розрахувати % завершення за сумарним завданням також можна розділивши суму фактичних тривалостей вкладених задач на суму тривалостей усіх вкладених завдань.

На малюнку нижче наведено окремий випадок.

Тривалість сумарної задачі не дорівнює просто тривалості вкладених завдань, а саме 6,5 дням. Між завданнями застосована затримка зв'язку сім календарних днів, два дні у тому числі потрапляють на вихідні, тобто. неробочі дні. Microsoft Project як ви можете знати всі розрахунки веде для робочих днів. Тому від 7 календарних днів затримки віднімаємо 2 дні вихідних та додаємо отримані 5 днів до 6,5 днів. Результат – 10,5 днів. % завершення етапу дорівнює 73%, тобто. майже три четверті роботи з погляду тривалості виконано. І тут виникає питання, а скільки годин було витрачено (фактичні трудовитрати) на виконані роботи, і скільки годин потрібно ще витратити (трудозатрати, що залишилися)? Показник % завершення не вимірює обсяг витраченого часу на роботу.

% завершення з трудовитрат

Поле «% завершення з трудовитрат» відображає частку фактично відпрацьованого годинника до загальної суми годинника. Так, наприклад, якщо вам на завдання виділено 20 годин, а ви відпрацювали 8, то в полі «% завершення з трудовитрат» буде відображатися значення 40. Інформація, що міститься в даному полі, більш об'єктивна, ніж просто оновлення поля «% завершення» . % завершення з трудовитрат на сумарному завданні вважається за аналогічною формулою, як і % завершення.

У прикладі, який ми розглядали для розрахунку % завершення, додамо ресурси (трудові та матеріальні) та призначимо їх на завдання.

При внесенні фактичних значень призначень, можна побачити таку картину, що поля «% завершення з трудовитрат» і «% завершення» можуть мати різні значення.

По суті, значення в полях «% завершення з трудовитрат» і «% завершення» завжди збігаються, коли завдання не розпочато або виконано, і коли на завдання призначено один ресурс. Слід зазначити, що якщо на завданні багато призначень трудових і матеріальних ресурсів, то при введенні % завершення з трудовитрат за матеріальними ресурсами, % завершення з трудовитрат на завданні не буде.

Поле «Фізичний % завершення» створено для можливості збирати інформацію щодо завдань, що стосуються тих робіт, результат яких можна виміряти об'єктивним числом. Наприклад, такі завдання, як «Кладка стін» та «Монтаж металоконструкцій» мають вимірний показник як обсяги роботи вимірювані, відповідно, в метрах кубічних і тоннах. Для роботи з фізичним % завершення, необхідно у параметрах вибрати метод розрахунку освоєного обсягу табазовий план до розрахунку аналізу освоєного обсягу.

Також у властивостях (Додатково/Advanced) завдання слід вибрати «Фізичний % завершення» для розрахунку освоєного обсягу.

Для роботи з «Фізичним % завершення» обов'язково потрібна наявність збереженого базового плану, витрат на завдання або призначення, а також використання поля «Дата звіту про стан/Status Date» для вказівки дати, за якою були внесені фактичні значення.

Формула для розрахунку фізичного % завершення:

де BaselineCost (Базові витрати) є BAC (Budget at Completion) з аналізу освоєних обсягів.

Поле Фізичний % завершення не обчислюється автоматично на рівні завдань. Користувач самостійно повинен вводити значення фізичного % завершення завдання. Microsoft Project буде перераховувати фізичний % завершення тільки за сумарними завданнями та проектом, і тільки у разі наведених вище налаштувань.

Варто окремо відзначити, що в Microsoft Project для коректного розрахунку та аналізу освоєних обсягів необхідно використовувати саме розрахунок проекту з фізичного % завершення.

Як же уникнути суб'єктивізму визначення фізичного % завершення? Я рекомендую використовувати наступний сценарій:

На задачі ви визначаєте ресурс, яким міряється прогрес. Як правило, це обсяг роботи (матеріальний).
У призначенні вказуєте фактичне виконання обсягу.
Фізичний % завершення встановлюєте рівний % завершення з трудовитрат призначення ресурсу, яким міряєте прогрес.

Звичайно, використання трьох показників підвищує трудомісткість процесу, тому для полегшення праці планувальником можна скористатися надбудовою PlanBridge, яка по одній кнопцірозраховує всі три показники виходячи з фактичних даних основного/провідного ресурсу.

Висновки із статті:

1. Для використання звичайного показника «% завершення», щоб уникнути суб'єктивізму оцінок рекомендується:

Або зменшувати тривалість завдань так, щоб вони потрапляли в обліковий період.
Або використовувати ваги. Наприклад, домовитися, що коли ресурс приступив до завдання, він ставить 20%, коли виконав 90. 100% ставлять після приймання результатів завдання.

2. % завершення з трудовитрат рекомендується використовувати за завданнями, обсяг роботи на яких вимірюється у фізичних величинах (м3, м2, тонни, годинник), але вам не потрібно проводити аналіз освоєних обсягів.

3. Фізичний % завершення рекомендується використовувати у випадках, коли необхідно проводити аналіз освоєних обсягів.

Висновки з життя

Ви повинні уникнути введення значення в поля «% завершення» та «% завершення з трудовитрат». Ви повинні прагнути до того, щоб значення в них Microsoft Project розраховував на підставі введених даних за фактичними обсягами (трудовитратами) за завданнями та призначеннями. Прогрес проекту бажано вимірювати за досягнутими результатами, а не за обсягом витрачених коштів, часу та нервів.