9.3. Передача справ до архіву прокуратури
9.3.1. Справи та наглядові провадження постійного та тимчасового термінів зберігання передаються до архіву прокуратури за графіком, затвердженим начальником управління діловодства (відділу загального та особливого діловодства), погодженим з керівником структурного підрозділу, районним прокурором. Архів приймає справи та наглядові провадження лише за описами, складеними в канцелярії структурного підрозділу, в якому вони формувалися.
9.3.2. Якщо окремі справи залишаються у діловодстві структурного підрозділу для поточної роботи, архів прокуратури оформляє їх видачу у тимчасове користування.
Особа, відповідальна за архів, розписується у прийомі справ, наглядових проваджень на всіх примірниках описів з обов'язковим зазначенням дати прийому та кількості прийнятих справ та наглядових проваджень. Другий екземпляр опису повертається структурному підрозділу, перший залишається в архіві.
9.3.3. Перед здаванням матеріалів до архіву оперативні працівники відповідних відділів та управлінь, районної прокуратури перевіряють та уточнюють терміни їх зберігання.
9.3.4. Матеріали в архіві зберігаються за роками у порядку номерів опису. Матеріали з постійними термінами зберігання розміщуються окремо від матеріалів із тимчасовими термінами зберігання.
9.3.5. Працівник архіву зобов'язаний забезпечити належне зберігання матеріалів, що надійшли.
9.3.6. Для отримання матеріалів у тимчасове користування працівник структурного підрозділу повинен оформити вимогу (додаток 34) із зазначенням номера опису та порядкового номера матеріалу.
9.3.7. Витребування документів з архіву провадиться лише оперативним працівником підрозділу, що має до них безпосереднє відношення.
У разі витребування документів з архіву оперативним працівником іншогопідрозділи необхідна згода керівника підрозділу, що має безпосереднє відношення до документів.
9.3.8. Видача матеріалів у тимчасове користування провадиться під розписку, з подальшим контролем за їх поверненням.
9.3.9. Працівник архіву повинен своєчасно складати акти на знищення матеріалів, що знаходяться в архіві, зі строками зберігання, що минув (додаток 33).
9.3.10. Запит про витребування наглядових проваджень чи справ із органів Росархіву надсилається за підписом оперативного працівника.
9.3.11. Під архіви необхідно виділяти приміщення, що відповідають правилам зберігання та використання документів, забезпечувати їх відповідним обладнанням та протипожежними засобами.