5.4. Управління проектом

Управління проектом є складним завданням. Робоча група, створена для реалізації проекту, вирішує нові завдання, що відрізняються від завдань, які вирішуються функціональними підрозділами.

Між робочою групою та всією організацією існує стійкий зв'язок, оскільки реалізація проекту має здійснюватися у співпраці з існуючими підрозділами і результат має бути інтегрований у структуру. Наприклад, запровадження дистанційної системи освіти у вузі має відбуватися у співпраці з деканатами, кафедрами та іншими підрозділами.

Кожен член робочої групи має, як правило, двох керівників (керівника групи та керівника функціонального підрозділу). Для керування проектом може бути виділений керівник. Структура групи за проектом залежить від ситуації, що склалася. Якщо, наприклад, проект не є складним (модифікація продукту), то створюється обмежена робоча група, до складу якої входять відділи розробки нової продукції, виробництва, маркетингу та обслуговування. Така група підпорядковується керівнику відповідного відділу.

Якщо ж йдеться про радикальні нововведення, у складі групи можуть бути виділені: технічний ("робочий") керівник, який вирішує, що і коли повинні робити співробітники; науковий ("професійний") керівник, який відповідає за якість виконання роботи; керівник-організатор, який забезпечує особисті інтереси працівників (зарплата тощо).

Керівники утворюють координаційну групу, завдання якої входить:

визначення мети проекту;

призначення керівників робочих груп;

створення робочих груп;

контроль за реалізацією проекту (якість, час, витрати);

ухвалення рішення про продовження;

розпуск робочих груп.

Робочі групи відповідають виконання своєї частини проекту; планування та контроль, складання звітів для координуючої групи та всієї організації.

При відборі кандидатур у робочу групу керуються такими критеріями:

компетентність та досвід;

наявність спеціальних знань у проблемній галузі;

можливість залучення до роботи;

здатність вирішувати конфліктні ситуації;

ставлення до справи;

особистий інтерес та мотивація.

У практиці менеджменту застосовується багато методик керування робочою групою. Серед них: планування (особливо планування бюджету та контролю за витратами; управління інформаційними потоками тощо). Однак ці методики не є спеціальними для робочої групи, вони застосовуються для керування будь-якими процесами. Універсальною є процедура організації нарад щодо проекту, прийняття рішень тощо.

Специфічними інструментами управління проектом є:

1. Визначення проекту та постановка задачі.

2. Встановлення проміжних етапів (розподіл проекту на окремі фази

Вони взаємопов'язані та не можуть ефективно функціонувати ізольовано.

Чітке формулювання проблеми та постановка завдання важлива для:

осмислення проекту та встановлення етапів виконання;

виділення найважливіших проблем;

створення моделі обміну інформацією;

визначення очікуваних результатів;

розроблення рекомендацій після завершення робіт.

У етапах виконання проекту приймаються рішення:

потрібно продовжувати чи скоригувати завдання;

чи не треба уточнити останній етап;

форма завершення останнього етапу

Підрозділ на етапи дозволяє контролювати хід виконання проекту. Наочно етапи проходженняпроекту представлені на схемі:

---