Алгоритм дій
Наталія Цацкіна, експерт «УНП»
За погодженням із керівництвом прийнятий співробітник може піти у відпустку авансом. Тобто, коли йому надали більше днів, ніж він встиг «заробити». Якщо згодом такий працівник звільниться з організації до закінчення робочого року, в рахунок якого йому було надано відпустку, частину невідпрацьованих відпускних доведеться утримати із зарплати. Алгоритм дій наступний.
1. Перерахувати суму раніше виплачених відпускних
Щоб визначити величину відпускних, які працівник повинен повернути компанії, спочатку потрібно буде порахувати зароблені дні відпустки. І тому знаходять кількість повністю відпрацьованих у компанії місяців (у цілих числах): залишок – 14 днів і менше відкидають, а 15 днів і більше округляють до місяця. Результат множать на 2,33 (28 дн./12 міс.).
Потім із днів фактично наданої відпустки віднімають дні відпрацьованої відпустки. У результаті знаходять час, відпускні за який необхідно утримати із зарплати працівника під час звільнення. Суму, яку утримують, визначають, виходячи із середньоденного заробітку, на підставі якого були розраховані відпускні.
2. Видати наказ на утримання із зарплати співробітника
Щоб утримати відпускні із зарплати, необхідно видати відповідний наказ. Звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже отримав щорічну оплачувану відпустку, є достатньою підставою для утримання. Погодження працівника не потрібно (ст. 137 Трудового кодексу). Тому за загальним правилом на наказі про утримання із зарплати відмітка про згоду співробітника не є обов'язковою.
Водночас у статті 138 Трудового кодексу встановлено, що сумаутримань не повинна перевищувати 20 відсотків від зарплати, що виплачується. Існує думка, що це обмеження в даному випадку не застосовується, оскільки у статті 138 йдеться про щомісячні утримання, а не про остаточний розрахунок при звільненні. Але оскільки однозначно такий висновок із Трудового кодексу не слід, безпечніше отримати письмову згоду співробітника, якщо утримують понад 20 відсотків. А буває, що утримувати відпускні просто нема з чого. Тоді співробітнику варто запропонувати внести надлишок через касу. Якщо добровільно це зробити він не забажає, то повернути гроші можна лише через суд.
3. Відобразити перерахунок відпускних в обліку та звітності
У ситуації переплата відпускних перестав бути помилкою компанії. Тож уточнювати податкову звітність не потрібно. У декларації з податку на прибуток сума переплачених відпускних включається до позареалізаційних доходів (лист УФНС України від 11.01.07 № 21-08/001467@). У звітності щодо ЄСП та пенсійних внесків на суму переплачених відпускних зменшується податкова база того періоду, в якому їх утримують (лист Мінфіну України від 06.03.07 № 03-04-06/02/38).
На суму ПДФО, раніше утриманого з невідпрацьованих відпускних, зменшують ПДФО, обчислений із виплат при звільненні.
У бухобліку суми відпускних за невідпрацьовані дні сторнуються.