Автоматизація управлінського обліку

Статті на тему

У будь-якому магазині має бути поставлений управлінський облік. Він відіграє головну роль під час прийняття рішень, яких залежить розвиток торгової точки. Автоматизація управлінського обліку – це автоматизація всіх процесів, які у управлінні магазином. Програма для управлінського обліку дозволяє здійснювати облік найефективніше прийняття і реалізації необхідних решений.

Зміст:

Навіщо потрібен управлінський облік

Часто підприємці плутають поняття, пов'язані з різними видами обліку у власному магазині. Ці види такі:

Бухгалтерський облік. Це всім відомий і зрозумілий запис фінансових та інших операцій на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до прийнятої у фірмі облікової політики;
Податковий. Це фіксування всіх операцій з точки зору правильного обчислення та сплати податків, а також з метою оптимізації податкового навантаження на конкретний магазин відповідно до чинних законів;
Управлінський. Це фіксування, обробка, аналіз, перетворення та інформації, з якою керівнику магазину доводиться працювати і на основі якої приймати рішення.

Організація ведення управлінського обліку включає також податковий і бухгалтерський види обліку.

Корисні документи для скачування

Організація управлінського обліку забезпечує керівництво магазину своєчасною, повною та достовірною інформацією, необхідною для прийняття найважливіших рішень, спрямованих на реалізацію стратегічних та тактичних планів.

Звітами та висновками, заснованими на її результатах, користується вище керівництво магазину – засновник,комерційний та фінансовий директори.

Автоматизувати роботу магазину можна просто за допомогою онлайн-сервісу Бизнес.Ру. Вам більше не доведеться заповнювати документацію вручну. Вирішуйте всі питання лише за кілька кліків.Спробуйте всі можливості онлайн сервісу для автоматизації магазину Бизнес.Ру прямо зараз>>>

Управлінський облік передбачає управління:

продажами;
Закупівлями та запасами, рухом на складі, переміщенням товарів та продуктів.
Управління виробництвом та собівартістю;
Управління фінансами підприємства - бухгалтерія, податки, рух грошей, бюджетування;
Управління взаємовідносинами з діловими партнерами, покупцями, замовниками та клієнтами;
Управління персоналом; аналіз ефективності роботи менеджерів;

Автоматизація управлінського обліку

У багатьох підприємців, бізнес яких належить до малого чи мікро, система управлінського обліку реалізується в Excel.

Цей відомий табличний процесор дійсно дозволяє досить комфортно обробляти невеликий масив інформації, будувати таблиці, графіки, взаємозв'язки між даними.

Однак, чим більший магазин, тим масив цієї інформації буде більшим, обробляти її буде важче:

По-перше, підприємцю необхідно мати поглиблені знання у роботі з Excel або найняти для цього спеціального співробітника;
По-друге, робота в Excel передбачає, що користувач сам собі під свої потреби будує автоматизовану схему, програмуючи її.

Тому, не володіючи спеціальною освітою та навичками програмування, цілком імовірно зробити помилку. Наприклад, порахувати неправильно показник наоснові якого буде вироблено та реалізовано неправильне рішення.

З погляду бізнесу це неприпустимо. Тому найоптимальнішим є використання спеціальних програмних продуктів.

Автоматизація процесів управлінського обліку вирішує такі важливі завдання.

1. Автоматизація управлінського обліку дозволяє побудувати систему бюджетів підприємства. Бюджет, якщо говорити просто – це план діяльності, що виражаються в грошах, фінансовий план. У магазинах зазвичай виділяють такі види бюджетів:

Бюджет продажів. Це загальний план продажів, який також може (і буде) деталізуватися за структурними підрозділами фірми, які займаються реалізацією, аж до кожного менеджера;
Бюджет закупок. Плановий документ тих менеджерів, які займаються закупівлею товарів, матеріалів, комплектуючих;
Бюджет витрат. Він може поділяти на два види: бюджет прямих і непрямих витрат. Також буває загальний та деталізований за підрозділами та відділами;
Бюджет руху коштів – по магазину та за підрозділами.

2. Вибудувати повністю керовану схему контролю за фінансовими потоками. Керівник магазину може у будь-який час побачити рух фінансів у будь-якому напрямку у будь-якому розрізі.

3. Автоматизація управлінського обліку вибудовує схему фінансових показників, які потрібні саме цьому магазину, які будуть розраховуватися автоматично.

При цьому дуже зручно і важливо те, що в автоматизованій системі керівник може побачити, як те чи інше рішення позначиться на фінансовому стані компанії ще до того, як воно прийняте.

Тобто, в програму вводяться деякі дані (закупівлі, продажі, кредити, інвестиції таінші), вона одразу розраховує, як ці закупівлі, продажі, інвестиції вплинуть на фінансовий стан компанії.

Бачачи ці розрахунки, керівник розуміє, чи варто приймати рішення чи не варто.

До цих фінансових показників належать різні види рентабельності – продажів, інвестицій. До них відносяться показники оборотності – запасів, кредиторської та дебіторської заборгованості та інші.

До цих показників належить формування прогнозного та звітного балансу активів та пасивів підприємства на будь-яку дату. Склад корисних показників підприємець формулює собі сам, з доцільності.

Програма Бізнес.ру дозволить вести повноцінний фінансовий облік. У будь-який зручний для вас час ви зможете отримати звіти про витрати, витрати на одиницю товару, кількість проданих одиниць, ціну реалізації та багато іншого. >

Фінансовий аналіз є найважливішим елементом менеджменту у будь-якій фірмі.

4. Організація управлінського обліку вибудовує систему оперативного аналізу «План-Факт». Вона дозволяє будь-якої миті часу відстежити, як виконуються поставлені завдання і, у разі потреби, внести коригування.

5. Дозволяє максимізувати ефективність управління всіма ресурсами та запасами, мінімізувати будь-які ризики.

6. Дозволяє мінімізувати витрати на введення та обробку інформації.

7. Дозволяє складати, аналізувати, коригувати три важливі документи – бюджет доходів та видатків (БДР), бюджет руху грошових коштів (БДДС), баланс активів та пасивів.

Ці три документи завжди повинні бути доступні керівнику компанії, оскільки саме в них представлено стан справ у будь-якіймомент часу.

Дозволяє правильно визначити центри фінансової відповідальності (ЦФО) та ефективно з ними працювати. Визначення ЦФО є елементом системи бюджетування (у свою чергу це важлива частина управлінського обліку).

Прибуткові або ЦФО на прибуток. Це може бути комерційний відділ, відділ продажу, тобто ті, хто займається продажами;
Витратні ЦФО. Відділ закупівель, відділи, відповідальні за виробництво тощо.

Автоматизація управлінського обліку на три дії. Відео

ERP-система – програма для автоматизації управлінського обліку

Програма для управлінського обліку буває як так званої ERP-системы. У перекладі англ. означає Управління Ресурсами Підприємства. Це управління усіма активами фірми – трудові ресурси, матеріальні, фінансові, інтелектуальні. Найбільш відомі ERP-системи – Baan, Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards.

Зазвичай ERP-система включає наступні модулі:

Управлінський облік в онлайн-сервісі «Бізнес.ру»

Ухмарному сервісі «Бізнес.Ру»реалізовано ведення управлінського обліку, його деяких елементів.

1. Автоматизація обліку товарів складі. Автоматизовано всі бізнес-процеси, пов'язані із закупівлею та реалізацією:

Автоматизація обліку за партіями та серійними номерами;
Ведення обліку роботи з прайс-листами та цінниками;
Ведеться відстеження та контроль всього циклу продажів, починаючи з підготовки та відправки комерційної пропозиції, закінчуючи виставленням рахунків-фактур та рахунків на оплату;
Розробка, впровадження та аналіз ефективності різних програм лояльності для покупців та клієнтів.

Розрахунок та аналіз рентабельності затоварних груп та окремо за продуктами;
Аналіз прибутковості окремих замовлень;
Аналіз ефективності доходів та витрат фірми;
Прибутковість (або збитковість) фірми може аналізуватися в різних розрізах: по організаціях, по складах, магазинах, групах товарів, різних сегментах клієнтів;
Робота менеджерів також аналізується.

3. Облік роботи з постачальниками, програма обліку договорів та інших документів;

4. Касові операції;

5. CRM-система. Ця програма управлінського обліку має вбудовану систему CRM.

Серед явних переваг онлайн-сервісу «Бізнес.ру» є те, що це хмарна програма: всі управлінські функції підприємець має можливість реалізовувати дистанційно, перебуваючи у будь-якій точці світу.

Сервіс «Бізнес.Ру» оптимально підходить для організації управлінського обліку підприємств у сфері малого та середнього бізнесу, відповідає 54-ФЗ та повністю підтримує ЄДАІС.

Читайте також, як автоматизувати бізнес: