3. Організація контролю та строки виконання службових документів
3.1. Організація контролю виконання включає: постановку документа на контроль, попередню перевірку, контроль проходження документа, зняття з контролю, направлення виконаного документа у справу, облік, узагальнення та аналіз проходження та результатів виконання документів, інформування керівництва Міністерства та керівників структурних підрозділів Міністерства з метою своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих у документах.
3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється централізовано відділом контролю за виконанням Адміністративно - контрольного департаменту.
Контролю підлягають всі вимагають виконання (що містять доручення) документи, які від Президента Укаїни, палат Федеральних Зборів Укаїни, Уряди Укаїни, інших органів структурі державної влади, і навіть будь-які інші документи, поставлені контролювати відповідно до вказівками (резолюціями) Міністра, заступників Міністра.
При постановці документа на контроль на лівому полі документа робиться відмітка у вигляді штампу "Контроль" та вказується термін виконання. Контроль виконання документів складає основі реєстраційних даних.
3.3. Контроль за виконанням документів, що надходять безпосередньо заступникам Міністра та керівникам структурних підрозділів Міністерства з Адміністративно - контрольного департаменту, здійснюється працівниками приймальних заступників Міністра та структурних підрозділів Міністерства, які відповідають за діловодство, у строки, зазначені в резолюціях відповідних керівників Міністерства та встановлені цією Інструкцією.
3.4. Контроль над виконанням наказів, рішень колегії та інших внутрішніх документів Міністерства здійснюється Адміністративно - контрольнимдепартаментом та співробітниками структурних підрозділів Міністерства, які відповідають за діловодство, виходячи із змісту доручень у цих документах.
3.5. Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях: надійшли з вищих органів структурі державної влади - з дати підписання (затвердження) документа, а які з інших федеральних органів виконавчої, організацій та звернень громадян - з дати надходження. Терміни виконання документів визначаються виходячи із строку, встановленого організацією, яка направила документ, або строків, що визначаються законодавством та цією Інструкцією.
Документи підлягають виконанню у наступні терміни:
з конкретною датою виконання – у зазначений строк;
без зазначення конкретної дати виконання із позначкою "терміново" - у 3-денний строк;
з позначкою "оперативно" - у 10-денний термін, решта - у строк не більше місяця;
за запитами Голови Ради Федерації і Голови Державної Думи та його заступників - пізніше як за 15 днів із дня отримання;
за запитами членів Ради Федерації, депутатів Державної Думи (депутатського запиту) - пізніше як за 30 днів із дня отримання;
за дорученнями Уряду Укаїни, даним федеральним органам виконавчої влади з доопрацювання проектів постанов та розпоряджень, розглянутих на засіданні Уряду Укаїни, а також за проектами постанов та розпоряджень Уряду Укаїни, що надійшли від відповідального виконавця на погодження, – до 10 днів;
за листами Міністерства закордонних справ України: без погодження з іншими організаціями - протягом 15 днів, з погодженням - 30 днів;
за зверненнями громадян, що надійшли до федерального органу виконавчої влади тащо вимагають додаткового вивчення та перевірки - до одного місяця з дня реєстрації, за іншими зверненнями - не більше 15 днів.
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.
Якщо в урядовому дорученні право скликання належить іншому органу державної влади, то при встановленні терміну виконання даного доручення він зменшується на 5 - 7 робочих днів, а при виконанні доручень із позначками "терміново" та "оперативно" - до закінчення 3-денного та 10- денного терміну відповідно.
Дата виконання документа зазначається у резолюції керівництва Міністерства та фіксується у реєстраційно - контрольній картці.
3.6. При необхідності зміни терміну виконання документа, поставленого на контроль в Адміністративно - контрольному департаменті, відповідальний виконавець не пізніше ніж за 3 дні до його закінчення подає на ім'я Міністра, заступника Міністра, який підписав резолюцію, мотивоване прохання про продовження строку виконання.
Терміни доручень із позначками "Терміново" та "Оперативно" не продовжуються.
Про всі випадки зміни строку виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує Адміністративно – контрольний департамент для внесення необхідних змін.
3.7. Документи, поставлені на контроль, вважаються виконаними та знімаються з контролю:
доручення вищих органів - після подання пропозицій - до цього органу, що передбачають повне виконання рішень, що містять у резолюції та списанні "у справу" оригіналу доручення;
запити членів Ради Федерації Федеральних Зборів України та депутатів Державної Думи Федеральних Зборів України -після направлення депутатам вичерпних відповідей сутнісно поставлених питань;
доручення керівництва Міністерства з листів федеральних органів виконавчої влади та організацій - після розгляду поставлених у них питань та направлення до відповідних органів відповідей по суті;
доручення, які містяться у наказах, рішеннях та протоколах колегії та оперативних нарад у Міністра, - після доповіді керівництву відповідних пропозицій.
3.9. Повну відповідальність за виконання документа у строк та повноту тримання несе посадова особа, зазначена у резолюції керівництва Міністерства першою.
3.10. Адміністративно - контрольний департамент щотижня направляє довідкові матеріали про стан виконавчої дисципліни за поточними дорученнями, за дорученнями, що стоять на контролі та підлягають виконанню у наступні 2 тижні, заступникам Міністра та керівникам структурних підрозділів Міністерства. Щомісяця Адміністративно-контрольний департамент готує зведені дані про стан виконавчої дисципліни в Міністерстві, на підставі яких формуються оперативні та аналітичні звіти для інформування керівництва у встановлені ним строки або на запити.