Акт вибракування

Формування акту вибракування товару відбувається під час приймання товарно-матеріальних цінностей, які прийшли складу підприємства. Цей документ є своєрідною претензією від покупця товару до постачальника.

Як відбувається вибракування

Товар, що надходить до організації, повинен перевірятися на:

кількість,
вага,
сортність,
цілісність упакування і т.д.

Це необхідно для того, щоб товар неналежної якості не пішов далі ланцюжком збуту, не пішов на виробничі лінії і не призвів до якихось неприємних наслідків для набувача.

Зазвичай перевірка проводиться шляхом простого огляду, перерахунку чи зважування.

Якщо в вантажі, що прибув, виявляється який-небудь шлюб або дефект, про це складається спеціальний акт. Подальші дії визначаються договором між сторонами.

У деяких випадках на перевірку піддається не вся партія товару, а вибіркові вироби (такі моменти сторонам обов'язково слід обумовлювати заздалегідь).

Які вади можна визнати шлюбом

Як шлюб можна визнати всілякі дефекти, вади та несправності з вини виробника:

механічні пошкодження,
прострочення,
зминання упаковки,
здуття банок,
бій,
відсутність кришок і т.д.

Добре, якщо всі можливі види шлюбу будуть вказані у договорі.

Поломки, що настали у процесі доставки, виробленої транспортною організацією чи самим покупцем визнати шлюбом не можна.

Що робити зі бракованим товаром

Перш ніж укласти договір, сторони повинні визначити, що робити із бракованим товаром – ситуації виявлення такої продукції зовсім не рідкість, і цеслід обов'язково передбачити.

Найбільш поширені кілька варіантів:

У першому випадку покупець повертає браковані вироби постачальнику, а той відшкодовує витрачені нею кошти.
У другому – постачальник пропонує споживачеві знижку, яка може компенсувати понесені внаслідок шлюбу витрати.
Ще один шлях: зменшення заборгованості покупця через списання бракованих товарно-матеріальних цінностей.
Трапляється, що з виявленні шлюбу відбувається банальна заміна непридатного товару товар належної якості.

Хто складає акт

Зазвичай за станом товару стежить суворо певна людина, посадову інструкцію якого входить цей обов'язок. Саме він оглядає всю партію продукції та шукає можливі дефекти. Ця особа, як правило,матеріально-відповідальна, тому і попит з неї відповідний. Коли під час перевірки перебуває шлюб, цей працівник формує акт вибракування.

До складання документа залучаються інші співробітники підприємства або спеціально створена комісія, призначена окремим розпорядженням керівника підприємства. У комісію має входити не менше трьох осіб з числа персоналу, який має достатню кваліфікацію, рівень знань і досвід роботи для того, щоб визначити якість продукції, що надійшла.

Слід зазначити, що акт має складатися безпосередньо у день приймання товару.

На що звернути увагу під час складання акту

На даний момент часу не існує строго встановленого зразка акту вибракування. Виходячи з цього, представники організацій мають повне право писати його у вільному вигляді або за внутрішнім, затвердженим в обліковій політиці фірми, шаблоном.

ПриЦе те, який спосіб написання вибере компанія, не впливає на обов'язкові відомості, які повинен містити будь-який подібний документ:

дата, номер, місце складання,
повна (із зазначенням організаційно-правового статусу) назва компанії,
посади, прізвища-імена-по батькові присутніх при вибраковуванні членів комісії.

Інформацію щодо бракованої продукції краще оформити у вигляді таблиці, куди слід вписати:

найменування бракованої продукції,
кількість,
дату надходження,
характер шлюбу (здуття, потеки, запліснявування, порушення сортності тощо),
термін експлуатації та ін.

Обсяг таблиці може бути довільним, залежно від параметрів товару, які у цьому документі хоче вказати покупець.

Акт може складатися однією вид товару чи відразу кілька.

Якщо найменувань кілька, то таблиці їм слід надавати порядкові номери.

До акту можуть прикладатися й якісь додаткові документи (наприклад, висновок експерта). Їх наявність слід зазначити в інформаційній частині бланка.

Оформлення акту: основні моменти

До оформлення, як і до змісту документа, закон не пред'являє жодних особливих вимог: його можна писати від руки (кульковою ручкою будь-якого темного кольору, але не олівцем) або друкувати на комп'ютері на чистому аркуші паперу або на фірмовому бланку організації.

Незаперечно треба дотримуватися лише одного правила: акт має бути підписаний усіма співробітниками підприємства, які були присутні при вибраковуванні товару та складанні документа (при цьому використання факсимільних, тобто надрукованих будь-яким способом, автографів неприпустимо – потрібні лише «живі»)підписи).

Візувати акт за допомогою друку чи штампу необов'язково, оскільки з 2016 року юридичні особи мають повне право не використовувати у своїй роботі штемпельні вироби.

Акт пишеться як мінімуму двох примірниках, один з яких залишається у покупця, другий відправляється постачальнику товару. За потреби можна зробити додаткові копії (наприклад, для членів комісії).

Як, де і скільки часу зберігати документ

Акт слід зберігати разом з іншими паперами фірми протягом строку, встановленого законом України або внутрішніми нормативно-правовими документами організації (але не менше трьох років), після чого його можна знищити.