Автоматизована система управління персоналом, як спростити життя HR-департаменту.
Статті по темі
З кожним роком у HR-департаменті накопичуються тонни документів. Щоб вичавити з цих даних корисну інформацію, використовуватиме для аналізу та планування HR-роботи, організації необхідна автоматизована система управління персоналом. Докладніше – у матеріалі.
У матеріалі будуть розглянуті такі теми:
- Автоматизована система управління персоналом
- Які HR-процеси можна автоматизувати
- Програми для підбору персоналу
Автоматизована система управління персоналом – це програмне забезпечення управління людськими ресурсами. Системи такого роду знаходяться на стику інформаційних технологій та HR-процесів.
Автоматизована система управління персоналом: коли виникає потреба
Програми управління персоналом потрібні компанії, коли HR-департаменту необхідно впорядкувати процеси, проаналізувати ефективність проведених заходів із навчання чи мотивації співробітників. Впровадження систем автоматизації дозволяє також зменшити кількість інформації на паперових носіях та спростити звітність та контроль за виконанням завдань.Перевага автоматизації HR-процесів в тому, що документи, які раніше зберігалися в архівах, можуть бути ефективно використані в повсякденній роботі HR-менеджера.
Автоматизація управління персоналом – не те саме, що й автоматизація кадрового документообігу. Автоматизована система управління персоналом дозволяє працювати не тільки з кількісними, а й якісними показниками, підходити системно та глобально до HR-функцій та процесів управління людськими ресурсами.
На основі даних, зібраних за допомогою систем автоматизації управління персоналу, менеджмент зможе приймати рішення про потребу компанії в нових співробітниках, навчання, розподіл навантаження або звільнення працівників, коригувати системи заохочення працівників.
Щоб полегшити роботу HR-департаменту, насамперед українські роботодавці прагнуть автоматизувати кадровий документообіг. Це звільняє час HR-фахівців для виконання профільних функцій.
Ольга Філатова, директор з управління персоналом компанії «Мегафон»
У нас 33 000 співробітників, і на оформлення відряджень витрачалося до тижня. Зараз – лічені хвилини
За такої кількості співробітників і без автоматизованої програми навіть таке просте питання, як оформлення відряджень, займало тиждень. Співробітнику потрібно було написати заявку, віднести її до бухгалтерії, потім погодити з відділом персоналу, отримати відрядження в касі та інші документи. Коли таких співробітників не 10, а понад 100 щодня, бухгалтерія та HR-виявляються просто заваленими паперами. Імовірність помилитися зростає у рази. Всі ці проблеми зникли, коли ми автоматизували цей процес за допомогою SAP HCM. Тепер процес узгодження та оформлення численних відряджень відбувається за лічені хвилини. Зручно і співробітникам, і HR-ам, і бухгалтерам.
Які HR-процеси можна автоматизувати за допомогою ІТ-систем
Частина систем призначена для автоматизації HR-процесів загалом, але, зазвичай, програми спеціалізуються на конкретних функціях, і навіть мають галузеву специфіку і залежить від методології управління персоналом. Класифікувати системи автоматизації управління персоналом можна так:
Управління знаннями (збірінформації від співробітників компанії, створення загальної бази знань, зберігання, накопичення та виробництво нових знань на її основі).
Управління талантами (ці системи зазвичай всеосяжні, охоплюють основні HR-функції: підбір та адаптацію персоналу, навчання, управління навичками та компетенціями, планування кар'єри, компенсації та пільги. Лідерами галузі автоматизації бізнес-процесів у цій сфері управління персоналом можна назвати компанії SAP, Lumesse, Oracle, Saba, Halogen).
Системна робота з персоналом дозволяє вирощувати співробітників усередині компанії. Як зробити, щоб відмінні фахівці не йшли, набравшись досвіду? Дізнайтеся зі статті «Шість кроків, щоб утримати найкращих співробітників».
Автоматизація базових функцій HR (системи та програми, що стосуються, перш за все, питань кадрового діловодства, обліку робочого часу, розрахунку заробітної плати. Традиційно у багатьох компаніях для цих цілей використовують 1C).
Аналітика та звіти (аналіз успішності прийнятих раніше HR-рішень, складання звітів в один клік. У компанії може знадобитися, наприклад, вивчити виконання KPI, оцінити продуктивність праці або плинність кадрів. Як правило, включені в багатофункціональні системи автоматизації .Це може бути додаток, що дозволяє вивантажувати всі дані у вигляді таблиць Excel або інших файлів, трансформувати інформацію в графіки та схеми).
Автоматизовані системи підбору персоналу
Чим довше існує компанія, тим більше документів у паперовій формі накопичується у HR-департаменті. Автоматизовані системи підбору персоналу дають змогу не тільки скласти власну базу резюме відділу, а й упорядкувати роботу з нею. З часом у організації в такий спосіб може навіть з'явитися кадровий резерв.Програми для підбору персоналу включають роботу з кандидатами, планування інтерв'ю і тестування при прийомі на роботу, організацію випробувального терміну і адаптацію нового співробітника. Розглянемо кілька найпопулярніших автоматизованих систем підбору персоналу:
1. Корпоративна система підбору персоналу «Резюмакс»
Програма розроблена Центром кадрових технологій, призначена як для великих компаній, так і для агентств з підбору персоналу. Дозволяє налагодити комунікації між фахівцями з підбору працівників та керівниками відділів, куди потрібен працівник. Програма може вести облік кандидатів і вакансій, контролювати хід конкурсного відбору, імпортувати з пошти резюме, що надходить. Система дозволяє створити на сайті компанії розділ для підбору персоналу.
2. Спеціалізована програма «Рекрутер»
Цю програму також розробив Центр кадрових технологій. Система допоможе автоматизувати процеси пошуку та відбору персоналу. Підійде більше для HR-департаментів компаній чи невеликих кадрових агенцій. Програма дозволяє проводити облік кандидатів, вакансій, розраховувати витрати на підбір персоналу, автоматизувати проведення конкурсного відбору. Може бути переналаштована залежно від різних методик підбору працівників. Спроектований для роботи на окремому комп'ютері або локальній мережі. Використовується як у персональному комп'ютері, і у локальної мережі.
3. E-Staff Рекрутер
Ця система автоматизації підійде рекрутинговим агентствам та службам підбору персоналу в організаціях. Програма допомагає спростити та поставити на потік більшість рутинних операцій із підбору співробітників. Функціонал системи великий, включає, серед інших, такі завдання: роботу зкандидатами, інтерв'ю, прийом на роботу чи відхилення, проходження випробувального терміну, планування подій та завдань.
У питаннях автоматизації управління персоналом у компанії вам можуть бути корисні такі статті:
Для розподілу зон відповідальності фахівців із добору, уточнення цілей і завдань варто розробити документ, який описує всі етапи підбору персоналу – регламент підбору персоналу. Читайте про автоматизацію процесу підбору та створення єдиної бази резюме.