Автоматизація служби портьє
— Основне завдання служби розміщення — мінімізація часу на будь-які операції під час роботи з гостем. Завдяки використанню автоматизованих систем керування час розміщення клієнтів у готелі зводиться до мінімуму. При поселенні без заявки або переселенні можна швидко вибрати номер з урахуванням побажань гостя. Також швидко відбувається реєстрація під час розміщення в заброньованих номерах за попередньо оформленою заявкою. Це стосується як гостей у складі гуртів, так і приватних осіб.
Система автоматизації Intellect Style дозволяє внести всі дані про гостей та номери заздалегідь, при вводі заявки, і робота служби розміщення при заїзді гостей спрощується до використання опції «Поселення в номер». Якщо будь-яка інформація про гостя не була відома раніше з його заявки або виконується розміщення приватних осіб без попереднього бронювання у вільні номери, то для прискорення операції поселення можна внести до системи мінімум інформації про гостя, необхідних для розрахунку вартості проживання, а всі анкетні дані заповнити пізніше.
При реєстрації гостя система управління Intellect Style звертається до архіву, і якщо гість проживав у цьому готелі раніше, то анкетні дані, як номер паспорта, дата народження, країна, місце проживання приписуються гостю автоматично з архіву. Пошук гостя у «чорному списку» також відбувається автоматично. Для постійних клієнтів можна використовувати дисконт. Надання знижки гостю може здійснюватися залежно від витрачених ним раніше в готелі грошей або кількості відвідувань готелю, або за будь-якими іншими правилами. Крім перерахованого, сучасні системи управління готелями забезпечують гостю масу додаткових сервісів, наприклад, персонал попереджається про дні народження того чи іншого клієнта,що дає змогу своєчасно його привітати.
Однією з переваг системи управління готелем Intellect Style є те, що підсистема «Портьє» має два різні інтерфейси для виконання завдань служби прийому та розміщення. Готелі з невеликою кількістю номерів можуть працювати на «шахматці»: де на одному екрані представлена вся інформація про стан номерного фонду та всі функції роботи з гостями та номерним фондом виконуються тут же. Великі об'єкти можуть використовувати зручніший для них інтерфейс для виконання різних функцій готелю. Інформація, представлена на екрані, відфільтрована в залежності від поставленого завдання, що дозволяє звести до мінімуму час пошуку гостей або номерів, а також розділити функції служби портьє в залежності від тих чи інших завдань. Поселення гостей однієї групи може здійснюватись на кількох робочих станціях кількома адміністраторами, що значно прискорює процес.
П'ять завдань, які вирішує автоматизація служби портьє
— Розглянемо, які ключові завдання дозволяє вирішувати модуль автоматизації служби портьє.
1. КОНТРОЛЬ ЗАВАНТАЖЕННЯ ГОТЕЛІ
Продаж номерів у сучасному готелі може відбуватися протягом багатьох місяців вперед. У цьому необхідно врахувати все бронювання, постійні контракти, виділені блоки турагентств. Облік ведеться за номерами чи місцями. Для деяких готелів актуальний погодинний облік.
Для швидкого та зручного пошуку вільних номерів система надає зручні інструменти, за допомогою яких можна швидко отримати повну інформацію щодо завантаження готелю. Інформація надається на будь-який термін, що запитується, і може бути показана в графічному вигляді.
При поселенні програма автоматично пропонує вільні чисті номери, що спрощує та прискорює процедурупоселення. У наочному вигляді портьє надається інформація про стан номерного фонду, і гостях, що проживають.
2. ВЕДЕННЯ ВЗАЄМОРАЗРАХУНКІВ З ГОСТЯМИ
Система допомагає легко відстежити баланс гостей. Клієнту в готелі надається безліч послуг: проживання, харчування, прання одягу в пральні та багато інших. Частина послуг при зверненні до системи автоматично витягується з інших облікових систем, інші — нараховуються вручну. Система контролює кредитні ліміти гостя, кошти, заблоковані на його кредитній картці, а також внесені аванси.
У системі налаштовуються автоматичні правила нарахувань, які дають змогу відстежувати такі ситуації:
1) За кілька номерів чи гостей групи оплачує одна людина.
2) Частина послуг (проживання та харчування) оплачується контрагентом за безготівковим розрахунком, а додаткові послуги оплачуються гостями персонально.
3) Певну суму за добу оплачує один платник, а решта оплачується гостем.
Можливі інші ситуації поділу та об'єднання рахунків за видами послуги або сумою нарахувань.
3. КОНТРОЛЬ ВЗАЄМОРОЗРАХУНКІВ З КОНТРАГЕНТАМИ ТА АГЕНТАМИ
Система має гнучку тарифну політику. Кожному контрагенту призначається свій тариф чи знижка. Система надає менеджеру готелю можливість відстежувати своєчасну оплату рахунків, легко та зручно звіряти взаєморозрахунки з контрагентами. Є можливість прогнозувати баланс взаєморозрахунків з контрагентом з урахуванням наданих послуг гостям, які ще не виїхали, а також робити прогнози щодо діючої активної броні.
Система веде розрахунок комісійної винагороди за агентськими договорами, та надає спеціалізовані звіти, якіспрощують звіряння взаєморозрахунків з агентів, тобто комісія може бути розрахована та показана по кожному гостю та групі гостей.
4. КОНТРОЛЬ СТАНУ НОМІРНОГО ФОНДУ
Система допомагає службі номерного фонду планувати роботу, стежити за статусом номера та вчасно його прибирати.
Для зручності планування система нагадує, в яких номерах потрібно проводити виїзне прибирання, в яких поточне, які номери вільні, а які на ремонті.
Для персонального розподілу робіт по покоївках задається графік роботи, вводяться нормативи виконання та система розподіляє роботи між співробітниками в автоматичному режимі. Завдання залишається лише відкоригувати та роздрукувати для покоївки.
Зручна несуперечлива звітність полегшує роботу всіх служб готелю. Керівництво готелю та менеджери отримують можливість аналізувати продажі та приймати своєчасні рішення. Розраховуються всі ключові показники роботи готелю: виручка, продаж, RevPAR, середня тривалість проживання, середній дохід з гостя, відсоток завантаження та інше.
Усі показники можуть бути згруповані, для аналітики в розрізи за контрагентами, типами номерів, поверхами, послугами, кодами маркетингу, віком гостя або його містом, областю проживання (будь-якому реквізиту, зазначеному в броні).
Усі суми розраховуються та показуються за будь-який період. При цьому для майбутніх періодів можна враховувати броню, і отримувати таким чином прогноз роботи готелю. Оскільки всі суми між звітами сходяться, будь-яку суму звіту можна розшифрувати і перевірити з точністю до транзакції.
Процес автоматизації залежить від розміру готелю, задіяних служб та модулів системи. Зазвичай все починається з введення початкових даних – за участю менеджерів готелю заповнюються даніза номерним фондом, тарифами, послугами готелю.
Нашою компанією особлива увага при впровадженні та навчанні роботі з системою приділяється двом життєво важливим службам. Це служба портьє та служба бронювання. Наші фахівці, окрім теоретичного курсу та практичних занять, працюють кілька днів спільно з персоналом цих служб, контролюючи та допомагаючи вирішувати завдання, що виникають у процесі безпосередньої роботи готелю. І обов'язково проводять аудит роботи цих служб у системі через заздалегідь обумовлений термін (зазвичай місяць).
Необхідно відзначити, що за будь-якого впровадження нам необхідне повне порозуміння з керівництвом готелю та його адміністративна підтримка. Ця умова є запорукою якісного впровадження та успіху проекту.
| Шановні ресторатори! |
Пропонуємо вам взяти участь у бліц-опитуванні на наступну тему:Чи розглядаєте Ви можливість просування Вашого закладу на фестивалях їжі / ресторанів: Так, вважаю це цікавим () Брав участь у подібних заходах () Ні, це мені не цікаво () Розглянув би подібну пропозицію ()