Аутсорсинг для завідувачів правильно розвантажуємо себе

Час гроші

Часто керівник дитсадка перевантажує себе всілякими другорядними завданнями, не встигаючи приділяти увагу стратегічним питанням. Рутина непомітно поглинає і ви не помічаєте, як знову відволікаєтеся на паперову тяганину, б'єтеся в пошуку кухаря чи думаєте, хто прибере сніг у дворі? Безумовно, у такій ситуації тотальної завантаженості слід знаходити можливості делегувати свої обов'язки. Ефективний сучасний спосіб "розвантажити" себе – зайнятися аутсорсингом.

Напевно, ви знайомі з цим поняттям. Деякі із завідувачів вже кілька років практикують у своїй діяльності передачу деяких функцій іншим професійним організаціям. У перекладі з англійської мовиназагал - використання чужих ресурсів. Фактично, аутсорсинг – це ваше стратегічне планування. Ви передаєте на основі договору частину своїх непрофільних завдань іншим фірмам, які мають потрібні знання та досвід для реалізації поставлених цілей. У цьому є основна суть аутсорсингу.

Що можна дати на аутсорсинг?

Охорона та прибирання території

Багато дитячих садків вже давно користуються послугами приватних охоронних організацій. З плечей керівника ДНЗ відразу знімається низка проблем. Наприклад, функції контролю та відшкодування фінансових витрат. У разі форс-мажору відповідальність на себе бере охоронне підприємство. Як правило, весь функціонал чітко прописується в контракті із організацією, що залучається. Час від часу ви можете самостійно перевіряти якість роботи, щоб переконатися у правильності рішення. Те саме стосується роботи дворника. Гарного постійного двірника справді складно знайти. А прибирати територію саду від листя,піску та снігу необхідно регулярно. Тому укладання договору зі спеціалізованою організацією вирішить вашу проблему швидко та якісно.

Швидше за все, більшість завідувачів вже двічі користуються послугами компаній, які забезпечують інтернет підтримку. Технічне обслуговування комп'ютерів, розробка та впровадження нових програм, контроль за правильною роботою всіх систем – цим зазвичай займаються IT-компанії. Немає сенсу витрачати свої нерви та час на питання, які вирішуються професіоналами за лічені хвилини.

Медичне обслуговування

Фінанси та юриспруденція

Зараз на завідувачів дитячих садків покладено не лише завдання щодо організації освітнього процесу та роботи з персоналом. Але й юридичні, економічні, адміністративні функції. Важко бути фахівцем у всіх сферах одночасно. Серед аутсорсерів можна знайти гідні компанії, які пропонують послуги з ведення податкового та бухгалтерського обліку. Ви залишаєте у себе лише функцію контролю. Іноді виникають ситуації, які потребують юридичної допомоги. Швидше за все, немає сенсу тримати у штаті постійного юриста. Але залучати спеціаліста у разі виникнення судового процесу можна і потрібно.

Статистика каже, що питання харчування займають у завідувачів близько 30% часу: у когось більше, у когось менше. Багато дитячих садків, особливо в Москві та Московській області, практикують передачу питань харчування на аутсорсинг. Залучаючи персонал сторонньої організації (кухарів, буфетниць, роздавниць та посудомийниць), керівники знімають свій "головний біль" щодо підбору професійних кадрів. Крім того, важливим плюсом такого підходу є організація харчування для самих співробітників дитсадка. За цілком прийнятну ціну педагоги зможуть харчуватись нарівніз малюками. Як правило, приготування їжі відбувається безпосередньо у дитячому садку з використанням свого посуду. Досвід дитячих садків, які використовують аутсорсинг харчування, досить успішний. За словами завідувачів, найголовніше – грамотно та досконало організувати контроль. Починаючи від отримання продуктів харчування і закінчуючи контролем порцій, що видаються дітям

Добре, якщо батьки зацікавлені у співпраці та спільному вирішенні деяких завдань. Наприклад, організувавши батьківський комітет, можна залучати його до спільного контролю за якістю. Переконавшись як послуги, батьки будуть спокійні, виступаючи з вами єдиним фронтом за щастя своїх дітей.

Запитають із завідувача

Аутсорсинг, безперечно, частково розвантажує керівника ДОП. Переклад неспецифічних обов'язків на сторонні компанії дозволяє завідувачам зосередитись на своїх прямих завданнях. Якщо керівник думатиме лише про те, де знайти сторожа або як збити вчасно бурульки, то на важливі стратегічні завдання просто не залишиться часу. Тим не менш, відповідальність за все, що відбувається у саду, несе керівник. У разі невиконання своїх зобов'язань аутсорсерами, спитають однаково із завідувача. Тому, перш ніж ухвалити рішення на користь делегування, необхідно зважити всі за і проти.

Звільняється час для основних функцій завідувача: керівництво, управління персоналом, стратегічне планування навчального процесу.
Можливість отримання послуги найвищої якості. Залучаючи професіоналів до вирішення необхідних завдань, ви напевно отримаєте найкращий результат.
Зменшення витрат. Часто передача деяких функцій аутсорсеру заощаджує значну частину вашого бюджету. Немає необхідності вдодаткові витрати на свого співробітника (оформлення, заробітна плата, податки тощо).

Аутсорсинг не звільняє від відповідальності. Потрібна посилена увага та контроль з боку завідувача.
Переклад на аутсорсинг більшості функцій загрожує великими витратами.
Пильну увагу до правової сторони питання. При укладанні договору із сторонньою організацією необхідно уважно поставитися до всіх нюансів, прописати всі деталі вашої співпраці.

Як грамотно оформити договір на аутсорсинг?

Цікаво, що в українському законодавстві не прописане таке поняття як аутсорсинг. Проте, згідно з Цивільним Кодексом РФ, завідувачі, як та інші громадяни, мають право укладати договори з фізичними та юридичними особами. Однією з найпоширеніших варіантів закріплення відносин із аутсорсером є договір возмездного надання послуг.

Щоб мінімізувати свої ризики, необхідно приділити особливу увагу деталям у договорі.

Предмет договору має бути чітко та ясно прописаний, включаючи всі деталі та обов'язкові умови виконання.
Якщо є необхідність у ліцензії, потрібно перевірити її наявність у аутсорсера.
Зробити необхідні копії документів (рахунок-фактури, ліцензії, акта про надання послуг тощо).
Грамотне використання термінології та правильне оформлення договору відповідного типу.