Акт приймання-передачі транспортного засобу

Формування акта прийому-передачі транспортного засобу – необхідний етап фіксації переходу автомобіля з одних рук до інших.

До яких транспортних засобів застосуємо акт

Акт може формуватися щодо будь-яких транспортних засобів:

легкових та вантажних автомобілів
автобусів
сільськогосподарської, будівельної та іншої спецтехніки
мотоциклів і т.д.

Слід зазначити, що акт складається лише між організаціями, якщо передача транспортного засобу відбувається усередині фірми (наприклад, водієві для виконання ним посадових обов'язків), такий акт писати не потрібно.

Значення документа

Цей акт належить до первинної документації, і є найважливішим обліковим документом. При цьому він не є самостійним, а є додатком до будь-якого договору: купівлі-продажу, сервісного обслуговування, оренди, лізингу тощо.

Деякі власники автомобілів не розуміють ролі акта (яка справді дуже значна), вважаючи, що для завершення угоди достатньо підписати договір. Це докорінно помилкова думка. Справа в тому, що сам по собі договір, по суті, є лише наміром про провадження будь-яких дій щодо автомобіля і в будь-який момент часу може бути розірваний, а ось фактичним свідченням переходу транспортного засобу від однієї особи до іншої є відповідний акт прийому -Передачі. Після його підписання оскаржити чи розірвати договір буде вже не так просто й те – лише у судовій інстанції.

Крім вищезазначеного, не слід забувати і про те, що на основі цього акта відбувається списання транспортного засобу з балансу однієї організації та прийом його до обліку до іншої.

Резюмуючи сказане, підіб'ємо підсумок: з юридичноїточки зору документ є підтвердженням того, що автомобіль перейшов від колишнього власника до нового власника (тобто без цього акта передача може бути визнана такою, що не відбулася). За наявності необґрунтованих претензій чи розбіжностей за договором саме цей документ може стати частиною доказової бази, причому як однієї сторони договірних відносин, так другої.

Що перевіряється під час передачі транспортного засобу

Акт не лише засвідчує сам факт передачі автомобіля, а й свідчить про його технічний стан на момент угоди. Саме тому перед тим, як скласти бланк, потрібно уважно обстежити авто на предмет несправностей, поломок та інших дефектів.

Якщо такі будуть виявлені, дані щодо їх наявності слід обов'язково включити до акта.

У разі відсутності цієї інформації надалі висунути претензії до колишнього власника буде досить проблематично. Якщо кваліфікація набувача транспортного засобу недостатня, для огляду та оцінки стану машини можна звернутися до спеціалізованих організацій.

Які документи супроводжують перехід автомобіля від однієї особи до іншої

Передача машини супроводжується також переходом низки офіційних паперів, які до неї належать:

паспорт автомобіля;
сервісна книжка;
свідоцтво про реєстрацію тощо.

Повний їх список також бажано відобразити в акті приймання-передачі транспортного засобу.

Особливості акту, загальні моменти

У випадку, якщо перед вами стоїть завдання щодо формування акта з прийому-передачі транспортного засобу, а ви не знаєте, як саме це зробити, уважно прочитайте наведені нижче поради. Подивіться і приклад заповнення акту – на його основі у васлегко вдасться зробити власний документ.

Для початку дамо загальну інформацію, властиву всім подібного роду паперів. Насамперед, майте на увазі, що на сьогодні уніфікованого зразка акта не існує (скасування єдиних форм первинних документів було здійснено ще у 2013 році). Це означає те, що робити акт можна або в довільному вигляді, або за шаблоном, затвердженим у нормативних документах фірми, або скористатися раніше обов'язковим до застосування стандартним бланком. При цьому метод складання акта має бути також відображено в обліковій політиці підприємства.

Акт приймання-передачі транспортного засобу допускається писати на звичайному аркуші паперу або фірмовому бланку компанії

При цьому його можна заповнювати від руки або комп'ютера. Якщо вибрано останній варіант, акт після остаточного формування слід роздрукувати. Усі особи, які беруть участь у прийомі-передачі автомобіля, повинні поставити у документі свої живі підписи.

Проштампувати бланк за допомогою штемпельних виробів (печаток або штампів) не обов'язково, але якщо така умова присутня в локальній документації підприємства, використовувати друк все ж таки необхідно.

При складанні акту слід уникати неточностей, помарок і помилок, але якщо такі все ж таки відбулися, краще не виправляти їх у документі, а сформувати новий формуляр.

Формується акт як мінімуму двох примірниках (якщо акт заповнюється від руки, то через копіювальний лист) - по одному для кожної із задіяних у передачі транспортного засобу сторін. За певної потреби можуть бути зроблені й додаткові копії, які також потрібно завірити належним чином.

Зразок документа

Перед тим як розпочати складання акта приймання-передачі транспортного засобу,подумки поділіть його на три розділи.

Перший – це буде початок. Сюди вноситься така інформація:

дані про договір, до якого цей акт є додатком;
Назва документу;
дата, місце (населений пункт) формування.

Нижче є основний блок. Тут по порядку вписуються:

відомості про сторони, що беруть участь у прийомі-передачі: назви підприємств, посади та ПІБ осіб, які їх представляють;
дані про автомобіль: його марка, рік випуску, номери: VIN, двигуна та паспорти, колір авто, а також інші ідентифікаційні характеристики;
при необхідності сюди ж можна включити будь-яку іншу потрібну інформацію (ціна автомобіля, термін його фактичної експлуатації, перелік документів, аксесуарів, що передаються разом з машиною тощо);
засвідчується факт, що всі параметри транспортного засобу були перевірені (у тому числі і комплектність);
якщо в ході огляду були виявлені якісь недоліки, вони повинні бути описані в документі найдокладнішим чином – надалі на підставі них можна буде пред'явити до другої сторони договору претензії з вимогою щодо їх усунення власним коштом;
позначається, що передача відбулася у повній відповідності до договору, гроші сплачені та претензій у сторін один до одного немає (або зворотне).

Як враховувати та зберігати документ

Акт приймання-передачі транспортного засобу підлягає обов'язковому обліку та зберіганню. Інформацію про сформований, підписаний і затверджений бланк необхідно внести у внутрішній журнал обліку документації (він повинен бути в кожній компанії), поставивши в ньому позначку про дату створення та номер документа.

Потім бланк слід прикріпити до договору, тапокласти на місце, доступ до якого слід обмежити. Тут він має перебувати протягом періоду, встановленого законодавчо чи протягом терміну, зазначеного у внутрішніх нормативних актах організації.

Після цього його можна утилізувати з дотриманням процедури, прописаної у законі.