5 міфів про автоматизацію рекрутингу
Як і більшість функцій у компанії, рекрутинг, щоб бути ефективним, постійно потребує нових технологій. На щастя, з появою інтернету пішла в минуле практика розміщення вакансій у газетах та довгого очікування того, коли на столі накопичиться пристойний стос резюме потенційних кандидатів для подальшої роботи.
Але як і раніше, щоб вибрати найбільш відповідного кандидата, рекрутери змушені витрачати величезну кількість зусиль та часу під час реалізації всіх етапів рекрутингового процесу. Ідеальним рішенням для них могла б стати автоматизована система пошуку, зберігання, обліку кандидатів та управління вакансіями. Наявність такої системи навіть за великої кількості кандидатів дозволило б сконцентрувати зусилля не так на механічних діях, але в розв'язанні завдань, безпосередньо що з зростанням прибутку компании.
1980-і1983 – запуск Microsoft Word, завдяки якому поступово встановлюються стандарти для резюме Поява перших ATS (автоматизованих систем відстеження резюме) та електронних баз кандидатів1989 – винахід інтернету
1990-і Поява перших порталів з працевлаштування та онлайн-баз резюме1998 - поява Google Відправка резюме по e-mail входить у практику
Міф 1: Автоматизовані системи – дуже складні, вони потребують спеціального навчання
Насправді, це не зовсім так. Складним часто є програмне забезпечення для HR, яке потребує встановлення та спеціального навчання для роботи з ним. Як правило, більшість опцій у таких специфічних ІТ-продуктах залишаються не до кінця вивченими. При цьому вартість їхня досить висока.
Але автоматизована система –це не лише громіздке ПЗ. До неї також відноситься зручний та простий у використанні онлайн-сервіс для рекрутингу. Щоб почати працювати з ним, не потрібно вивчати довгі інструкції, проходити тренінги і довго розбиратися в численних опціях. Для освоєння системи вистачить 15 хвилин. Вона така ж проста у використанні, як соцмережі, без яких ми вже не можемо жити.
Немаловажно й те, що при використанні онлайн-сервісу компанії не доводиться змінювати свої потреби та бізнес-процеси. Щоб почати працювати в ньому, достатньо лише підключення до Інтернету. Загалом кілька кліків – і онлайн-система вже налаштована під поточні вимоги компанії.
Більшість рекрутерів змушена працювати з Excel та Google Docs навіть за наявності в компанії спеціального програмного забезпечення. Той факт, що вони, як і раніше, використовують ці програми, дійсно свідчить про недосконалість існуючих програмних продуктів. Адже специфіка будь-якого фахівця з пошуку персоналу полягає в одночасному застосуванні великої кількості інструментів. Лише сайтів з пошуку роботи може бути кілька. При цьому рекрутинг завжди супроводжується діями, що вимагають підвищеної пильності: завантаження резюме кандидатів, створення папок для їх зберігання тощо. Основне завдання у цьому рутинному процесі – систематизувати всю необхідну для роботи інформацію так, щоб нічого не втратити та вчасно знайти. Але в цьому випадку витрачається один з найголовніших ресурсів рекрутера - час.
На відміну від старих HR-програм, один онлайн-сервіс для рекрутингу здатний об'єднати у собі вичерпний функціонал, яким у своїй щоденній роботі користуються рекрутери. У цьому випадку компанія може заощадити чимало грошей, тому що їй не потрібно додатково використовувати щось ще.
Міф 3: Впровадження автоматизованих систем здійснюється тільки за згодою ІТ-служби компанії
Якщо ви хочете користуватися саме онлайн-системою для рекрутингу, нічого узгоджувати не потрібно. Так само, як і в будь-якому іншому інтернет-сервісі, вам потрібно буде тільки пройти реєстрацію, а далі доброзичливий інтерфейс користувача підкаже, як використовувати ресурс по максимуму.
Багатьом ейчарам знайома ситуація, коли в результаті спільної роботи над однією вакансією відбуваються різні накладки: оскільки налаштувати загальний доступ до проекту часто проблематично, важлива інформація втрачається, а кандидати плутаються. В онлайн-системі відкрити доступ до проекту можна всій команді фахівців без обмежень, при цьому допомога ІТ-фахівців не буде потрібна. Ризик втрати інформації зводиться до мінімуму завдяки резервному копіюванню та шифруванню даних.
«Я шукаю ІТ-фахівців, тому дуже не вистачає вузькоспеціалізованих сайтів, в рамках яких доцільною є класифікація резюме не за регіональною ознакою, а за спеціалізацією, наприклад, за мовою програмування. У поточних рекрутингових порталах, а саме HeadHunter, пошук по всій країні – витратний захід через окрему оплату за відкриття резюме в різних регіонах.
Інформацію про фахівців, які не шукають роботу, доводиться добувати нетривіальними способами. Створення єдиного ресурсу ІТ-фахівців усієї країни дало б багато можливостей і роботодавцям, і талановитим кандидатам. Крім того, я відзначила б відсутність спеціальних програм для оптимізації останніх пунктів.
Зараз оптимізувати пошук допомагають LinkedIn, ІТ-групи у Facebook, конференції та особисті контакти. Що стосується решти етапів рекрутингу, поки що для мене найзручнішимрішенням є Google Docs».
«Досвід роботи у різних компаніях малого та середнього бізнесу показав, що найбільшу складність викликає систематизація резюме із збереженням ключових навичок кандидата, актуальних для конкретної вакансії у компанії на етапі підбору кандидатів. Після призначення інтерв'ю з кандидатом незручно систематизувати резюме запрошених кандидатів за часом та датою співбесіди. Після проведення співбесіди, коли вже ухвалено рішення про те, якого співробітника взяти, якісь кандидати зазвичай залишаються «в запас». Таких кандидатів теж незручно вести у базі резюме.
Зараз доводиться зберігати резюме в папках, поділяючи їх за вакансіями, і короткі дані в таблиці Excel».
«Можу виділити такі складнощі у роботі: ігнорування моменту співбесіди кандидатами (при підборі лінійних фахівців та молодих співробітників); повна суперечність профілю вакансії або «фантазії кандидатів» (коли людина запрошується на певні умови, а на співбесіді з керівником намагається оббрехати рекрутера та нав'язати власні побажання).
Щоб оптимізувати процес рекрутингу на всіх етапах, я потребую швидкого зворотного зв'язку. Це стосується і роботи із замовниками щодо підбору персоналу, і роботи з формування команди для власного бізнесу.
Перед початком роботи дуже важливо скласти максимально точно профіль вакансії. У процесі роботи, у разі складнощів, потрібно намагатися швидко орієнтуватися у ситуації. Але найголовніше – добрі стосунки із замовниками та кандидатами. Це, можна сказати, основна ідея оптимізації процесу рекрутингу: коли ти на одній хвилі з обома сторонами, все відбувається швидко і чітко, з максимальним задоволенням усіх потреб».
ОсновнаПроблема таких програм – у них досить складно розібратися без підказки. Велика кількість зайвих опцій настільки велика, що за ними губляться необхідні. Зайва структурованість інтерфейсу плутає користувача.
Такі програми вирішують завдання зручної та швидкої систематизації даних із можливістю оперувати ними. У використанні вони зручні, якщо в них не тільки зрозуміло і просто завантажувати інформацію, але і є можливість комфортно з нею працювати, наприклад, розміщувати інформацію на порталах рекрутингових і збирати інформацію з них, причому в ідеалі - відфільтровану. На даний момент ПЗ, яким я користуюся, недостатньо відповідає цим параметрам.
При безпосередньому пошуку кандидатів основна проблема полягає у відсутності можливості рекрутингових порталів фільтрувати потік вхідних резюме. Є вакансії, на які щодня може приходити по кілька десятків, а іноді й сотень резюме, з яких лише 40% відповідають параметрам хоча б частково, і лише 10% – більшою мірою. На фільтрацію йде багато часу щодня.
При запрошенні претендентів у компанію з розвиненою мережею філій в пошті доводиться зберігати масу шаблонів з описом схеми проїзду, контактів та іншої інформації. Не можу сказати, що це вкрай незручно, але якби була можливість робити відправку буквально в один клік, було б набагато зручніше».