Аутсорсинг кадрового діловодства, вартість послуг з ведення кадрового обліку в повному обсязі
Ведення кадрових документів – стомлюючий процес, часто другорядний для HR-відділу. Здавалося б, з кадровим діловодством може впоратися будь-який відповідальний співробітник! І документообіг довіряють непрофільному фахівцю на «півставки». Добре працює кадровик зовні нічим не відрізняється від погано працюючого – обидва готують папери, підписують їх у співробітників, а потім архівують. Реальний стан справ та помилки у кадровій політиці часто стають неприємним сюрпризом у разі перевірки Роструда/Роскомнагляду або розгляду прокуратури/поліції/міграційної служби. Сотні тисяч рублів штрафів та вагомий удар по репутації компанії – ціна формального документообігу «для галочки».
Пройдіть онлайн тест та оцініть поточну ситуацію об'єктивно
Причини такого стану справ різні
Кадрове діловодство - завдання, для якісного виконання якого в організації не вистачає:
- часу та ресурсів
- вузькоспеціалізованих співробітників
- розуміння важливості
Ведення кадрових документів - додаткове навантаження для фахівців, прямі завдання яких зовсім інші:
- підбір та адаптація персоналу
- розробка системи мотивації працівників
- розрахунок зарплати
Істотні ризики
- Фінансові та податкові
- Судові
- Репутаційні
Якщо роботодавець відмовився зареєструвати іноземного працівника, який не став на облік за місцем фактичного проживання, компанія порушує 109-ФЗ «Про міграційний облік іноземних громадян та осіб без громадянства в Україні».Розмір штрафу: для посадової особи - до 50 000 руб.; для підприємства - до 500 000 руб.; для ІП – до 500 000 руб. (ч. 4ст. 18.9 КпАП України).
Якщо трудовий договір із співробітником оформлений неналежним чином (наприклад, у договорі з іноземним працівником немає реквізитів полісу ДМС або реквізитів документа, на підставі якого він має право вести трудову діяльність на території України – патент/дозвіл на роботу), компанія порушує ТК Україна (ст. 327.2 ч.2).Розмір штрафу: для посадової особи - до 20 000 руб.; для підприємства - до 100 000 руб.; для ІП - до 10 000 руб. (ст. 5.27 КпАП України).
Якщо при прийомі на роботу ви потребуєте у співробітника копії документів (про освіту, особисті тощо), а потім зберігаєте їх, але при цьому не підписуєте з ним згоду на обробку персональних даних, такі дії розцінюються як порушення 152-ФЗ « Про захист персональних даних».Розмір штрафу: для керівника компанії - до 20 000 руб.; для підприємства - до 75 000 руб.; для ІП - до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КпАП України).
Якщо вид нарахувань для працівників не визначений у Положенні про преміювання, але регулярно виплачується співробітникам, виплати не можуть бути прийняті до витрат компанії. Відповідно компанія систематично переплачує або недоплачує податок на прибуток.
Іноземця прийняли працювати за терміновим договором на період дії дозволу працювати. Такої підстави для укладання термінового, а не безстрокового договору не існує. Якщо іноземного громадянина буде звільнено після закінчення терміну дії договору, співробітник через суд відновиться на роботі, а компанії доведеться відшкодувати судові витрати, середній заробіток за кожен день вимушеного прогулу, робочі дні увійдуть до стажу для розрахунку щорічної оплачуваної відпустки, а, можливо, співробітник вимагатиме відшкодувати ще й моральну шкоду.
Звільненняспівробітників у зв'язку зі скороченням штату – процес, у якому велику роль грає правильність оформлення кадрових документів. Зокрема, якщо штатний розпис не ведеться належним чином, скорочений співробітник може опротестувати скорочення через суд і поновитися на посаді, довівши, що йому не було запропоновано всіх можливих вакансій. Компанія відшкодує середній заробіток за дні вимушеного прогулу, відпускні, судові витрати.
Роботодавець намагається передбачити всі можливі ризики та приймає як типовий трудовий договір, завантажений з Консультанта/Гаранта та доповнений індивідуальними пунктами. Багатосторінковий документ виглядає переконливо і серйозно! Але якщо виникне трудова суперечка, надмірно докладний трудовий договір може зашкодити компанії у разі судового розгляду. Тільки досвідчений практикуючий юрист здатний визначити, які пункти є зайвою «водою», які можуть зіграти на користь співробітника, а які необхідні і захистять бік роботодавця.
Якщо співробітники компанії практично розуміють, що кадрове діловодство ведеться у компанії «через раз», страждає репутація роботодавця і знижується лояльність працівника. Будучи впевненим у тому, що здебільшого кадрові папери підписуються із запізненням, а деякі не підписуються зовсім, співробітник може піти на конфлікт під час звільнення та спроби шантажу.
До 2002 року ТК «Україна» дозволяв у штатному розкладі вказувати «вилки» окладів для посад. Наприклад, оклади менеджерів відділу продажів могли змінюватись від X до XX. Тепер така практика є незаконною, у штатному розкладі необхідно вказувати лише точний розмір окладу, рівний для всіх співробітників, які працюють на однакових посадах. Якщо у компанії залишається локальнийнормативний акт старого зразка, де вказані «вилки» окладів, а працівникам відомий розмір зарплати колег, це спричинить непотрібні кулуарні розмови.
Відпустка співробітників, які працюють вахтовим методом, не повинна випадати на міжвахтовий відпочинок. Якщо в компанії немає календаря відпусток, що враховує цей аспект організації графіка, або календар не дотримується, це неминуче викликає невдоволення працівників, які добре знають свої права.