Адміністратор - Інститут Адізеса в Україні
Для того, щоб система працювала як по маслу, недостатньо робити результат. Якщо організація хоче ефективно функціонувати, їй знадобиться адміністрування (А). Саме ця функція робить компанію ефективною у короткостроковій перспективі. Тому, якщо мірою оцінки успіху компанія вважає прибуток, то, дотримуючись корпоративних правил, політик та управлінських процедур, вона зможе стати рентабельною.
Хто такий Адміністратор?
Адміністратор систематизує роботу, контролює бюджет та витрати, іншими словами, він впроваджує план дій компанії. Його код – рАеї. Він блискуче справляється з адмініструванням, причому на гідному рівні володіє технологією, вміє планувати і виявляє інтерес до людей.
Менеджер А-типу мислить лінійно. Його дії послідовні, добре продумані та правильно організовані. Він – затятий противник хаосу, який любить контролювати ситуацію і доводити розпочате до кінця. А тип тонко помічає деталі, зважує альтернативи, приділяє пильну увагу точності і достовірності інформації. Усі ці якості допомагають йому передбачати можливі проблеми, ще етапі зародження ідеї.
Того, хто сяє лише у ролі Адміністратора, Іцхак Адізес називає Бюрократом. Його код --А-. Прочерки в коді означають, що р, е, і-функція менеджер не виконує або виконує незадовільно.
Що характерно для представника цього неправильного менеджменту?
Його гасло – краще виконувати роботу правильно, ніж виконувати правильну роботу. Йому начхати, що робити. Головне для нього – як. Він приділяє максимум уваги складання звітів і не бере до уваги загальний стан справ у компанії. Він може витрачати багато часу на створення незатребуваного продукту, самозабутньо з завзятістю ослаосвоювати не той сегмент ринку, довго й нудно аналізувати інформацію, яка згодом стає неактуальною – словом, не в тому напрямку.
Все це відбувається тому, що типовий Бюрократ не любить вносити корективи в прийняте рішення, не вміє мислити глобально, а також прагне уникнути ризику. Він побоюється невідомості та невизначеності. Надійність, порядок, впевненість – ось до чого тяжіє цей прискіпливий перфекціоніст.
У вільний від роботи час А шукає можливі порушення, розробляє нові правила, інструкції та директиви.
Які рекомендації рАеї дає Іцхак Адізес?
1. Перевірте, чи функціональна форма
Форма який завжди породжує функцію. Як приклад доктор Адізес наводить кумедний анекдот про війну Судного дня. 1973 року Єгипет напав на Сирію. Спочатку єгипетські війська успішно наступали і навіть почали просування вглиб Ізраїлю, але потім чомусь раптово зупинилися. "Що сталося?", - ніяк не могли зрозуміти ізраїльтяни. А справа була ось у чому: єгиптяни керувалися «стратегією Кутузова» – «спочатку наступай, окопайся і чекай снігу».
Таким чином, якщо, підкоряючись формі, ви не отримуєте бажаних результатів, перевірте, як відбувається процес. Можливо, слід змінити форму.
2. Не ігноруйте закон Парето
Згідно з правилом італійського економіста Вільфредо Парето, "20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль - лише 20% результату". Якщо перейти у площину бізнесу, то 20% товарів дають 80% прибутку.
3. Навчіться миритися з невизначеністю і припиніть не діяти
У витоків кожного успішного підприємства стоїть одного разу прийняте сміливе рішення.
Оскільки А не дуже любить ризикувати, він зазвичай довговитримує паузу, зважує всі «за» і «проти», скрупульозно збирає додаткові відомості та незаперечні докази. У цей час сприятлива можливість може випаруватися, а шанси на успіх – вмить розтанути. Тому прийміть невизначеність і не бійтеся ризикувати. Як то кажуть, хто не ризикує, той не п'є шампанського.
4. Розмежуйте керівні вказівки, правила та корпоративні принципи
Керівні вказівки – це письмові чи усні інструкції, які працівники за бажання можуть проігнорувати. Така свобода дій пов'язана з тим, що насправді умови можуть відрізнятися від тих, що передбачені директивою, а минулий досвід не відповідає новим реаліям.
Правила – це інструкції, які можна порушити, якщо вважатиме ситуацію, що склалася, винятком із правил. Але є одне «але»: менеджер зобов'язаний повідомити про недотримання правила свого керівника.
Корпоративні принципи потрібні для того, щоб запобігти грубим порушенням персоналу. На відміну від правил їх заборонено порушувати без дозволу начальства. В ідеалі їх має бути не більше десяти, оскільки надлишок може призвести до передчасного старіння компанії. Основну масу інструктивних матеріалів повинні становити керівні вказівки, інакше форма перевалюватиме над функцією.
5. Ділиться своїми думками А-тип відрізняється скритністю, не любить висловлювати свої думки в слух і ділитися інформацією. З одного боку, той, хто володіє інформацією, має світ. Але з іншого, люди по-різному інтерпретують мовчання і найчастіше – хибно. Тому час від часу не забувайте ділитися своїм поглядом. Це значно полегшить комунікації із представниками інших стилів.
6.Вчіться бачити ліс, а не окремі дерева
Адміністратор може докладно описати кожне дерево - від верхівки до коріння, але не уявляє, як виглядає ліс і де він знаходиться.
Адміністратор – великий любите звітів, схем, таблиць, графіків, презентацій та слайдів. Він неймовірно точний у своїх розрахунках, але часом ця його точність не несе ніякого сенсу, оскільки він невиразно розуміє цілісну картину і тому може рухатися в хибному напрямку.
Почніть з кінця: викладіть свої висновки та міркування на одній сторінці, а потім уже підкріплюйте їх доказами за допомогою графіків та таблиць. Але не навпаки.
Далеко запливає лише той, хто готовий ризикувати. Безпечні човни не відходять далеко від берега.
Для того, щоби щось заробити, потрібно понести витрати. Зрозуміло, не можна кидати гроші на вітер, але якщо кожної секунди турбується про те, чи може компанія собі дозволити ті чи інші витрати, і зовсім не думати про цінність, то навряд чи є навіть найменший шанс завоювати ринок.
8. Не забувайте про довгострокову перспективу
Нерідко у компаніях, які переживають не найкращі часи, до управління залучають Адміністратора. З метою підвищити рентабельність він і робить, що безжально урізує витрати. Можливо, це покращить ситуацію на якийсь час, але навряд чи при таких розкладах обсяг продажів зросте. Компанія може збанкрутувати. Тому, головне – не перестаратися.
9. Зосередьтеся на дійсному і поменше турбуйтеся про необхідне
Небагато людей здатні розрізняти дійсне, бажане та необхідне. Якщо взяти Адміністратора, то він зосереджений суто на «мабуть». Усі його дії підпорядковані такому переконанню: «Все має бути так, як я цього хочу. Значить так і буде". В результаті він не помічаєсправжнього стану справ. Для того щоб прийняте рішення відображало в собі дійсне, бажане і необхідне, необхідно змінити порядок своїх роздумів. Логічний ланцюжок має виглядати не «має бути – хочу – їсти», а «є – хочу – має бути». Прислухайтеся до оточуючих, чия точка зору відрізняється від вашої, і ви ніколи не помилитеся.
10. Не плутайте кількість з якістю
Дотримання величезної кількості формальностей перестав бути передумовою ефективної роботи підприємства. Навпаки, нескінченні правила, інструкції та звіти паралізують людей, а разом із ними – і організацію. Замість виконання своїх прямих обов'язків (на шкоду якості роботи), підлеглі змушені займатися «канцелярщиною».
Не слід власноруч створювати вузькі місця в компанії. Все треба робити в міру. Для того, щоб компанія була ефективною та результативною, потрібно витримати оптимальний баланс гнучкості та контролю, але ніяк не віддавати перевагу контролю.
11. Обговорюйте альтернативи
-А-не любить обговорювати альтернативні рішення. Вже якщо він вибрав один шлях, він його дотримується до самого кінця. Не бійтеся брати найкраще з кількох рішень. Розумно робить той, хто виявляє «прогалини» і вчасно вносить поправки, а не продовжує намотувати нескінченні кола проб і помилок.
12. Дозвольте людям говорити відверто
Типовий носій А-стилю переймається тим, щоб ситуація не вийшла з-під контролю, тому ненавидить, коли йому перечать. Люди відчувають це і намагаються вкотре не сперечатися, не критикувати і не висловлювати свої міркування. Як результат – у А створюється помилкове враження злагодженої командної роботи. Такий керівник тішить себе ілюзіями. Усправжній команді люди не бояться говорити відверто. Вони знають, що неможливо прийняти якісне рішення без дискусій та обговорень. Тільки в такий спосіб можна створити атмосферу, яка сприяє навчанню.
Таким чином, прагнучи навести чистоту та порядок, не забувайте про те, що зміни неминучі, і їх потрібно сприйняти як даність. Позбутися абсолютно всіх проблем не під силу нікому, а ефективно вирішити кожну з них без втрати результативності – також не можна. Так, необхідно вирішити, що зараз важливіше. Як правило, для компанії, що росте, актуальніша результативність. Вона виводить свої товари ринку збуту і завойовує лояльність споживачів, приділяючи більше уваги доходу, ніж витратам. Зріла організація має інші пріоритети. На першому плані у неї стоїть ефективність: вона не лише турбується за частку ринку, а й за рентабельність. Тому, перш за все, необхідно знати, на якому етапі життєвого циклу знаходиться ваша компанія.