4.3. Процедура відбору персоналу працювати
Після проведених заходів щодо залучення кандидатів у цю організацію починається процес їх відбору для того, щоб залишити необхідну кількість потенційних працівників, які відрізняються необхідними якостями, які пред'являються до посад, які вони планують обійняти.
Залежно від майбутньої спеціальності, типу підприємства, форми власності, і навіть ініціативи, яку проявляє менеджер з набору персоналу, процедури відбору можуть істотно різнитися. Проте все-таки вони містять низку загальних положень.
До ухвалення остаточного рішення про прийом на роботу в організацію потенційного кандидата він має пройти такі етапи.
1. Попередня відбіркова бесіда. Така розмова проводиться спеціалістом кадрової служби (менеджером з набору персоналу), іноді вже цьому етапі до розмови залучається лінійний менеджер, який згодом стає безпосереднім начальником співробітника. Мета відбірної бесіди - оцінити загальний рівень претендента (його адекватність), рівень його освіти, зовнішній вигляд та визначальні особисті якості (манера розмовляти, поведінка тощо). У багатьох сучасних організаціях під час відбірної бесіди проводиться так звана перевірка на face-контроль (від англ. face – особа). Це не лише перевірка зовнішнього вигляду претендента, а й його відповідність корпоративній культурі, прийнятій у цій організації, а також можливість його адаптації у колективі працівників. Поняття "face-контроль" формується в організації керівниками чи господарями залежно від форми власності. На практиці це означає, що якщо, наприклад, колектив працівників складається з молодих співробітників від 22 до 30 років з певними інтересами та взаємовідносинами (спілкування на "ти" тощо), то успівробітника старше 35-річного віку, обтяженого сім'єю, швидше за все, виникнуть проблеми у взаєминах з колективом, незважаючи на те, що він може мати всі необхідні ділові якості. На такий розвиток подій може вплинути безліч факторів: і стиль одягу, і незручність співробітників у зверненні до старшого товариша на "ти", і його небажання затримуватися після закінчення робочого дня для з'ясування якихось неформальних питань, та й просто різні інтереси через віку. Тому завдання менеджера з персоналу – зрозуміти, чи зможе потенційний кандидат відповідати корпоративній культурі організації.
Не секрет, що на цьому етапі відсівається досить велика кількість потенційних кандидатів.
3. Інтерв'ю (розмова за наймом). Це один із основних етапів у процедурі відбору кандидатів. Остаточні рішення приймають, зазвичай, після проведення інтерв'ю. Існує кілька видів такої розмови, вона багато в чому залежить від здібностей інтерв'юера та його підготовки до проведення такої розмови. Найбільш інформативна - бесіда не за схемою, коли готується лише список тем, які треба торкнутися, а далі інтерв'юер, задаючи питання, що наводять, вивужує з кандидата всю необхідну йому інформацію, визначає його знання, здібності, вміння орієнтуватися в нестандартній ситуації. Як правило, інтерв'ю проводить майбутній безпосередній керівник (супервайзер).
4. Тестування. Цей етап проводиться не завжди, а лише тоді, коли потрібно виявити професійні здібності та вміння кандидата, а також виявити його психологічні особливості, склад характеру, впевненість у собі, уміння уживатися у колективі. Практично у всіх недержавних підприємствах потенційні кандидати на роботу проходять етап.тестування. Тестування дозволяє сформувати думку про здібності кандидата, можливі перспективи його професійного та посадового зростання, виявити специфічність його трудової мотивації. Тести, що застосовуються, зазвичай бувають декількох видів: на профпридатність, коли моделюється ситуація, якимось чином схожа на роботу, яку доведеться виконувати; тести здібностей, спрямовані на оцінку загального рівня розвитку та особливостей мислення, навченості, пам'яті та інших психічних функцій; біографічні, що аналізують особливості інтелекту, сімейні відносини, основні потреби та інтереси; особистісні, що виявляють оцінку розвитку окремих якостей особистості або віднесення людини до певного типу темпераменту та характеру.
5. Перевірка документів, послужного списку та рекомендацій. Даний етап має вже формалізований характер, оскільки попереднє рішення було прийнято на попередньому етапі. Проте він необхідний для документального підтвердження якісних особливостей потенційного кандидата. Менеджер з персоналу повинен перевірити наявність усіх необхідних документів на роботу. Стаття 65 ТК Україна обумовлює перелік документів, які необхідно пред'являти під час укладання трудового договору. До них відносяться: паспорт або інший документ, що засвідчує особу, трудова книжка (виключаючи роботу за сумісництвом), страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, документи військового обліку (для військовозобов'язаних), документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу , що потребує спеціальної підготовки.
Інші документи, які не передбачені Трудовим кодексом чи іншими федеральними законами, вимагати від особи, що надходить на роботу, забороняється.
Однак вінмає право самостійно подати додаткові документи (рекомендації з попереднього місця роботи, додаткові сертифікати тощо), якщо він вважає, що вони можуть допомогти отримати бажану роботу.
Зокрема, інформація з рекомендаційних листів або розмов з людьми, яких кандидат назвав як рекомендації, може дозволити уточнити, що конкретно та як успішно кандидат робив на попередніх місцях роботи чи навчання.
Якщо у кандидата є основні необхідні документи і вони заповнені у належному порядку відповідно до чинного законодавства, то формальних перешкод до його прийому не повинно бути.
6. Медичний огляд. Цей етап проводиться у разі, якщо робота пред'являє особливі вимоги до здоров'я кандидата. Як правило, це професії, пов'язані із відповідальністю за життя інших людей. До таких професій належать: водії, машиністи поїздів, льотчики, моряки, охоронці тощо. Якщо за медичними показаннями кандидат не відповідає вимогам, то він не потрапляє на претендовану посаду або йому може бути запропонована інша робота, до якої не пред'являються такі високі вимоги до стану здоров'я.
В організаціях недержавного сектора економіки, особливо на підприємствах малого та середнього бізнесу, якраз велика увага приділяється тестуванню кандидатів та інтерв'ю з ними, внаслідок яких виявляються їхні ділові якості та психологічна сумісність. Але при цьому часто не враховується стан здоров'я працівників, а також наявність спеціальної освіти (нерідко на посаді фахівців приймаються студенти, які працюють з ентузіазмом і їм можна платити меншу заробітну плату, проте через брак спеціальної освіти у них зустрічаються проколироботі).
Оптимальним, особливо при наборі на посади фахівців та керівного складу, є синтез способів, що застосовуються у державних та комерційних організаціях.