3. Звіти у формі листа.
Які основні правила підготовки звіту у формі листа?
Багато звітів, призначених для обміну інформацією з іншими організаціями, оформлюються у формі звіту-листа. Як це притаманно коротких звітів, звіт-лист зазвичай менш формальний, ніж великі звіти.
Як грамотно оформити звіт-лист?
Основна частина звіту-листа, як і основна частина ділового листа, складається з трьох компонентів:
1. Введення. Тут позначаються цілі звіту. Якщо у звіті йдеться про будь-яку проблему, то у вступі може бути викладена суть проблеми. У більш довгих звітах у цій частині наводиться план звіту, однак це не є необхідністю для більшої частини звітів-листів.
2. Змістовна частина. Ця частина є головною у будь-якому звіті. Тут увагу читача слід звернути на висновки та висновки. Якщо звіт досить складний, то його можна розділити на частини, кожна з яких має заголовок, щоб допомогти читачеві зорієнтуватися в потоці інформації.
4. Інші форми коротких звітів.
Навіщо потрібні короткі звіти?
Короткі звіти виконують у бізнесі безліч завдань. Перелічити всі численні види коротких звітів було складним завданням. Більшість організацій не бракує коротких звітів. Ці звіти дуже функціональні, тому широко використовуються. Прикладами таких звітів можуть бути звіти про кредитні операції, звіти про зустрічі, щомісячні звіти про випуск продукції та деякі види звітів, які подаються акціонерам. Багато компаній розміщують бланки звітів своєму сервері; користувач відкриває його, заповнює та відправляє електронним шляхом. Як правило, кожен з коротких звітів має цілком певну мету і робить відчутний внесок узабезпечення нормального функціонування організації.
Які види коротких звітів використовуються найчастіше? Чи можна їх уніфікувати?
Найчастіше використовувані види коротких звітів більшості організацій — це інформаційні звіти, представлені регулярно. Наприклад, наприкінці кожного тижня всі торгові представники великих компаній, як правило, повинні подати менеджеру з продажу звіт про контакти з покупцями. Оскільки цей стандартний звіт представляється дуже часто і великою кількістю торгових представників, багато компаній готують для цього готовий бланк, який потрібно заповнити. У бланку точно вказано, яку саме інформацію потрібно подати, і ясно зазначено, кому має бути направлений заповнений бланк.
Приклад такого бланка наведено нижче:
Звіт про контакти з клієнтами
Заносите дані про зустрічі з клієнтами та потенційними клієнтами протягом кожного тижня. Вказуйте час свого прибуття та вибуття та тему розмови з клієнтом. Зауважте, якщо Ви щось продали, або якщо Ви дізналися про будь-які проблеми з обслуговуванням. Напишіть про те, що Ви збираєтеся зробити у зв'язку з цим.