Будуємо систему підбору персоналу в компанії

Статті на тему

Підбір персоналу - лише один із численних обов'язків спеціаліста з кадрів. І нерідко цю роботу, таку важливу для компанії, доводиться виконувати поспіхом і "за залишковим принципом" - відриваючи буквально по хвилинці від інших справ та обов'язків. А що, якщо збудувати систему підбору персоналу? І коли справа буде налагоджена, ви легко зможете знайти час у своєму робочому розкладі, щоб обрати відповідних кандидатів та закрити палаючі вакансії.

Етап 1 Плануємо підбір співробітників з урахуванням загальнокорпоративних планів та завдань

Крок 1. Визначаємо кадровий склад підприємства.

Зрозуміти, яким має бути кадровий склад організації, можна лише з стратегічних цілей її розвитку: лише бачення бізнесу загалом дозволяє точно прогнозувати потреби у людських ресурсах. В ідеалі планування, а потім і підбір персоналу повинні здійснюватися на певний період, так само як і загальнокорпоративне планування, і коригуватись, якщо цілі компанії змінюватимуться.

Нижче наведено приблизний список питань, на які слід відповісти менеджеру кадрів при плануванні пошуку та відбору персоналу:

• Якими знаннями, навичками, кваліфікацією, поведінковими характеристиками повинні мати наші майбутні співробітники?
• Де шукати спеціалістів відповідного рівня?
• Як їх зацікавити роботою у нашій компанії?
• Скільки кандидатів на вакантну посаду потрібно для відбору?
• Як вибрати кращого кандидата з-поміж відповідних?
• Як укласти трудовий договір і з першого дня створити умови для ефективної роботи нового співробітника? Коли процес підбору вважатимуться завершеним?
• Наскільки ефективною є процедура підбору персоналу, яка використовується в компанії?
• Як і яким чином лінійні керівники беруть участь у цьому процесі?

В ідеалі система підбору персоналу має функціонувати не за принципом заповнення вакансій, а на основі створення доданої вартості кожним прийнятим на роботу фахівцем

Крок 2. Готуємо план підбору персоналу.

План підбору персоналу(приклад 1)формується на певний період (зазвичай на квартал чи півріччя) виходячи зі стратегічних цілей та завдань компанії та затверджується її керівником. При цьому необхідно пам'ятати, що навіть чудово складений план, як правило, зазнає коригування з різних причин. Наприклад, через несподіване звільнення, збільшення плинності кадрів, різку зміну курсу компанії та ін.

План повинен відображати лише основні моменти, пов'язані зі зростанням чисельності компанії. Точніші характеристики та вимоги містяться у заявці на персонал, що заповнюється по кожній вакансії.

Етап 2 Розробляємо бланки заявок на підбір персоналу

Такі заявки складаються на допомогу керівникам структурних підрозділів. Для того, щоб система підбору персоналу працювала, необхідно, щоб заявки заповнювалися як при появі планового завдання з підбору, так і при позаплановому відкритті вакансії.

Не варто складати надто докладний план підбору персоналу, тому що у більшості українських компаній виконати всі пункти такого документа практично неможливо

Для чого потрібні бланки заявок? Менеджеру з персоналу необхідно формалізувати запити внутрішніх замовників на підбір нових співробітників та повністю виключити усні завдання. Зробити це дозволить розроблений та затверджений керівником організації бланк заявки. З його допомогою співробітники зможуть оформлювати побажання,пов'язані з кадрами, за єдиним зразком.

Заявка на підбір персоналу(приклад 2)зазвичай містить основні характеристики вакансії, домовленості служби персоналу та внутрішнього замовника, також у ній прописано процедуру узгодження кандидатури з вищим керівництвом.

В ТОЙ ЖЕ ЧАС.

. як відділу підбору персоналу порозумітися з керівниками структурних підрозділів?

Під час підбору співробітників фахівці з персоналу нерідко стикаються з наступною проблемою: лінійні менеджери що неспроможні чітко сформулювати свої вимоги майбутньому працівнику. У результаті рекрутери знаходять кандидата, проводять з ним інтерв'ю, а коли справа доходить до розмови з передбачуваним безпосереднім керівником, той заявляє, що претендент не відповідає вимогам.

Крок 1. Досягніть лінійного керівника зустрічі, на якій обов'язково з'ясуйте, як особисто він формулює вимоги до кандидатів на ті чи інші вакансії.

Отриману інформацію обов'язково зафіксуйте у заявці, навіть якщо під вимогами до кандидата керівник розуміє буквально все: освіту, вік, знання та вміння, навички, досвід, особисті якості тощо. Обов'язково уточніть усі неясні моменти.

Керівник наполягає на тому, щоб кандидат неодмінно мав вищу технічну освіту. Уточніть, про яку саме вищу технічну освіту, тобто спеціальність, йдеться? Які вузи, на його думку, кращі? Непогано було б заздалегідь дізнатися, в якому вищому навчальному закладі навчався сам керівник.

Ваше завдання – викликати лінійного менеджера на розмову, як би сказали наші предки, «з відкритим забралом», у ході якого він уже не зможе або не захоче обмежитися загальними фразами.

Мета такої розмови – з'ясувати незагальні вимоги до кандидата, а що саме керівник має на увазі під кожним із них. Крім того, будь-якому начальнику буде приємно переконатися, що ви не забули про вакансію і серйозно підходите до виконання цього завдання.

Крок 2. Дізнайтеся якнайбільше про конкретну вакансію, вникніть у суть обов'язків, які потрібно виконувати претенденту.

Для цього можна оглянути робоче місце майбутнього спеціаліста, поспостерігати та оцінити загальну атмосферу в підрозділі, познайомитись та поговорити з безпосереднім керівником потенційного працівника. У розмові важливо з'ясувати:

• що очікує менеджер від нового співробітника;
• у чому специфіка продукту, який доведеться продавати;
• хто є клієнтом майбутнього працівника;
• з якими конкурентними товарами та продуктами він зіткнеться, як поводяться конкуренти стосовно компанії;
• як обладнане робоче місце;
• кому буде підпорядкований новий фахівець і чи хтось у нього в підпорядкуванні;
• за що він нестиме персональну відповідальність;
• на що варто звернути увагу під час розміщення вакансії в Інтернеті, газетах та інших джерелах.

Безпосередній керівник майбутнього співробітника може підказати, що вакансію краще назвати не «менеджер з продажу», а «фахівець із продажу» або не «фахівець із продажу електроустаткування», а «фахівець із продажу електроустановочних виробів».

Бажано взяти участь у співбесіді керівника із кандидатом. Це дозволить дізнатися, на що звертає увагу начальник, які питання він ставить, як будує розмову з кандидатом, на підставі яких критеріїв робить висновки про співрозмовника, приймає рішення «брати чи не брати», «підходить чи не підходить».

Вивчення специфікипосади, на яку шукають нового співробітника, розуміння вимог, що пред'являються до кандидатів, дозволить скоротити час, необхідний для їхнього пошуку та відбору, а також закрити вакансію добрим фахівцем.

Етап 3 Організуємо пошук, підбір та оформлення нового співробітника

Крок 1. Залучаємо кандидатів на вакансію.

На цьому етапі важливо визначити джерела підбору персоналу та способи роботи з ними.

Для цього, по-перше, необхідно проаналізувати зовнішні джерела, до яких належать:

• органи служби зайнятості населення;
• агенції з підбору персоналу;
• навчальні заклади;
• інші компанії;
• професійні клуби.

Наша довідка

Переваги та недоліки зовнішніх джерел залучення персоналу

Переваги та недоліки внутрішніх джерел залучення персоналу

Щоб вибрати найбільш кваліфікованих та відповідних компанії претендентів, використовуйте різні види оцінки

Далі слід провести аналіз внутрішніх джерел, до яких належать:

• кадровий резерв;
• коло спілкування персоналу, особисті контакти;
• колишні працівники компанії.

Для закриття конкретної вакансії потрібно вибрати найбільш відповідне та ефективне джерело залучення кандидатів.

Крок 2. Процедура відбору.

Крок 3. Процедура найму.

Оформлення нового співробітника на роботу та початок адаптації. Процедура оформлення прийому працювати досить докладно прописана у Трудовому кодексі РФ.

Етап 4 Організуємо процес адаптації новачка

Процедура підбору вважається закінченою, якщо новий співробітник успішно пройшов випробування при прийомі на роботу та адаптувався на новому робочому місці.

Переліченіелементи складаються у систему підбору персоналу, що відповідає потребам бізнесу конкретної компанії. При цьому важливо, щоби всі учасники процесу ефективно взаємодіяли. Тільки в цьому випадку система повноцінно виконуватиме свою основну функцію - комплектування організації кваліфікованими та успішними працівниками.

---