Як правильно зберігати накази, Питання передплатників, Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Питання-відповідь на тему
Відповідно до термінів зберігання, накази про щорічні відпустки зберігаються 5 років, накази про відпустку без збереження заробітної плати та відпустку з догляду за дитиною – 75 років. Ми ведемо один журнал на всі відпустки, і в період поточного зберігання (наприклад протягом року) формуємо ці накази в одну папку. Але рік закінчився, і виникає питання – як бути далі? Через різні терміни зберігання накази доводиться розбивати по різних папках, але при цьому порушується нумерація. Та й журнал виходить один на всі накази про відпустки. Як правильніше робити: розбити ці накази на окремі справи і зробити окремі журнали реєстрації або залишити як є і просто після закінчення періоду розносити їх у різні папки, як ми й робили раніше?
Обидва варіанти, про які ви кажете, можливі. Але, звичайно, краще одразу формувати накази у різні справи, щоб потім, по завершенні року, не довелося переформовувати справу.
Цікава інформація пропоточне зберігання документів розміщена тут.
Звичайно, для передачі справ до архіву все одно доведеться проводити роботу з їх оформлення, але обсяг роботи значно зменшиться, якщо накази одразу надходитимуть на зберігання до різних справ.
Одна справа може бути за черговими та навчальними відпустками (термін зберігання 5 років), інша – для наказів щодо відпусток з терміном зберігання 75 років (відпустки без збереження заробітної плати та догляду за дитиною).
Докладніше пророзпорядчі документи ви можете дізнатися у статті.
Цей варіант формування наказів про відпустки у справи та організацію їх зберігання вимагає вести окрему реєстрацію для тих та інших наказів, але він зручніший тому, що в кожній справі накази будуть розташовуватися не тільки захронології (за датами), але ще й у послідовності їх реєстраційних номерів. Це дозволить забезпечити більш надійний облік та контроль документів.