Базові принципи складання хорошого звіту з комплексного просування

Звітність — одна з основних складових робіт із комплексного просування сайту. У відносинах «клієнт-виконавець» ця сама складова займає перше місце доти, доки не з'явиться ще більш важливий і незаперечний фактор - результат. Разом з тим, момент, коли конкретних відчутних клієнтом результатів досягнуто — це не момент, коли можна припинити надавати звітність, вона має надаватися протягом усього часу співпраці, і сьогодні ми поговоримо про те, як зробити її кращою.

1. Шаблонність

У разі побудови звітів, шаблонність не є негативним фактором. Наявність шаблону швидше говорить про підготовленість та злагодженість у наданні періодичних звітів.

Шаблон звіту з комплексного просування ні в якому разі не повинен бути непорушною один раз прийнятою догмою. Складаючи базовий шаблон для звіту, необхідно розуміти, що внести доповнення та покращення до нього може знадобитися через кілька днів, коли клієнт своїм питанням підштовхне вас до нової ідеї та нових корисних метриків, які варто додати до звітів.

Грамотність — важливий та очевидний момент, який треба за умовчанням включити не лише до звіту, а й до всіх засобів комунікації.

2. Гнучкість та індивідуальність

Яким би ідеальним на вашу думку не був шаблон звіту, не варто слідувати йому на всі 100%. Кожен клієнт індивідуальний, а отже, і звіт для нього також повинен складатися відповідно до особливостей проекту та ключових показників ефективності (KPI) вашої роботи.

KPI необхідно визначити з клієнтом ще до початку роботи. Звичайно, вони не повинні виходити за рамки послуг, що надаються. Найкращі звіти будуються навколо клієнтських KPI, їх покращення та єпозитивний проміжний показник ефективності робіт із комплексного просування.

3. Доступність

Ми всі фахівці і знаємо безліч розумних і вражаючих слів. Тим не менш, я в жодному разі не рекомендую використовувати у звітах слова та звороти, розуміння яких з боку клієнта викликає у вас хоч краплю сумніву. Якщо немає можливості обійти якийсь професійний термін, дайте йому тлумачення у тексті звіту. Убережіть час вашого клієнта, позбавте його розшифровки китайської грамоти, а себе від зайвих уточнюючих питань. Ідеальний звіт як комікс — зрозуміло, доступно і з картинками.

4. Частотність та регулярність

Як часто надавати звіт про виконані роботи з просування клієнта?

З одного боку, хочеться бути максимально оперативним, з іншого, не хочеться щодня витрачати свій час та час клієнта завалюючи його інформацією про дрібні та несуттєві зміни. Тому, при визначенні частоти звітності, можна керуватися кількома показниками:

1.Термінами договору про надання послуг з просування

2.Динамікою зміни значень KPI

3.Внутрішніми процесами всередині компанії та відносинами з клієнтом

4.Побажаннями клієнта

У блогах зарубіжних компаній часто можна прочитати про квартальні та піврічні звіти. Це чудово, але враховуючи наші реалії, я б рекомендував надавати звіти з комплексного просування приблизно раз на місяць, на сьогоднішній день така частота є оптимальною для більшості проектів.

Підвищуючи частоту вище за щомісячну можна зіткнутися з:

1.Збільшенням кількості часу на підготовку звітів, як наслідок – зростання вартості робіт.

2.Зниженнямінформативність звітів. Чим частіше подається інформація, тим менше вона відрізняється, не так очевидна динаміка покращення.

3.Є ризик набриднути клієнту. Висока ймовірність, що листи з вашими звітами ігноруватимуться, оскільки на ознайомлення з ними йде час, а незначна динаміка змін не може постійно цікавити.

У той же час негативні фактори є і в зниженні частоти:

1.Втрачається зв'язок із клієнтом.

2.Не бачачи результатів роботи, клієнт може поставити запитання «А за що я плачу?».

3.Звіти складаються не тільки для клієнта, а й для виконавця. Підведення регулярних проміжних підсумків дуже важливо в роботі seo-фахівця, а звіт якраз і виступає підсумком.

5. Диференціація та компромісний варіант.

Існує ще один, іноді дуже корисний варіант надання звітів. Це їхнє поділ за тимчасовими проміжками, наприклад, на тижневий, місячний, річний.

Наприклад, у тижневому звіті можна надавати лише базову інформацію про зміну значень KPI, якщо, звичайно, вони за тиждень можуть суттєво змінюватися. При цьому побудова тижневого звіту не повинна забирати багато часу ні у вас на його підготовку, ні у клієнта на ознайомлення з ним. Абсолютно нормально, якщо такий звіт робитиметься автоматично без вашої безпосередньої участі. Це може бути графік динаміки зміни важливих показників або таблиця найважливіших для клієнта ключових запитів та їхньої позиції.

У місячному звіті поряд зі змінами KPI має бути додаткова інформація про те, що було зроблено для досягнення результату, наведено супутні метрики, рекомендації, нові ідеї та прогнози на наступний місяць.

Річний або підсумковий звіт ефективний зпогляду підвищення лояльності клієнта до вашої компанії. Підсумковий звіт — це добрий спосіб нагадати, з чого ми починали і чого досягли тепер. У ньому можна побудувати довгостроковий прогноз та запропонувати якісь кардинальні покращення за проектом, або нову форму співробітництва.

Ідеальний підсумковий звіт – це такий звіт, після ознайомлення з яким клієнт вирішує не лише продовжити, а й зміцнити співпрацю з вами.

6. Автоматизація та звіти в реальному часі

Автоматизація збору статистичних даних, програмна побудова графіків та автоматичний зріз позицій – це все добре і правильно, тому що економить час і підвищує якість роботи, позбавляючи рутинних та одноманітних дій. Водночас робити повністю автоматично генерованими місячні звіти з комплексного просування я рекомендувати не можу. Варто постаратися максимально автоматизувати монотонну роботу, що не вимагає інтелектуальних ресурсів.

Іноді хорошим рішенням для взаємодії з клієнтом буде ознайомлення його з інструментами статистики, такими як Google Analytics або Яндекс.Метрика. При цьому, я рекомендував би створити в Google Analytics зведення для клієнта, в якому будуть відображені всі важливі для нього показники, які може надати статистика.

Одним із плюсів надання такого виду звітів є їхня об'єктивність. У той же час, клієнт має доступ до динамічного звіту в режимі 24/7.

8. Системність та схематичність.

Бажано, щоб кожен звіт складався з логічних блоків, які не змінюватимуться від місяця до місяця, але змінюватиметься їх вміст. Наприклад, такими блоками можуть стати:

Звіт про виконані роботи
Результати
План робіт унаступний звітний період
Рекомендації
Висновки

Дуже важливо пам'ятати про взаємозв'язок блоків звітів за різні періоди, наприклад, те, про що було сказано в планах робіт, у наступному звіті має бути відображено у проведених роботах.

9. Готовність давати більше

Я не прихильник того, щоб надавати інформацію, яка не є корисною для клієнта. Цим часто грішать багато фахівців, оскільки сучасні інструменти аналітики здатні проаналізувати сайт та поведінку його відвідувачів до найдрібніших деталей. У великій кількості красивих графіків і діаграм виникає велика спокуса додати до звіту багато зайвого, що не несе за собою реальної користі для бізнесу вашого клієнта.

З іншого боку, я рекомендую збирати якнайбільше інформації, навіть ту, яка сьогодні не видається необхідною. Збирати – не означає ділитися. Це можуть бути корисні, але не ключові звіти, наприклад, дані про зміну популярності сторінок сайту, динаміка зміни позицій щодо інформаційних пошукових запитів або залежність часу, проведеного користувачем на сайті, від температури повітря в конкретному регіоні. Практика показує, що такі допоміжні дані можуть послужити хорошу службу і для чинного проекту та аналізу інших.

10. Уточнення

Після того, як клієнт отримає та ознайомиться з вашим звітом, поговоріть з ним, поставте кілька ключових питань:

Чи виникли питання стосовно отриманих даних?
Чи згодний клієнт із рекомендаціями запропонованими у звіті, чи готовий запровадити зміни?
Що нового хотів би бачити у наступному звіті?

Під час таких розмов часто народжується багатонових ідей як для поточного, так і для інших проектів та звітів. Крім того, це може покращити розуміння бізнесу, з яким ви працюєте.

11. Головне

Звіт — важливий елемент комунікації з клієнтом, ще важливішим буде результат вашої роботи та його сприятливий вплив на бізнес.

В ідеалі, якісне виконання роботи при грамотно сформованих цілях не вимагає звітності, тому що призводить відразу до результату, але залишимо ці фантазії для утопії. Насправді хід роботи, динаміку змін та результати роботи seo-фахівців необхідно надавати у вигляді звітів клієнту.

Намагайтеся постійно покращувати свої звіти, якщо ви жодного разу не додавали в свої шаблони щось нове, це зовсім не говорить, що вони ідеальні, а скоріше про те, що час рушити з місця.

Автор статті:Антон Сорокопуд, керівник відділу просування в Artjoker