5. Документування
5.1. Документація, її сутність та значення.
Однією з найбільш істотних особливостей бухгалтерського обліку є суцільне та безперервне відображення господарських операцій. Це досягається за допомогою документації, що є джерелом облікової інформації. Документація представляє сукупність документів, складених попри всі господарські операції. Дані, що містяться в них, служать надалі єдиною підставою для відображення господарських операцій у поточному бухгалтерському обліку.
Відповідно до вимог ст. 9 Закону про бухгалтерський облік усі господарські операції, які проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Такі документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік і здійснюється суцільне документування операцій.
Господарські операції, не оформлені документально, відображення у регістрах бухгалтерського обліку не підлягають.
Як елемент методу бухгалтерського облікуДОКУМЕНТАЦІЯ- це спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій з метою отримання про них даних, необхідних для ведення поточного бухгалтерського обліку, та контролю за ними.
Жодна господарська операція не може бути врахована, якщо на неї немає належним чином складеного та оформленого документа. Тому кожен документ повинен складатися з дотриманням певних вимог і скріплюватися підписами осіб, які беруть участь у скоєнні або оформленні операції, що охоплюється ним, і тим самим підтверджують, що вона дійсно мала місце на підприємстві.
У документах, що є підставою для бухгалтерських записів, містяться відомості про вже господарські операції, що закінчилися. Багато з них мають також дані, що дозволяють відповіднимпрацівникам виконання цих операцій. Цей дозвіл санкціонується особою, яка відповідає за роботу на даній ділянці.
Отже, бухгалтерський документ є письмове свідчення дійсного здійснення господарської операції, і навіть права її вчинення.
Значення документації у роботі підприємств не обмежується тим, що вона є засобом обґрунтування облікових записів. Вона, крім того, має велике оперативне значення. Бухгалтерські документи застосовуються передачі розпоряджень від розпорядників до виконавців, тобто. застосовуються для керівництва та управління господарською діяльністю.
За допомогою документації контролюється правильність скоєних операцій, ведеться поточний аналіз виконуваної роботи, встановлюються причини тих чи інших господарських порушень. Отже, документація виконує контрольно-аналітичні функції.
Особливу роль грає документація у боротьбі збереження власності. За допомогою документів спостерігають за правильністю дій матеріально-відповідальних осіб (перевіряють обґрунтованість отримання та видачі ними цінностей, дотримання законності під час здійснення операцій). Документація дозволяє розкривати випадки розкрадання власності підприємства та різноманітних зловживань, а нерідко і попереджати їх.
Дуже велике також правове (юридичне) значення документів. Підтверджуючи правильність зареєстрованих в обліку фактів документи є незаперечним доказом у спорах, що виникають між цим підприємством та іншими організаціями та особами. Їх використовують органи суду та арбітражу при вирішенні питань про різні претензії, перевірки повноти виконання договорів та інших зобов'язань. Однак належну юридичну силу документи набувають лише в тому випадку,якщо вони складені та оформлені з дотриманням усіх вимог, що пред'являються до них.