Бюджетні установи працюємо з меморіальними ордерами
Документ: Бюджетні установи: працюємо з меморіальними ордерами
Бюджетні установи: працюємо з меморіальними ордерами
Розглянемо тепер, які меморіальні ордери затверджено Інструкцією N 68.
Види меморіальних ордерів* та їх застосування
* У кожного меморіального ордера є свій "двійник" - однойменний меморіальний ордер, складання якого здійснюється, в принципі, аналогічно "звичайному" меморіальному ордеру, але назва форми якого містить додаток "-авт". Ці форми меморіальних ордерів застосовуються при автоматизованому веденні бухгалтерського обліку.
** В окремих бюджетних установах та централізованих бухгалтеріях за рішенням головного бухгалтера облік може вестись за рахунками третього. четвертого (і т.д.) порядку.
*** Касові витрати - вибірка з витрачання коштів із реєстраційних (лицьових) рахунків в органах Державного казначейства України (якщо бюджетна установа обслуговується в установах банків - то за поточними рахунками).
Підставою для відображення записів в облікових регістрах є оформлені належним чином первинні документи. Нагадаємо, нашим читачам, що первинні документи можуть бути разовими - призначеними для оформлення окремих господарських операцій, або груповими - призначеними для оформлення однорідних господарських операцій за певний період часу.
Так, наприклад, записи операцій до меморіального ордеру N 2 здійснюються на підставі витягів з реєстраційних (а також особових, поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства (установах банків). При цьому до них необхідно додавати документи, що підтверджують (платіжні доручення тощо). Записи в м/о N 3 здійснюються відповідно на підставі виписок із спеціальнихреєстраційних (поточних) рахунків. При складанні м/о N 5 до нього додаються всі документи, що є підставою для нарахування заробітної плати - вилучення з наказів про зарахування (або звільнення) працівників, використання табеля робочого часу тощо. Записи в меморіальні ордери NN 4, 6 та 7 здійснюються позиційним методом – за кожною операцією, яка підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо). У м/о N 9 робляться записи щодо кожного документа - ф.N ОЗ-1 "Акт приймання-передачі основних засобів", ф.N ОЗ-3 "Акт про списання основних засобів", ф.N ОЗ-4 "Акт про списання автотранспортних засобів", ф.N ОЗ-5 "Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури". При цьому зазначаються матеріально відповідальні особи. У м/о N 12 переносяться підсумки відомостей витрачання продуктів харчування. Крім того, в даному меморіальному ордері записуються дані з інших витратних документів на продукти харчування – актів про нестачу продуктів харчування, про повернення продуктів на базу тощо. У м/о N 13 вносяться дані з наступних первинних документів: накладних видачу матеріалів, забірних карток тощо.
Первинні документи мають складатися своєчасно, зазвичай, у момент здійснення операцій.
Надання первинних документів у бухгалтерію регламентується графіком документообігу, який складається головним бухгалтером та затверджується керівником установи. матеріально відповідальним та іншим посадовим особам вручаються витяги з графіка документообігу про терміни подання документів до бухгалтерії.
Щодо кореспонденції субрахунків у меморіальних ордерах, то вона записується залежно від характеру операцій:
- за дебетом одного субрахунку та за кредитом іншого субрахунку;
- за дебетом одногосубрахунки та за кредитом кількох субрахунків;
- за кредитом одного субрахунку та за дебетом кількох.
Для того, щоб у вас все було добре, давайте розглянемо вищезгадане на умовних прикладах.
Наведемо приклад, як здійснюється рух інформації щодо обліку касових витрат та заповнення регістрів аналітичного обліку та меморіального ордера.
Рис.1. Схема руху інформації з обліку касових витрат
Бюджетним установою протягом місяця було зроблено (умовно) такі господарські операції:
Відобразимо дані господарські операції у картці аналітичного обліку касових витрат.
Картка аналітичного обліку касових видатків
Тепер складемо меморіальний ордер N 2 на місяць.
Форма N 381 (бюджет)
МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 2 за серпень 2000р.
Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)
Залишок на початок місяця. 2100 Залишок на кінець місяця. 6552
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, яка перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Розглянемо також порядок складання м/о N 4 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами). За формою цей меморіальний ордер відповідає м/о N 6 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами). Але тепер облік розрахунків із різними дебіторами та кредиторами вестиметься у різних меморіальних ордерах (відповідно N 4 та N 6).
Отже, м/о N 4 складається за субрахунком 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" окремо за кожним дебітором та в розрізі кодів економічної класифікації витрат. Записи у ньому здійснюються позиційним методом - з кожної операції, яка підтверджена відповідним документом.Відомість складається окремо для операцій з розрахунків із дебіторами за рахунок коштів загального фонду та окремо за рахунок коштів спеціального фонду. У дебет субрахунку 364 у кореспонденції із кредитом кореспондентських субрахунків записуються:
- передоплата рахунків постачальників за послуги чи матеріальні цінності, які будуть надані (поставлені) бюджетній установі у майбутньому;
- відвантаження установою матеріальних цінностей та надання послуг, оплата яких очікується у майбутньому.
Ці дані відображаються за графами 2, 5, 8-14 у рядку відповідного дебітора.
У кредит субрахунку 364 за дебетом кореспондентських субрахунків записуються:
- одержання матеріальних цінностей та послуг, сплачених бюджетною установою раніше;
- надходження коштів за матеріальні цінності та послуги, відвантажені або надані бюджетною установою у минулому.
Дані записи провадяться за графами 2, 5, 16-22 у рядку відповідного дебітора.
Графа "Залишок на кінець місяця за субрахунком 364" розраховується окремо за кожним дебітором у розрізі кодів економічної класифікації витрат та загальному підсумку. Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" виходить відніманням суми операцій на реєстраційних (спеціальних, поточних) рахунках установи та за нарахованими доходами. У свою чергу дана позиція переноситься до Книги "Журнал-Головна" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків.
- магазин N 183 – 1100 грн.;
- магазин "Меблі" – 720 грн.
З наведених вище даних складемо меморіальний ордер N 4.
Типова форма № 408 (бюджет)
МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 4 за серпень 2000р.
Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами
Продовження меморіальногоордери N 4
Меморіальний ордер підписують виконавець, особа, яка перевірила м/о (із зазначенням посади, прізвища та ініціалів), а також головний бухгалтер бюджетної установи.
Типові форми друкуються мовою оригіналу.